Como redigir um e-mail comercial para alguém que você não conhece

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Como redigir um e-mail comercial para alguém que você não conhece
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Anonim

Quando você trabalha em uma empresa, geralmente precisa escrever um e-mail para alguém que não conhece. Embora um pouco estranho, faz parte da vida profissional. Existem certas regras de etiqueta que você deve seguir ao enviar um e-mail profissional para um estranho.

Passos

Parte 1 de 3: Iniciando o e-mail

Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 1
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 1

Etapa 1. Faça sua pesquisa

Há uma variedade de informações que você precisa saber antes de escrever um e-mail para um estranho. Antes de começar a digitar, dê uma olhada rápida no site da empresa onde o destinatário trabalha.

  • Se você não souber o endereço de e-mail do destinatário, ele pode ser encontrado digitalizando o site da empresa. Se nenhum e-mail estiver listado, tenha cuidado ao entrar em contato com a pessoa por e-mail. Você pode optar por uma carta física.
  • Se você estava planejando fazer alguma pergunta no e-mail, verifique se o site responde a essas perguntas. Você não quer dar a impressão de que é preguiçoso e não dedica tempo para ler um site na íntegra.
  • Certifique-se de entrar em contato com a pessoa certa. Muitas pessoas começam os e-mails com algo como: "Não tenho certeza se você é a pessoa certa para perguntar, mas …" Isso é considerado pouco profissional e desrespeita o tempo do destinatário. Se você não sabe com quem entrar em contato, espere o e-mail até descobrir essa informação.
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 2
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 2

Etapa 2. Escreva uma linha de assunto descritiva

A linha de assunto deve transmitir os motivos exatos para o envio do e-mail. Muitas vezes, e-mails de estranhos são ignorados ou esquecidos. Uma linha de assunto sólida reduz a chance de seu e-mail ser ignorado.

  • Use algumas palavras para dizer do que se trata o e-mail. Use o máximo de detalhes possível para incluir em 4 ou 5 palavras. Por exemplo, "Reunião às 10h sobre novos computadores" é melhor do que "Reunião esta manhã".
  • Linhas de assunto vagas, como "Olá" e "Olá", às vezes são lidas inadvertidamente como spam e redirecionadas para a pasta de spam do destinatário.
  • Use um e-mail profissional, pois seu e-mail aparecerá ao lado da linha de assunto. Use um e-mail que use seu nome completo em vez de um que use uma persona ou uma frase vaga.
  • Nunca use letras maiúsculas no assunto de um e-mail, mesmo se o e-mail for urgente. Isso soa como gritos, o que pode ser interpretado como hostilidade.
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 3
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 3

Etapa 3. Decida como se dirigir ao destinatário

Isso pode ser complicado se você estiver enviando um e-mail para um estranho, pois você pode não saber o nome de sua preferência. Existem algumas diretrizes de etiqueta, no entanto, que podem ajudá-lo a evitar erros.

  • Se você não souber o nome da pessoa, evite frases muito formais como "A quem possa interessar" ou "Prezado senhor / senhorita". Não vá muito casual também. "Olá" é pouco profissional para um e-mail comercial. Talvez seja melhor começar o e-mail com um simples "Olá".
  • Se você souber o nome da pessoa, certifique-se de soletrá-lo corretamente. Verifique a ortografia algumas vezes, pois é fácil errar se você nunca enviou um e-mail para a pessoa antes.
  • Use "Sr." e "Sra." seguido pelo sobrenome da pessoa apenas. Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para Jane Hart, comece seu e-mail com "Prezada Sra. Hart" em vez de "Prezada Sra. Jane Hart".
  • Nunca faça suposições sobre o estado civil de uma mulher. Se você conhece o estado civil dela, ainda é melhor evitar chamar atenção para isso em um e-mail, pois é irrelevante para o mundo dos negócios. Limite-se a "Senhora" e nunca use "Senhorita" ou "Sra." a menos que o próprio destinatário use essas saudações.
  • Se alguém tem um doutorado, é apropriado usar "Dr." ao se dirigir a ele.
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 4
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 4

Etapa 4. Identifique-se e a empresa que representa

Lembre-se de que, ao enviar um e-mail comercial, você está representando seu local de trabalho. Em sua primeira frase, identifique-se e a sua empresa. Por exemplo, um e-mail poderia começar, "Prezada Sra. Hart, Meu nome é John Dawson e trabalho com marketing na Wilson Technologies."

Parte 2 de 3: redigindo o e-mail

Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 5
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 5

Etapa 1. Seja curto e direto ao ponto

Ao ir direto ao ponto e identificar claramente o seu objetivo, você apresenta uma imagem profissional que será levada a sério pelo leitor. Isso também aumenta a probabilidade de seu e-mail ser lido e respondido prontamente, já que as pessoas adiam lidar com respostas muito prolixas.

