Como escrever e-mails comerciais: 11 etapas (com imagens)

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Como escrever e-mails comerciais: 11 etapas (com imagens)
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Anonim

Sobrecarga de e-mail! Muitas pessoas no mundo dos negócios recebem mais e-mails do que conseguem lidar. Para garantir que seus e-mails comerciais sejam bem recebidos, você precisa torná-los claros, concisos e acionáveis. Além disso, usar o formato apropriado e saber o que incluir ou excluir de um e-mail comercial pode ajudar você e sua empresa a construir e manter uma presença profissional.

Passos

Parte 1 de 3: tornando uma mensagem clara, concisa e acionável

Escreva e-mails comerciais, etapa 1
Escreva e-mails comerciais, etapa 1

Etapa 1. Resuma o e-mail em um assunto de 6 a 8 palavras

É importante certificar-se de incluir um assunto, pois um e-mail que não contenha um assunto pode ser ignorado. Seu assunto deve ser curto e direto e deve destacar a mensagem principal do e-mail. O assunto ideal dá ao leitor tudo o que ele precisa saber ou o informa que ele precisa para tomar uma decisão. Pessoas que recebem centenas de e-mails por dia podem abrir apenas e-mails com assuntos particularmente interessantes. Certifique-se de colocar as palavras mais importantes no assunto primeiro, porque o assunto inteiro pode não estar visível em um dispositivo móvel. Os assuntos ideais são de 6 a 8 palavras e personalizados para o destinatário.

  • Exemplos de boas linhas de assunto de e-mail

    • Reunião de marketing 6/7 às 15h. Você pode assistir?
    • A impressora quebrou. Posso substituir por $ 200?
    • Sua remessa de PetsAlive.org chegará em 8/9
  • Exemplos de linhas de assunto de e-mail incorretas

    • Um encontro
    • Uma impressora
    • No caminho para você
Etapa 2 de escrever e-mails comerciais
Etapa 2 de escrever e-mails comerciais

Etapa 2. Torne os e-mails concisos

As pessoas estão ocupadas e não querem perder muito tempo lendo e-mails de trabalho. Torne seus e-mails o mais curtos possível e, ao mesmo tempo, forneça todos os detalhes necessários. Suas frases devem ser curtas e diretas.

  • Antes de enviar seu e-mail, leia e elimine qualquer informação irrelevante. Geralmente, se você forneceu informações em excesso ou fora do tópico, exclua-as.
  • Algumas pessoas tentam criar e enviar e-mails contendo cinco frases ou menos. Se você puder fazer isso, é uma boa orientação para manter um e-mail breve e direto ao ponto. Você pode fazer isso respondendo às perguntas: “Quem sou eu? O que eu quero? Por que estou perguntando a essa pessoa? Por que eles deveriam fazer o que estou pedindo? Qual é a próxima etapa que eu / eles / nós precisaremos dar?” No entanto, isso se aplica a um e-mail comum, não a um e-mail que exija muitos detalhes ou um rápido "obrigado" ao seu colega de trabalho que lhe enviou aquele link.
Etapa 3 de escrever e-mails comerciais
Etapa 3 de escrever e-mails comerciais

Etapa 3. Escreva o e-mail para que possa ser lido e executado

Use uma formatação que ajude o seu leitor a obter rapidamente as informações de que precisam. Coloque em negrito as frases ou conceitos mais importantes em um e-mail longo.

Use marcadores e texto em negrito para ajudar a tornar o e-mail mais fácil de ler e agir

Etapa 4 da redação de e-mails comerciais
Etapa 4 da redação de e-mails comerciais

Etapa 4. Inclua URLs ou anexos se isso ajudar o leitor a processar o e-mail com mais rapidez

Nunca force o leitor a procurar um URL ou anexo em outro e-mail.

  • Exemplo de boa implementação de URL

    "A pauta da reunião de marketing está neste URL de documento do Google: Google.com/sample"

  • Exemplo de implementação incorreta de URL

    "A pauta da reunião de marketing está no e-mail que enviei para vocês no dia 4."

Etapa 5 da redação de e-mails comerciais
Etapa 5 da redação de e-mails comerciais

Etapa 5. Peça claramente a ação que você deseja que o leitor execute

Não faça o leitor adivinhar que você está pedindo uma decisão, um conselho, uma referência ou uma compra. Peça direta e inequivocamente o que você quer, precisa ou espera!

  • Perguntar com clareza é especialmente importante se você estiver enviando para várias pessoas. E certifique-se de chamar o nome da pessoa específica de que você precisa para tomar a decisão. Por exemplo: "Elizabeth: Você prefere que eu vá pelo caminho A ou pelo caminho B aqui?"
  • Como alternativa, se o seu e-mail está apenas informando alguém sobre algo, em vez de pedir uma ação, marque claramente o e-mail como "Para sua informação" no assunto ou na primeira frase.

Parte 2 de 3: Mantendo a formalidade e a imagem profissional

Etapa 6 para escrever e-mails comerciais
Etapa 6 para escrever e-mails comerciais

Etapa 1. Use um tom formal

O tom do seu e-mail deve permanecer profissional e direto. Esforce-se para um tom confiante e cortês. Tente deixar a linguagem emocional ou informal inteiramente fora do e-mail. Evite contrações e abreviações sempre que possível. Lembre-se de que frases completas geralmente parecem mais formais.

