Quando você trabalha em uma empresa, geralmente precisa escrever um e-mail para alguém que não conhece. Embora um pouco estranho, faz parte da vida profissional. Existem certas regras de etiqueta que você deve seguir ao enviar um e-mail profissional para um estranho.
Passos
Parte 1 de 3: Iniciando o e-mail
Etapa 1. Faça sua pesquisa
Há uma variedade de informações que você precisa saber antes de escrever um e-mail para um estranho. Antes de começar a digitar, dê uma olhada rápida no site da empresa onde o destinatário trabalha.
- Se você não souber o endereço de e-mail do destinatário, ele pode ser encontrado digitalizando o site da empresa. Se nenhum e-mail estiver listado, tenha cuidado ao entrar em contato com a pessoa por e-mail. Você pode optar por uma carta física.
- Se você estava planejando fazer alguma pergunta no e-mail, verifique se o site responde a essas perguntas. Você não quer dar a impressão de que é preguiçoso e não dedica tempo para ler um site na íntegra.
- Certifique-se de entrar em contato com a pessoa certa. Muitas pessoas começam os e-mails com algo como: "Não tenho certeza se você é a pessoa certa para perguntar, mas …" Isso é considerado pouco profissional e desrespeita o tempo do destinatário. Se você não sabe com quem entrar em contato, espere o e-mail até descobrir essa informação.
Etapa 2. Escreva uma linha de assunto descritiva
A linha de assunto deve transmitir os motivos exatos para o envio do e-mail. Muitas vezes, e-mails de estranhos são ignorados ou esquecidos. Uma linha de assunto sólida reduz a chance de seu e-mail ser ignorado.
- Use algumas palavras para dizer do que se trata o e-mail. Use o máximo de detalhes possível para incluir em 4 ou 5 palavras. Por exemplo, "Reunião às 10h sobre novos computadores" é melhor do que "Reunião esta manhã".
- Linhas de assunto vagas, como "Olá" e "Olá", às vezes são lidas inadvertidamente como spam e redirecionadas para a pasta de spam do destinatário.
- Use um e-mail profissional, pois seu e-mail aparecerá ao lado da linha de assunto. Use um e-mail que use seu nome completo em vez de um que use uma persona ou uma frase vaga.
- Nunca use letras maiúsculas no assunto de um e-mail, mesmo se o e-mail for urgente. Isso soa como gritos, o que pode ser interpretado como hostilidade.
Etapa 3. Decida como se dirigir ao destinatário
Isso pode ser complicado se você estiver enviando um e-mail para um estranho, pois você pode não saber o nome de sua preferência. Existem algumas diretrizes de etiqueta, no entanto, que podem ajudá-lo a evitar erros.
- Se você não souber o nome da pessoa, evite frases muito formais como "A quem possa interessar" ou "Prezado senhor / senhorita". Não vá muito casual também. "Olá" é pouco profissional para um e-mail comercial. Talvez seja melhor começar o e-mail com um simples "Olá".
- Se você souber o nome da pessoa, certifique-se de soletrá-lo corretamente. Verifique a ortografia algumas vezes, pois é fácil errar se você nunca enviou um e-mail para a pessoa antes.
- Use "Sr." e "Sra." seguido pelo sobrenome da pessoa apenas. Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para Jane Hart, comece seu e-mail com "Prezada Sra. Hart" em vez de "Prezada Sra. Jane Hart".
- Nunca faça suposições sobre o estado civil de uma mulher. Se você conhece o estado civil dela, ainda é melhor evitar chamar atenção para isso em um e-mail, pois é irrelevante para o mundo dos negócios. Limite-se a "Senhora" e nunca use "Senhorita" ou "Sra." a menos que o próprio destinatário use essas saudações.
- Se alguém tem um doutorado, é apropriado usar "Dr." ao se dirigir a ele.
Etapa 4. Identifique-se e a empresa que representa
Lembre-se de que, ao enviar um e-mail comercial, você está representando seu local de trabalho. Em sua primeira frase, identifique-se e a sua empresa. Por exemplo, um e-mail poderia começar, "Prezada Sra. Hart, Meu nome é John Dawson e trabalho com marketing na Wilson Technologies."
Parte 2 de 3: redigindo o e-mail
Etapa 1. Seja curto e direto ao ponto
Ao ir direto ao ponto e identificar claramente o seu objetivo, você apresenta uma imagem profissional que será levada a sério pelo leitor. Isso também aumenta a probabilidade de seu e-mail ser lido e respondido prontamente, já que as pessoas adiam lidar com respostas muito prolixas.
- Depois de identificar você e sua empresa, sua próxima frase deve explicar o propósito do e-mail. É melhor apresentar seu caso em duas sentenças.
