As atas corporativas são frequentemente exigidas por lei. Muitos estados exigem que as empresas e outras entidades de negócios mantenham atas das reuniões de seus acionistas ou diretores. As atas corporativas também podem ser importantes em certas ações judiciais, especialmente quando os diretores são processados por suas decisões de negócios. Para redigir atas adequadamente, você precisa fazer anotações detalhadas durante a reunião. Em seguida, você deve se sentar o mais rápido possível para redigir a ata. Antes que as atas se tornem finais, o Conselho de Administração provavelmente precisará aprová-las.
Passos
Parte 1 de 3: Fazendo anotações durante a reunião
Etapa 1. Anote os detalhes da reunião
Antes de ir para a reunião, você pode anotar os detalhes necessários sobre a reunião, que você deve incluir nas atas digitadas. Observe o seguinte:
- nome completo da sua empresa
- data e hora da reunião
- local da reunião
Etapa 2. Escreva quem comparece
Você precisará de uma lista completa das pessoas que comparecerão à reunião. Anote também os membros ausentes. Inclua todos os convidados ou consultores que foram convidados.
- Observe qualquer chegada tardia ou a hora em que alguém sai mais cedo da reunião.
- Anote também quem está dirigindo a reunião e se havia quórum.
Etapa 3. Registre o propósito da reunião
Existem muitos motivos pelos quais você terá uma reunião. Alguns dos motivos mais comuns são os seguintes:
- reunião anual para diretores e acionistas
- reunião para determinar a contratação de funcionários
- reunião para discutir compensação
- anúncio de novos dirigentes
- emitir estoque
- discussão da atividade financeira, como um novo banco ou linha de crédito
Etapa 4. Observe se as atas anteriores foram aceitas
Geralmente, o primeiro item da ordem do dia será a aceitação da ata da reunião anterior. Você deveria tê-los distribuído a todos com antecedência. Escreva o voto.
Se alguém fizer objeção à ata, pode haver discussão. Se você precisar fazer revisões, observe o que deve ser alterado
Etapa 5. Faça anotações da discussão sobre os itens da agenda
As atas corporativas também devem conter um resumo da discussão em cada item da agenda. Você deve escolher suas palavras com cuidado ao escrever o que as pessoas dizem. Você quer ser preciso, então ouça com atenção.
- Evite anotar uma transcrição palavra por palavra. Por exemplo, alguém pode argumentar por cinco minutos que uma política proposta é errada para o negócio. É suficiente observar que eles discordaram da política e identificar brevemente o motivo.
- Observe quais documentos os participantes estão olhando. Anote o nome do documento e sua data. Você também deve ter uma cópia do documento para anexar à ata.
Etapa 6. Registre a votação nos itens
Se a reunião envolver votação de itens da agenda, a ata deve refletir a votação. Observe também as abstenções (pessoas que se recusam a votar).
- Geralmente, a maioria das resoluções será adotada por unanimidade. No entanto, você deve anotar os nomes de todos os dissidentes.
- Por exemplo, você pode escrever: “Resolução aprovada. Dissidência: Jones. Abstenção: Mathers, Johnson.”
Etapa 7. Registre o adiamento
Anote a hora em que a pessoa que dirige a reunião encerrou a reunião. Se os membros discutirem quando será realizada a próxima reunião, anote essa informação também.
Por exemplo, você pode escrever: “A próxima reunião foi agendada para 1º de julho de 2016, hora e local a serem determinados. A reunião foi encerrada às 18h16.”
Parte 2 de 3: Digitando seus minutos
Etapa 1. Digite os minutos o mais rápido possível
Você pode ter feito anotações manuscritas enquanto participava da reunião. Mesmo que você tenha digitado suas notas, pode ter captado apenas frases fragmentadas. Assim que possível, sente-se e digite mais minutos completos.
- Lembre-se de usar a gramática padrão e frases completas. Por exemplo, “Sr. Smith se opôs à nova linha de crédito”é aceitável. “Smith não a crédito” não é.
- Existem modelos de reuniões corporativas disponíveis online. Você pode querer dar uma olhada neles se precisar de ajuda para descobrir como organizar suas atas.
Etapa 2. Identifique quando a reunião foi realizada
No topo da página, inclua onde, quando e quem compareceu ou esteve ausente. Observe também os convidados e quem escreveu as atas da reunião.
Por exemplo, você pode escrever: “Ata de uma reunião ordinária do conselho de administração da ABC Company, realizada em 22 de janeiro de 2017 na 1245 Corporate Avenue. Estiveram presentes os seguintes diretores: Abrams, Jones, Smith, Calvert, Bono. Os seguintes diretores estavam ausentes: Clinton. Estiveram presentes os seguintes convidados: Michael Matthews, CPA. Minutos gravados por J. Allen.”
Etapa 3. Observe quando a reunião foi iniciada
Declare quem convocou a reunião e reconheceu a existência de quorum. Indique também a hora.
Por exemplo, “O presidente Abrams iniciou a reunião às 18h15 e observou a presença de quórum. Ele apresentou os convidados presentes.”
Etapa 4. Declare se as atas anteriores foram aprovadas
Por exemplo, você pode escrever: “Na moção apresentada, apoiada e sustentada, a Diretoria aprovou a ata distribuída anteriormente em [inserir data].”
Etapa 5. Observe todos os relatórios ou apresentações feitas
Alguns relatórios são apresentados em todas as reuniões. No entanto, você também pode ter feito uma apresentação especial relacionada a um item da agenda. Identifique o seguinte:
- Quem fez a apresentação ou relatório. Identifique também o cargo. Algumas apresentações são feitas por convidados, e as atas devem refletir plenamente sua identidade.
- Sobre o que era a apresentação ou relatório.
- Se o apresentador respondeu às perguntas feitas.