  • Por exemplo, o seguinte e-mail é muito informal para os negócios: Obrigado pelas cobras que você enviou. Lamento dizer que dois estavam mortos. Envie mais em breve, plz. Falo com você mais tarde!
  • Uma versão mais formal do e-mail anterior: Obrigado por sua remessa das quatro pítons-bola para nossa loja, Pets Alive! em 2 de março de 2015. Infelizmente, duas das cobras parecem ter se ferido durante o parto e estavam mortas quando abri a caixa da cobra. Gostaria que você enviasse duas cobras de reposição o mais rápido possível. Envie-me um e-mail ou ligue para a loja com mais perguntas ou para fazer arranjos para uma nova remessa.
  • Às vezes, um e-mail mais informal é apropriado "em casa" com colegas de trabalho que você conhece bem e se estiver de acordo com a "cultura de trabalho". No entanto, não use abreviações de texto, use frases completas e não escreva nada que você não gostaria que seu chefe lesse.
Escreva e-mails comerciais - Etapa 7
Escreva e-mails comerciais - Etapa 7

Etapa 2. Revise seu e-mail

Faça o possível para garantir que seu e-mail não inclua erros gramaticais ou ortográficos e use pontuação padrão - sem CAIXA ALTA, por exemplo. Muitos programas de e-mail incluem uma opção de verificação ortográfica; se o seu email tiver um, use-o! A gramática ruim quase certamente prejudicará a mensagem que você está enviando, portanto, se possível, use um verificador gramatical.

Se você estiver enviando um e-mail para um grande número de pessoas ou se o e-mail for particularmente importante, você pode querer que alguém (ou várias pessoas) o leia antes de enviá-lo

Parte 3 de 3: Melhores práticas para saudações e encerramentos formais

Dependendo de seu relacionamento com o destinatário, você pode querer usar aberturas e fechamentos formais. A seguir estão algumas orientações e uma série de opções.

Etapa 8 para escrever e-mails comerciais
Etapa 8 para escrever e-mails comerciais

Etapa 1. Comece seu e-mail com uma saudação

A saudação deve ser concisa e formal. Você pode ou não optar por se dirigir a uma pessoa especificamente pelo nome, dependendo do contexto da mensagem. Uma mensagem para outra empresa ou para uma pessoa não especificada não requer um nome.

  • Alguns exemplos de saudações são:

    • Boa tarde,
    • Saudações,
    • Caro Dr. Smith,
    • Sra. Campbell,
Escreva e-mails comerciais - Etapa 9
Escreva e-mails comerciais - Etapa 9

Etapa 2. Encerre o e-mail com um fechamento

Um fechamento adequado é educado e sinaliza que o e-mail chegou ao fim. Embora o fechamento de um e-mail possa não conter uma carta de fechamento comum, como “Felicidades” ou “Atenciosamente”, é considerado uma “prática recomendada” fornecer um fechamento para o seu e-mail.

  • Alguns possíveis fechamentos:

    • Aguardo sua resposta,
    • Espero ouvir de você em breve,
    • Obrigado pelo seu tempo,
  • Você pode encerrar seus Pets Alive! e-mail para o distribuidor Snake dizendo: “Obrigado por sua atenção a este assunto.”
Etapa 10 da redação de e-mails comerciais
Etapa 10 da redação de e-mails comerciais

Etapa 3. Assine seu nome

É apropriado escrever seu nome no final de um e-mail. Muitos programas de e-mail permitem que você forneça uma assinatura automática personalizada de acordo com sua preferência. Certifique-se de que a formalidade de sua resposta corresponda aos detalhes do e-mail. Você pode fornecer seu nome completo e cargo em um e-mail comercial para outra empresa ou para alguém que você ainda não conhece, enquanto seu primeiro nome pode ser apropriado em um e-mail para um colega de trabalho que você vê todos os dias.

  • Algumas opções de assinatura são:

    • Dra. Jane Smith (mais formal)
    • Dr. Smith (um pouco menos formal)
    • Jane Smith (um tanto informal)
    • Jane (informal)
Escreva e-mails comerciais - Etapa 11
Escreva e-mails comerciais - Etapa 11

Etapa 4. Considere fornecer informações de contato abaixo de sua assinatura

Dependendo dos detalhes do e-mail, você pode fornecer informações de contato, como seu número de telefone, número de fax, endereço ou site. Se essa for uma informação que você deseja incluir na maioria ou em todos os seus e-mails, ela pode ser incorporada à sua assinatura de e-mail personalizada.

Amostra de e-mails anotados

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E-mail anotado para o cliente

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Email anotado para colegas de trabalho

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Email anotado para funcionários

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Pontas

  • Evite abreviações e acrônimos, a menos que tenha certeza de que o destinatário os compreenderá e que eles não comprometam sua imagem profissional.
  • Certifique-se de evitar o uso de jargão tanto quanto possível e de explicar qualquer jargão que o destinatário do e-mail possa não entender.

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