Como concluir um projeto no prazo (com fotos)

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Como concluir um projeto no prazo (com fotos)
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Vídeo: Como concluir um projeto no prazo (com fotos)

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Vídeo: 5 maneiras de terminar a sua apresentação sem o slide de “obrigado” 2024, Marcha
Anonim

Concluir um projeto no prazo nunca parece acontecer. Você está sempre trabalhando até o último minuto, as coisas quebram no pior momento e as pessoas de quem você depende se esquecem de fazer o trabalho. Mas concluir um projeto no prazo é mais fácil do que você pensa, contanto que você esteja disposto a dedicar um tempo com antecedência para se preparar como um profissional.

Passos

Parte 1 de 3: Organização para o sucesso

Concluir um projeto no prazo, Etapa 1
Concluir um projeto no prazo, Etapa 1

Etapa 1. Esclareça todas as regras, regulamentos e diretrizes específicos o mais rápido possível

Se você tiver alguma dúvida, não espere para perguntar. Esperar para obter respostas pode resultar em trabalho redundante ou inútil ou, pior ainda, fazer o trabalho errado em caso de acidente. Certifique-se de esclarecer tudo com antecedência.

  • Quando possível, obtenha essas informações por escrito para que você possa consultá-las caso se esqueça.
  • Obtenha as informações de contato de seu professor, gerente de produto ou cliente desde o início e pergunte se há uma boa maneira de entrar em contato se tiver dúvidas posteriores.
Concluir um projeto no prazo, etapa 2
Concluir um projeto no prazo, etapa 2

Etapa 2. Esboce sua meta geral ou produto acabado antes de começar a trabalhar

Para chegar efetivamente ao fim da estrada, você precisa saber para onde está indo. Faça um brainstorm e escreva como é sua visão do projeto concluído, seja uma ideia de tese, uma planilha organizada ou encontrando um novo warehouse para sua empresa. Isso o ajudará a esboçar as etapas necessárias para chegar lá.

  • Use esse tempo para ter certeza de que seu plano é realista para o seu cronograma - uma grande parte do acabamento no prazo é escolher um projeto que você possa realmente terminar.
  • Se você ainda não sabe para onde está indo, tudo bem. Por exemplo, se você ainda não decidiu o tópico de uma apresentação, ainda pode esboçar objetivos. Você pode não conhecer o assunto ainda, por exemplo, mas sabe que deve ir à biblioteca e começar a pesquisar uma.
  • Seu "projeto final" pode mudar entre agora e o fim - o objetivo não é obter uma ideia de projeto perfeita agora, é criar um plano que você possa trabalhar.
Concluir um projeto no prazo, Etapa 3
Concluir um projeto no prazo, Etapa 3

Etapa 3. Faça uma lista de todos os seus materiais necessários, quando eles forem necessários e como obtê-los

Você não pode concluir um projeto até que tenha o material necessário para realmente fazer o trabalho. Depois de saber o que realmente precisa ser feito, faça uma lista mestra das coisas necessárias para fazê-lo. Pode ser útil compartilhar essa lista com sua equipe, se você tiver uma, riscando os suprimentos à medida que os obtém. Anote:

  • O item
  • Quantidade Necessária
  • Data necessária
  • Propósito
  • Custo
  • Localização / loja para comprar
  • Quaisquer considerações especiais (cor, tamanho, etc.)
Concluir um projeto no prazo, Etapa 4
Concluir um projeto no prazo, Etapa 4

Etapa 4. Divida o projeto completo em metas menores e mais gerenciáveis

Encontrar um novo warehouse para sua empresa, por exemplo, não é algo que você simplesmente sai e faz. Você precisa discutir as necessidades específicas da sua empresa, entrar em contato com um corretor de imóveis, decidir sobre um depósito, inspecioná-lo e, em seguida, preencher a papelada importante de impostos, hipotecas e imóveis. Quer esteja trabalhando sozinho ou em equipe, você pode destinar melhor tempo e dinheiro para essas cinco tarefas menores do que para uma tarefa enorme.

  • Torne seus objetivos mensuráveis. Em vez de "descobrir o que meu chefe deseja para o warehouse", estabeleça metas específicas para saber o local, o orçamento, o tamanho e as comodidades essenciais corretos.
  • Você pode não ter ideia de quanto tempo leva para comprar um depósito, mas você sabe que conversar com seu chefe leva um dia, encontrar um corretor de imóveis 2 a 3 dias, inspeção 1 a 2 semanas, etc. objetivos do que grandes.
Concluir um projeto no prazo, Etapa 5
Concluir um projeto no prazo, Etapa 5

Etapa 5. Defina datas para concluir suas metas menores até

Se seu projeto vence em 31 de maio e você tem dez coisas diferentes para fazer, não quer terminar todas as dez até 31 de maio. Descubra o que você pode ter feito até o dia 10, quais você pode terminar no dia 20 e o que tem que esperar até o final do mês para ser concluído.

