Quando você está presidindo uma reunião, convocar a reunião é uma expectativa. Algumas pessoas acham essa tarefa intimidante, especialmente quando são novas para ela. Falar na frente de um grupo pode ser difícil, mas fica mais fácil quando você começa. Embora você possa ficar nervoso no início, convocar uma reunião é uma tarefa simples, uma vez que você tenha dominado o profissionalismo em uma reunião, a confiança no uso da linguagem corporal e a manutenção de uma boa postura.
Passos
Parte 1 de 3: Mostrando profissionalismo em uma reunião
Etapa 1. Dê as boas-vindas às pessoas quando elas chegarem
Esta é uma grande oportunidade para definir o tom, encorajar as pessoas a falar e direcionar as pessoas para a área de estar.
- Mantenha sua linguagem corporal casual sorrindo e movendo-se na entrada.
- Use saudações casuais. Você pode tentar um simples, “Bom dia. Como você esteve?"
Etapa 2. Faça uma pequena conversa
Tenha conversas breves e casuais com os participantes. Lembre-se de manter seus tópicos profissionais.
- Use conversa fiada para estabelecer sua função como presidente de uma maneira relaxada. Esta é a sua oportunidade de falar aos participantes em sua função oficial de organizador da reunião. Diga: "Você viu aquele artigo de notícias sobre equipamentos de playground mais seguros para parques?"
- Escolha os tópicos relacionados à agenda da reunião para que você possa mover os participantes suavemente em direção ao objetivo da reunião. Por exemplo, se sua reunião for relacionada aos serviços do parque, escolha tópicos como melhorias recentes no parque ou histórias que acontecem no parque.
Etapa 3. Comece na hora certa
Defina um horário de início exato e um horário de término projetado. Siga sua programação porque atrasar o início de uma reunião custa à organização o tempo de cada pessoa que fica esperando.
- Se alguém importante para sua reunião não tiver chegado ou se você não tiver o quorum necessário, dirija-se aos participantes para avisá-los sobre o atraso na chegada dessa pessoa. Comece a reunião e use o tempo de espera como um fórum aberto. Direcione a discussão para que as pessoas não fiquem sentadas esperando.
- Lembre-se de que, se você começar tarde, é provável que as pessoas saiam no horário de término originalmente programado porque podem ter programado outras reuniões ou atividades para o final do dia.
Etapa 4. Levante-se
Quando chegar a hora de iniciar a reunião, levante-se da cadeira para chamar a atenção dos participantes e sinalizar que você está prestes a começar. Ao ficar de pé, você comunica que está no comando da sala.
Etapa 5. Cumprimente os participantes
Comece falando com um comentário inicial generalizado. Isso sinaliza a abertura da reunião e chama a atenção de quem ainda está ocupado com uma conversa paralela ou atividade fora da tarefa, como percorrer o e-mail comercial no celular.
- Por exemplo, diga: “Bom dia. Obrigado por se juntar a nós hoje."
- Evite saudações informais, como “Olá a todos”. Isso definirá o tom errado.
Etapa 6. Apresente-se
Forneça resumidamente seu nome e declare sua posição. Mesmo que os participantes o conheçam, é importante estabelecer que você é o presidente. Este também é o momento de apresentar os palestrantes.
Etapa 7. Anuncie sua chamada para fazer o pedido
Como presidente, você é responsável por estabelecer uma hora de início para o registro. Os minutos começam após a chamada oficial para fazer o pedido. Como parte de sua chamada para fazer o pedido, você também indicará a data e a hora para registro.
- Em uma reunião formal, diga: “Eu chamo esta reunião para ordem às 11h30 na quinta-feira, 4 de maio de 2017.”
- Se a sua reunião for informal, você pode variar o seu discurso, mas ainda é importante informar que a reunião começou. Em vez de dizer que a reunião está aberta, você pode dizer: “Estamos começando esta reunião às 11h30 na quinta-feira, 4 de maio de 2017”.
Etapa 8. Declare o objetivo da reunião
Lembre aos participantes o objetivo da reunião. Como presidente, é sua responsabilidade certificar-se de que todos entendam o que se espera da reunião e que todos estejam no trabalho durante toda a reunião.
- Diga: "Estamos aqui hoje para selecionar uma cor de tinta para os novos bancos do Quiet Pines Park."
- Seu propósito deve ser declarado em 1-2 frases.