- Se um relatório foi oferecido para adoção pelo conselho, observe se houve discussão e se foi adotado. Por exemplo, “Após uma breve discussão das questões, foi feita uma moção para aceitar o relatório financeiro, que foi apoiado e aprovado.”
Etapa 6. Resuma a discussão dos itens da agenda
O conselho pode ter decidido adotar uma resolução ou agir sobre algum outro item da agenda. Você deve resumir a discussão dos membros. Observe também a votação em cada item.
- Use uma linguagem simples. Evite palavras e adjetivos desnecessários, que atrapalham as atas. Por exemplo, “Sr. Smith discordou da Sra. Jones”é preferível a“Sr. Smith discordou veementemente da Sra. Jones.”
- Identifique adequadamente os documentos que os participantes analisam. Por exemplo, “A Diretoria aprovou as adições propostas à política de conflito de interesses” não está claro. Em vez disso, identifique o documento: “O Conselho aprovou por unanimidade a proposta de‘Adição ao Relatório de Conflitos’datada de 1º de junho de 2016, uma cópia da qual foi distribuída antes da reunião.”
Etapa 7. Forneça notas mais completas sobre itens importantes da agenda
Alguns itens da agenda corporativa são mais importantes do que outros. Eles são importantes porque processos judiciais futuros podem surgir da decisão do conselho. Advogados e juízes tratarão suas atas como um retrato preciso de como o conselho atuou. Para proteger a placa, você deve fornecer mais detalhes.
- Fusões e aquisições, recompra de ações e outras decisões importantes exigirão mais detalhes. Os diretores podem ser processados por exercerem indevidamente seu julgamento comercial.
- Os membros do conselho frequentemente devem consultar especialistas ou revisar relatórios / estudos antes de tomar uma decisão nessas áreas. Suas atas devem refletir que uma apresentação de especialista foi feita ou que você distribuiu estudos ou relatórios aos membros do conselho antes da reunião.
- Você também deve observar que foi dado tempo suficiente para a discussão e que o conselho atuou de maneira profissional.
- Observe se o conselho discutiu alternativas para o curso de ação proposto. Resuma por que o conselho rejeitou ou adotou o curso de ação alternativo.
Etapa 8. Adicione as informações restantes
Observe o seguinte, quando aplicável, na ordem cronológica em que ocorreram na reunião:
- Anúncios. O presidente ou outros membros podem ter feito anúncios sobre as próximas reuniões ou outras questões.
- Sessão executiva. Declare se o conselho entrou em sessão executiva depois que os funcionários e convidados saíram.
- Adiamento. Por exemplo, você pode escrever: “Não havendo negócios adicionais, a reunião foi encerrada às 19h55”.
Etapa 9. Circule seu rascunho de atas
Seu rascunho precisa ser revisado. Siga a política de sua empresa. Por exemplo, você pode precisar mostrar seu rascunho ao Conselho Geral ou ao Diretor Financeiro. Eles podem fazer comentários, que você deve incorporar.
- Você pode então precisar distribuir o rascunho para um grupo mais amplo de gerenciamento, que também pode ter comentários.
- Por fim, você distribuirá a ata a toda a mesa, uma vez que estará votando a ata da próxima reunião.
Etapa 10. Evite fazer alterações nos minutos finais
Depois de aprovadas pelo conselho, as atas são finais. Você deve evitar fazer alterações neles. Alguns especialistas sugerem que você pode fazer pequenas edições, como corrigir erros de ortografia. No entanto, realmente não há necessidade de corrigir erros de digitação e outros pequenos erros, a menos que eles impeçam alguém de entender o que foi escrito.
Você nunca deve alterar nada substancial. Se um membro do conselho desejar fazer uma alteração nas atas aprovadas, informe o presidente do conselho
Etapa 11. Armazene suas atas aprovadas
Você não precisa arquivar suas atas corporativas com seu estado. No entanto, você provavelmente deve armazená-los com seus outros registros corporativos, como seu estatuto e contrato social. Guarde as atas por pelo menos sete anos ou talvez indefinidamente, dependendo de suas políticas internas.
- Se suas atas incorporaram um documento por referência, anexe o documento.
- Você também deve descartar quaisquer rascunhos de suas atas após a versão final ter sido adotada. Você também pode ter que excluir versões eletrônicas de backup das atas.
Parte 3 de 3: Preparação para a reunião
Etapa 1. Notifique as pessoas corretas sobre a reunião
Se você tiver uma assembleia de acionistas, deverá notificar todos os acionistas. Se você estiver realizando uma reunião de diretor, deve notificar todos os diretores.
Tanto os acionistas quanto os diretores podem dispensar a exigência de notificação. No entanto, eles deveriam ter assinado um formulário de isenção. Verifique se algum o fez e forneça o aviso adequado aos que não o fizeram
Etapa 2. Distribuir pacotes de reunião
Todos os participantes precisarão do mesmo conjunto de informações para que possam fazer um voto informado na reunião. Você deve criar um pacote de informações e distribuir. Inclui o seguinte:
- a ata da reunião anterior
- relatórios ou documentos para revisar antes da reunião
Etapa 3. Selecione seu implemento de escrita
Como pessoa que faz as anotações, você deve decidir como deseja escrevê-las na reunião. Geralmente, as pessoas ainda escrevem anotações à mão, embora você possa usar um laptop.
- Se você usar um laptop, todos os rascunhos serão armazenados eletronicamente. Isso significa que alguém pode recuperá-los em uma ação judicial. Conseqüentemente, você deve pensar com cuidado antes de usar um computador durante alguns minutos.
- O clique das teclas do computador também causa distração, o que você deve ter em mente.
- Pergunte ao seu presidente se eles preferem que você dedique alguns minutos à mão ou com um laptop.