- Seja positivo. Mesmo se você estiver escrevendo para abordar uma reclamação ou preocupação, seja cortês e respeitoso ao longo do e-mail. Não fale mal de chefes, outras empresas ou funcionários, pois isso reflete mal em você.
- Nas cartas introdutórias, é padrão incluir algumas informações básicas sobre você, caso esteja enviando um e-mail em nome de uma empresa, deixando essas informações de fora. Simplesmente diga seu nome e sua posição na empresa antes de passar para o propósito do e-mail.
Etapa 2. Use uma prosa simples e direta
Um e-mail comercial deve ser o mais fácil de ler possível. Isso significa usar uma linguagem clara e fácil de entender.
- Escolha a voz ativa em vez da voz passiva. Por exemplo, não diga: "Um memorando foi enviado a você por meu chefe, James Peterson." Em vez disso, diga: "Meu chefe, James Peterson, enviou um memorando para você".
- Evite jargões e termos técnicos, mesmo que tais termos sejam usados intensamente em sua empresa. Opte por frases simples e em inglês.
- Use frases curtas. Elimine conjunções quando possível e interrompa frases longas. Por exemplo, "Não recebemos uma resposta sua em relação ao memorando e gostaríamos de fazer o acompanhamento para ter certeza de que entendeu as informações." Isso seria melhor declarado como: "Não recebemos uma resposta sua em relação ao memorando. Gostaríamos de acompanhá-lo para ter certeza de que entendeu as informações".
- Use gramática, ortografia e pontuação adequadas. Verifique a ortografia e revise todos os e-mails antes de clicar no botão enviar.
Etapa 3. Saiba o que evitar o envio
Existem certas regras de etiqueta em relação ao que deve ser transmitido por e-mail. Saiba o que evitar de enviar antes de entrar em contato com alguém.
- Os anexos são permitidos se você estiver enviando por e-mail informações que foram especificamente solicitadas, mas não envie anexos a estranhos sem avisar.
- Evite anexos e arquivos muito grandes. Caso seja necessário o envio dessas informações, envie um e-mail com antecedência avisando o destinatário.
- Não use uma assinatura excessivamente longa. O ideal é que sua assinatura inclua apenas seu nome, endereço para correspondência, endereço de e-mail e número de telefone. Se você quiser, também é apropriado incluir seu cargo.
- Não inclua gráficos ou planos de fundo. Eles tendem a obstruir a memória do e-mail e parecer pouco profissionais em um ambiente de negócios.
Parte 3 de 3: Concluindo o e-mail
Etapa 1. Dê ao destinatário instruções sobre como responder
No final do e-mail, forneça instruções sobre como o destinatário pode fazer o acompanhamento.
- Especifique educadamente um período de tempo no qual gostaria de receber uma resposta. Por exemplo, "Se você pudesse entrar em contato comigo no final do dia amanhã, eu realmente apreciaria."
- Inclua todas as informações de contato conforme necessário. Você pode simplesmente dizer "Este é o melhor e-mail para me contactar" ou solicitar uma ligação e incluir seu número.
- Seja específico sobre o que você deseja do destinatário. Não diga simplesmente: "Espero ouvir de você em breve". Em vez disso, diga: "Espero ouvir de você em breve para que possamos discutir a logística da transição para um novo sistema de computador".
Etapa 2. Use um envio apropriado
Antes do seu nome, haverá alguma forma de despedida. Escolha uma empresa adequada para enviar para seu e-mail.
- Não use simplesmente um hífen e depois inclua seu nome. Isso parece muito informal, assim como assinaturas como "Nos vemos por aí" e "Vá com calma". Emoticons, como rostos sorridentes, devem ser evitados.
- Em um e-mail comercial, algo como "Melhor" ou "Tudo de bom" é apropriado, pois é amigável sem sacrificar o profissionalismo. "Atenciosamente" é outra boa opção, mas pode soar como algo abafado.
- "Obrigado" e "Obrigado" também são apropriados, mas devem ser evitados se você não estiver pedindo ao destinatário para realizar uma tarefa ou dever específico.
Etapa 3. Acompanhamento
O mundo dos negócios está agitado. Se você não tiver uma resposta do destinatário em um prazo apropriado, é apropriado enviar um e-mail de acompanhamento.
- Se alguém não responder, provavelmente não foi deliberado. Os emails são copiados e, muitas vezes, mesmo se você seguir o protocolo adequado, as coisas acidentalmente acabam em um filtro de spam.
- Um e-mail de acompanhamento deve ser uma resposta direta a um e-mail que você já enviou. Seja educado, começando com algo como: "Sei que você provavelmente está muito ocupado, mas só queria ter certeza de que recebeu meu e-mail". Em seguida, reafirme brevemente o assunto da mensagem original.
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