Como escrever um plano de trabalho: 8 etapas (com fotos)

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Como escrever um plano de trabalho: 8 etapas (com fotos)
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Anonim

Um plano de trabalho é um esboço de um conjunto de objetivos e processos pelos quais uma equipe e / ou pessoa pode cumprir esses objetivos e oferecer ao leitor uma melhor compreensão do escopo do projeto. Planos de trabalho, sejam usados na vida profissional ou acadêmica, ajudam você a se manter organizado enquanto trabalha em projetos. Por meio de planos de trabalho, você divide um processo em tarefas pequenas e realizáveis e identifica as coisas que deseja realizar. Aprenda a escrever um plano de trabalho para que você possa estar preparado para os próximos projetos.

Passos

Método 1 de 1: Mapeando Seu Plano de Trabalho

Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 1
Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 1

Etapa 1. Identifique o propósito de seu plano de trabalho

Os planos de trabalho são escritos por vários motivos. Determine o propósito com antecedência para que você possa se preparar adequadamente. Lembre-se de que a maioria dos planos de trabalho é para um determinado período de tempo (ou seja, 6 meses ou 1 ano).

  • No local de trabalho, os planos de trabalho ajudam seu supervisor a saber em quais projetos você trabalhará nos próximos meses. Isso geralmente ocorre logo após uma revisão anual de desempenho ou quando as equipes realizam grandes projetos. Os planos de trabalho também podem ser o resultado de sessões de planejamento estratégico que sua organização realiza no início de um novo calendário ou ano fiscal.
  • No mundo acadêmico, os planos de trabalho podem ajudar os alunos a criar um cronograma para um grande projeto. Eles também podem ajudar os professores a planejar o material do curso para o semestre.
  • Para um projeto pessoal, os planos de trabalho irão ajudá-lo a delinear o que pretende fazer, como pretende fazê-lo e em que data pretende fazê-lo. Planos de trabalho pessoais, embora não sejam estritamente necessários, ajudarão o indivíduo a acompanhar seus objetivos e progresso.
Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 2
Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 2

Etapa 2. Escreva a introdução e o histórico

Para planos de trabalho profissional, pode ser necessário escrever uma introdução e um histórico. Eles fornecem ao seu supervisor ou gerente as informações de que precisam para contextualizar o seu plano de trabalho. Escrever uma introdução e um histórico geralmente é desnecessário para um plano de trabalho acadêmico.

  • A introdução deve ser curta e envolvente. Lembre seus superiores porque você está criando este plano de trabalho. Apresente o (s) projeto (s) específico (s) em que trabalhará durante este período.
  • O plano de fundo deve destacar os motivos pelos quais você está criando este plano de trabalho. Por exemplo, recite detalhes ou estatísticas de relatórios recentes, identifique problemas que precisam ser tratados ou construa a partir de recomendações ou feedback que você recebeu durante projetos de trabalho anteriores.
Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 3
Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 3

Etapa 3. Determine sua (s) meta (s) e objetivos

Metas e objetivos estão relacionados no sentido de que ambos apontam para coisas que você espera realizar por meio de seu plano de trabalho. No entanto, lembre-se das diferenças também; as metas são gerais e os objetivos são mais específicos.

  • As metas devem se concentrar no quadro geral do seu projeto. Liste o resultado final desejado de seu plano de trabalho. Mantenha-o amplo; por exemplo, faça com que sua meta seja concluir um artigo de pesquisa ou aprender mais sobre redação.
  • Os objetivos devem ser específicos e tangíveis. Em outras palavras, você deve ser capaz de retirá-los de sua lista ao realizá-los. Por exemplo, encontrar pessoas para entrevistar para seu artigo de pesquisa seria um bom objetivo.
  • Muitos planos de trabalho dividem os objetivos em baixo-, meio-, e longo prazo objetivos se eles variarem significativamente. Por exemplo, a meta de curto prazo de uma empresa de aumentar a audiência em 30% em três meses pode variar significativamente de sua meta de longo prazo de fortalecer a visibilidade da marca nas mídias sociais no próximo ano.
  • Os objetivos são geralmente escritos na voz ativa e usam verbos de ação com significados específicos (por exemplo, "planejar", "escrever", "aumentar" e "medir") em vez de verbos com significados mais vagos (por exemplo, "examinar", "compreender", "saber", etc.).
Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 4
Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 4

Etapa 4. Considere ordenar seu plano de trabalho por objetivos "SMART"

SMART é um acrônimo usado por indivíduos que buscam resultados mais tangíveis e acionáveis em planos de trabalho.