Etapa 9. Conduza a reunião
Sente-se e siga a agenda para dar continuidade à reunião. Como coordenador da reunião, você deve garantir que a reunião continue concentrada e que a opinião de todos seja ouvida.
- Quanto controle você tem sobre a reunião como presidente do conselho dependerá de seu estilo pessoal e da cultura de sua organização.
- Assim que a reunião começar, sua chamada para pedido estará concluída.
DICA DE ESPECIALISTA
Gene Linetsky, MS
Startup Founder & Engineering Director Gene Linetsky is a startup founder and software engineer in the San Francisco Bay Area. He has worked in the tech industry for over 30 years and is currently the Director of Engineering at Poynt, a technology company building smart Point-of-Sale terminals for businesses.
Gene Linetsky, MS
Fundador de startups e diretor de engenharia
Atenha-se ao seu limite de tempo.
Gene Linetsky, um fundador de startups, diz:"
Parte 2 de 3: Mostrando confiança usando linguagem corporal
Etapa 1. Faça contato visual
O contato visual aumenta a atenção, torna você mais perceptível e convence as pessoas de que o que você está dizendo é importante.
- Em um ambiente de reunião, mude seu olhar ao redor da sala enquanto fala, fazendo contato visual com cada pessoa enquanto seu olhar passa pela sala.
- Se você se sentir desconfortável, olhe para o centro do nariz.
- Fique confortável com o contato visual de antemão, praticando com seus amigos, família e colegas de trabalho. Comece olhando para a testa, depois vá para o centro do nariz. Finalmente, faça contato visual por alguns segundos de cada vez, progredindo lentamente para um contato visual consistente enquanto fala.
Etapa 2. Não se inquiete
Ficar parado ou sentado indica que você está confiante, então encontre o seu equilíbrio.
- Movimentar-se muito e ficar inquieto sugere que você está nervoso ou ansioso, minando sua autoridade.
- Mantenha as mãos concentradas em uma tarefa, como apertar as mãos ou anotar sua agenda.
Etapa 3. Fale em um ritmo normal
Pessoas nervosas tendem a falar rápido, portanto, preste atenção ao falar. Transmita confiança falando calmamente e em voz alta.
Etapa 4. Fique aberto
Mantenha os braços ao seu lado. Pessoas ansiosas costumam cruzar os braços ou tentar cobrir o rosto.
Etapa 5. Incline-se
Ao falar com alguém, incline-se para ela para mostrar que você está interessado no que ela está dizendo e que você é ativo na conversa. Isso mostra que você reconhece o que os outros trazem para a mesa e não tem medo de ouvir pontos de vista alternativos.
Etapa 6. Defina o tom
Como presidente, sua atitude dita a atitude de toda a reunião. Para ter uma reunião bem-sucedida, encare sua função de presidente com profissionalismo e uma visão otimista. Por meio de sua linguagem corporal, transmita aos participantes que você espera profissionalismo.
- Sorria ao falar das metas, planos ou responsabilidades da organização.
- Faça gestos enquanto fala.
- Diga: "Temos uma grande oportunidade de refletir a missão de nossa organização por meio do novo programa que discutimos."
Parte 3 de 3: Manter uma boa postura
Etapa 1. Endireite as costas
Imaginar uma corda puxando você para cima é o primeiro passo para manter uma boa postura. Uma boa postura mostra confiança e dá a você uma presença de comando.
- Pratique a postura ereta para que se torne um hábito.
- Contraia a barriga e deixe os braços pendurados ao lado do corpo.
- Empurre seus ombros para trás. Você deve sentir as omoplatas se contraírem, como se estivessem sendo puxadas uma na direção da outra.
Etapa 2. Olhe para frente
Mantenha sua cabeça reta. Para ter uma boa postura, os lóbulos das orelhas devem estar alinhados com os ombros.
- Não empurre sua cabeça para a frente. Você quer mostrar que está confiante, não ansioso demais.
- Não olhe para baixo, o que pode fazer com que você se curve.
Etapa 3. Evite balançar
Mantenha os pés firmemente plantados. Embora você possa transferir o peso de um pé para o outro quando fica em pé por um longo tempo, esta deve ser uma mudança sutil, não um balanço.
Pontas
- Um bom presidente mantém a ordem concentrando-se nos objetivos do comitê em vez de aumentar sua posição pessoal.
- Comece e termine no horário.
- Mantenha uma atitude profissional antes, durante e depois da reunião.