  • Depois de identificar você e sua empresa, sua próxima frase deve explicar o propósito do e-mail. É melhor apresentar seu caso em duas sentenças.
  • Seja positivo. Mesmo se você estiver escrevendo para abordar uma reclamação ou preocupação, seja cortês e respeitoso ao longo do e-mail. Não fale mal de chefes, outras empresas ou funcionários, pois isso reflete mal em você.
  • Nas cartas introdutórias, é padrão incluir algumas informações básicas sobre você, caso esteja enviando um e-mail em nome de uma empresa, deixando essas informações de fora. Simplesmente diga seu nome e sua posição na empresa antes de passar para o propósito do e-mail.
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 6
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 6

Etapa 2. Use uma prosa simples e direta

Um e-mail comercial deve ser o mais fácil de ler possível. Isso significa usar uma linguagem clara e fácil de entender.

  • Escolha a voz ativa em vez da voz passiva. Por exemplo, não diga: "Um memorando foi enviado a você por meu chefe, James Peterson." Em vez disso, diga: "Meu chefe, James Peterson, enviou um memorando para você".
  • Evite jargões e termos técnicos, mesmo que tais termos sejam usados intensamente em sua empresa. Opte por frases simples e em inglês.
  • Use frases curtas. Elimine conjunções quando possível e interrompa frases longas. Por exemplo, "Não recebemos uma resposta sua em relação ao memorando e gostaríamos de fazer o acompanhamento para ter certeza de que entendeu as informações." Isso seria melhor declarado como: "Não recebemos uma resposta sua em relação ao memorando. Gostaríamos de acompanhá-lo para ter certeza de que entendeu as informações".
  • Use gramática, ortografia e pontuação adequadas. Verifique a ortografia e revise todos os e-mails antes de clicar no botão enviar.
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 7
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 7

Etapa 3. Saiba o que evitar o envio

Existem certas regras de etiqueta em relação ao que deve ser transmitido por e-mail. Saiba o que evitar de enviar antes de entrar em contato com alguém.

  • Os anexos são permitidos se você estiver enviando por e-mail informações que foram especificamente solicitadas, mas não envie anexos a estranhos sem avisar.
  • Evite anexos e arquivos muito grandes. Caso seja necessário o envio dessas informações, envie um e-mail com antecedência avisando o destinatário.
  • Não use uma assinatura excessivamente longa. O ideal é que sua assinatura inclua apenas seu nome, endereço para correspondência, endereço de e-mail e número de telefone. Se você quiser, também é apropriado incluir seu cargo.
  • Não inclua gráficos ou planos de fundo. Eles tendem a obstruir a memória do e-mail e parecer pouco profissionais em um ambiente de negócios.

Parte 3 de 3: Concluindo o e-mail

Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 8
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 8

Etapa 1. Dê ao destinatário instruções sobre como responder

No final do e-mail, forneça instruções sobre como o destinatário pode fazer o acompanhamento.

  • Especifique educadamente um período de tempo no qual gostaria de receber uma resposta. Por exemplo, "Se você pudesse entrar em contato comigo no final do dia amanhã, eu realmente apreciaria."
  • Inclua todas as informações de contato conforme necessário. Você pode simplesmente dizer "Este é o melhor e-mail para me contactar" ou solicitar uma ligação e incluir seu número.
  • Seja específico sobre o que você deseja do destinatário. Não diga simplesmente: "Espero ouvir de você em breve". Em vez disso, diga: "Espero ouvir de você em breve para que possamos discutir a logística da transição para um novo sistema de computador".
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 9
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 9

Etapa 2. Use um envio apropriado

Antes do seu nome, haverá alguma forma de despedida. Escolha uma empresa adequada para enviar para seu e-mail.

  • Não use simplesmente um hífen e depois inclua seu nome. Isso parece muito informal, assim como assinaturas como "Nos vemos por aí" e "Vá com calma". Emoticons, como rostos sorridentes, devem ser evitados.
  • Em um e-mail comercial, algo como "Melhor" ou "Tudo de bom" é apropriado, pois é amigável sem sacrificar o profissionalismo. "Atenciosamente" é outra boa opção, mas pode soar como algo abafado.
  • "Obrigado" e "Obrigado" também são apropriados, mas devem ser evitados se você não estiver pedindo ao destinatário para realizar uma tarefa ou dever específico.
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 10
Escreva um e-mail comercial para alguém que você não conhece Etapa 10

Etapa 3. Acompanhamento

O mundo dos negócios está agitado. Se você não tiver uma resposta do destinatário em um prazo apropriado, é apropriado enviar um e-mail de acompanhamento.

  • Se alguém não responder, provavelmente não foi deliberado. Os emails são copiados e, muitas vezes, mesmo se você seguir o protocolo adequado, as coisas acidentalmente acabam em um filtro de spam.
  • Um e-mail de acompanhamento deve ser uma resposta direta a um e-mail que você já enviou. Seja educado, começando com algo como: "Sei que você provavelmente está muito ocupado, mas só queria ter certeza de que recebeu meu e-mail". Em seguida, reafirme brevemente o assunto da mensagem original.

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