  • Específico. O que exatamente vamos fazer por quem? Descreva a população que você vai servir e quaisquer ações específicas que usará para ajudar essa população.
  • Mensurável. É quantificável e podemos medi-lo? Você pode contar os resultados? Você estruturou o plano de trabalho para que "a saúde na África do Sul aumentasse em 2020?" ou você o estruturou de forma que "os casos de HIV / AIDS em bebês sul-africanos diminuíssem 20% até 2020?"

    Lembre-se de que um número de linha de base precisa ser estabelecido para quantificar a mudança. Se você não sabe a taxa de incidência de HIV / AIDS entre os recém-nascidos sul-africanos, será impossível dizer com segurança que você reduziu as taxas de incidência em 20%

  • Alcançável. Podemos fazer isso no tempo alocado com os recursos de que dispomos? O objetivo precisa ser realista, dadas as restrições. Aumentar as vendas em 500% é razoável apenas se você for uma pequena empresa. Aumentar as vendas em 500% se você dominar o mercado é quase impossível.

    Em alguns casos, um especialista ou autoridade pode precisar ser consultado para descobrir se os objetivos do seu plano de trabalho são alcançáveis

  • Relevante. Esse objetivo terá efeito sobre a meta ou estratégia desejada? Embora provavelmente seja importante para a saúde geral, medir a altura e o peso de alunos do ensino médio leva diretamente a mudanças nos procedimentos de saúde mental? Certifique-se de que seus objetivos e métodos tenham uma relação clara e intuitiva.
  • Tempo limite. Quando esse objetivo será alcançado e / ou quando saberemos que o concluímos? Especifique uma data final definitiva para o projeto. Estipule quais resultados, se houver, fariam com que seu projeto fosse encerrado prematuramente, com todos os resultados alcançados.
Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 5
Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 5

Etapa 5. Liste seus recursos

Inclua tudo o que será necessário para que você alcance suas metas e objetivos. Os recursos variam, dependendo da finalidade do seu plano de trabalho.

  • No local de trabalho, os recursos podem incluir coisas como orçamento financeiro, pessoal, consultores, edifícios ou salas e livros. Um orçamento detalhado pode aparecer em um apêndice se seu plano de trabalho for mais formal.
  • Na arena acadêmica, os recursos podem incluir acesso a diferentes bibliotecas; materiais de pesquisa como livros, jornais e periódicos; computador e acesso à Internet; e professores ou outras pessoas que podem ajudá-lo se você tiver dúvidas.
Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 6
Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 6

Etapa 6. Identifique quaisquer restrições

Restrições são obstáculos que podem atrapalhar o cumprimento de suas metas e objetivos. Por exemplo, se você está trabalhando em um artigo de pesquisa para a escola, pode descobrir que sua agenda está muito lotada para permitir que você pesquise e escreva corretamente. Portanto, uma restrição seria sua agenda sobrecarregada e você precisaria cortar algo durante o semestre para concluir seu plano de trabalho com eficácia. (O planejamento é necessário se você estiver tendo mais de uma aula difícil por semestre.)

Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 7
Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 7

Etapa 7. Quem é responsável

A responsabilidade é essencial para um bom plano. Quem é responsável por concluir cada tarefa? Pode haver uma equipe de pessoas trabalhando em uma tarefa (consulte os recursos), mas uma pessoa deve responder por uma tarefa ser concluída a tempo.

Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 8
Escreva um Plano de Trabalho, Etapa 8

Etapa 8. Escreva sua estratégia

Reveja seu plano de trabalho e decida como usará seus recursos e como superará suas limitações para alcançar suas metas e objetivos.

  • Liste as etapas de ação específicas. Identifique o que precisa acontecer a cada dia ou semana para que você alcance seus objetivos. Além disso, liste as etapas que outras pessoas de sua equipe precisarão realizar. Considere o uso de um software de gerenciamento de projeto ou um calendário pessoal para manter essas informações organizadas.
  • Crie uma programação. Embora você possa criar um cronograma de trabalho provisório, perceba que coisas inesperadas acontecem e você precisa criar espaço em sua programação para evitar atrasos.

Plano de amostra e lista de itens a serem incluídos

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Plano de Trabalho Anotado

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Coisas para incluir em um plano de trabalho

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Pontas

  • Identifique marcos se seu projeto for especialmente grande. Marcos são pontos em todo o projeto que destacam o cumprimento de certos objetivos. Eles também podem servir como um ponto de reflexão, permitindo que você veja se está no processo e tenha certeza de que ainda está seguindo o plano de trabalho.
  • Faça seu plano de trabalho trabalhar para você. Os planos de trabalho podem ser tão detalhados ou abrangentes quanto você gostaria ou precise que sejam. Eles podem ser escritos em um pedaço de papel ou criados em um software profissional, usando gráficos e cores. Use o que for mais natural e eficaz para você.

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