Se você deseja que seu e-mail chegue ao destinatário de maneira rápida e precisa, você pode fazer muito para ajudar no final da criação do e-mail. Um envelope bem endereçado facilita a vida de todos e ajuda a garantir que o item chegue até quem deve chegar, em tempo recorde.
Passos
Etapa 1. Selecione os envelopes de cores comuns
Evite usar envelopes sofisticados quando se tratar de uma transação comercial ou qualquer outra transação oficial, como escrever para o governo ou um tribunal.
Etapa 2. Use apenas caneta preta ou azul
Fique com as canetas regulamentares se estiver escrevendo diretamente no envelope. Outras cores distraem e sugerem falta de profissionalismo que pode impedir as coisas na bandeja de entrada de alguém.
Etapa 3. Procure imprimir uma etiqueta em vez de endereçá-la manualmente
As etiquetas impressas são mais fáceis de ler e parecem instantaneamente profissionais. Não é essencial, mas se você tiver uma caligrafia confusa, é prudente! Ao imprimir, use fontes do tipo Times New Roman, Geneva, Verdana. Evite usar fontes extravagantes que dificultem a leitura (tanto para o olho humano quanto para máquinas de escaneamento postal).
Etapa 4. No endereço, lembre-se de incluir os detalhes corretos de "atenção a"
Usar "ATTN:" ou "Atenção" destaca a pessoa precisa que deve ler seu e-mail. Se você não tiver um nome exato, anote o nome do cargo. Essa notação deve ser adicionada antes do endereço do destinatário.
Etapa 5. Escreva o endereço completo
Para evitar erros, não suponha que aqueles que estão lendo o endereço saibam o que suas abreviações significam. Além disso, nem mesmo presuma que abreviações comuns são tão comuns quanto você pensa! Soletre os nomes dos estados, das cidades, das pessoas, para ter certeza.
Etapa 6. Verifique com o USPS (ou sua operadora de correio local) para validar o endereço
Para evitar erros, use ferramentas para verificar e normalizar o endereço para a entrega mais rápida possível. Soletre os nomes das cidades e destinatários, para ter certeza.
Etapa 7. Coloque o endereço no centro do envelope
Use uma configuração de bloco e mantenha o endereço centralizado tanto quanto possível, deixando espaço abaixo, acima e nas laterais do bloco de endereço.
Etapa 8. Adicione seus detalhes de devolução
Isso é crucial para devolução se algo der errado durante a entrega. Escreva os detalhes de devolução de forma clara ou use uma etiqueta adesiva pré-impressa com os detalhes do seu endereço. Use o endereço apropriado para devolução - considere se deve ser seu endereço residencial, um endereço comercial, um endereço comercial, etc. Na América do Norte, coloque este endereço de devolução no canto superior esquerdo do envelope (sua esquerda ao olhar para o envelope). Em outros países, é mais comum que as pessoas coloquem o endereço do remetente no outro lado do envelope, sobre o local onde o envelope está lacrado, embora as empresas tendam a preferir o estilo do canto frontal.
Pontas
-
Coloque acréscimos importantes sob o bloco de endereço de resposta na frente do envelope ou no canto superior oposto ao selo. Use letras maiúsculas para tais acréscimos. Os exemplos incluem:
- PARA:
- A PARTIR DE:
- CONFIDENCIAL
- SOMENTE PARA O DESTINATÁRIO
- EM CONFIANÇA
- RESPONDA O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL / IMEDIATAMENTE
- URGENTE