  • Em geral, as pessoas são mais eficazes trabalhando em uma tarefa por vez, não 10 de uma vez. Marque cada objetivo, um de cada vez, em vez de trabalhar em todos eles ao mesmo tempo para obter eficiência máxima.
  • A maioria dos projetos tem um trabalho que não pode ser concluído até que outro trabalho seja concluído. Você não pode, por exemplo, escrever um relatório de livro antes de ler o livro. Descubra que trabalho precisa ser feito antes dos outros e priorize isso.
Concluir um projeto no prazo, Etapa 6
Concluir um projeto no prazo, Etapa 6

Passo 6. Dê a si mesmo mais tempo do que você acha que vai precisar

As coisas vão invariavelmente dar errado - um item de que você precisa está fora de estoque, algo quebra, mudanças no plano de última hora, etc. Sempre que possível, acrescente 1-3 dias extras para que você possa se ajustar quando surgirem complicações.

Ninguém ficava chateado por terminar um projeto antes do prazo. Se você planeja dias extras e não precisa deles, simplesmente tire alguns dias de folga

Parte 2 de 3: Cumprindo o cronograma

Conclua um projeto no prazo, Etapa 7
Conclua um projeto no prazo, Etapa 7

Etapa 1. Comece a trabalhar o mais rápido possível, mesmo que os planos não estejam totalmente concluídos

A melhor maneira de concluir um projeto no prazo é apenas começar. Muitas pessoas temem que ainda não tenham uma ideia final, ou que precisem de tudo perfeitamente alinhado para começar, mas nada poderia estar mais longe da verdade. Se houver tarefas que podem ser iniciadas, inicie-as:

  • Se você está projetando um novo logotipo para o trabalho, não precisa da ideia total para esboçar e esboçar alguns protótipos. Mesmo se você não usá-los, comece a jogar fora as ideias e faça a bola rolar.
  • Se você tem um projeto de aula, termine todos os livros e trabalhos de casa para essa aula o mais rápido possível. Tire as pequenas coisas do caminho para que você possa se concentrar no projeto maior.
Concluir um projeto no prazo, Etapa 8
Concluir um projeto no prazo, Etapa 8

Etapa 2. Antecipe quaisquer problemas potenciais antes que eles ocorram

Sempre que você iniciar um novo segmento ou parte do projeto, pare um pouco para pensar em tudo que pode dar errado. Você pode ficar doente, um livro de que precisa pode ser verificado, o projeto é interrompido ou os suprimentos acabam. Quaisquer que sejam as dificuldades, escreva-as. Assim que sua lista estiver completa, a parte divertida começa: descobrir como lidar com esses problemas, se eles ocorrerem:

  • Se você ficar doente, há algum trabalho que você possa fazer da cama? Existe alguém em quem você confia que pode ajudar a tomar notas ou fazer recados?
  • Se o livro de que você precisa for retirado, sua biblioteca pode solicitar outro? Você pode reservar o livro com antecedência?
  • Se o seu projeto é frágil, o que você pode fazer para garantir que seja perfeitamente seguro. Se quebrasse, quanto tempo demoraria para construir outro? Você pode construir peças sobressalentes ou alternativas?
  • Se os suprimentos acabarem, há mais alguma coisa que você possa usar lá? Você pode comprar 1-2 peças extras de objetos essenciais ou difíceis de encontrar para eliminar o problema?
Concluir um projeto no prazo, Etapa 9
Concluir um projeto no prazo, Etapa 9

Etapa 3. Delegue com sabedoria com sua equipe / parceiros para evitar sobreposições e economizar tempo

Ao tentar concluir um projeto no prazo com um grupo, raramente é uma boa ideia que todos trabalhem nas mesmas coisas ao mesmo tempo. Em vez disso, divida as tarefas para que 1-2 pessoas façam cada uma. Tentar fazer tudo sozinho deixará todos mais lentos e impedirá um trabalho eficiente. Ao delegar:

  • Defina as expectativas com antecedência - deixe as pessoas saberem exatamente o que se espera delas.
  • Defina prazos para garantir que tudo seja realmente feito quando necessário.
  • Faça com que todos saibam o objetivo final do projeto, ajudando todos a trabalharem no mesmo sentido.
  • Publique as informações de contato de todos em caso de problemas ou perguntas.
Concluir um projeto no prazo, Etapa 10
Concluir um projeto no prazo, Etapa 10

Etapa 4. Revise o progresso geral em vários pontos de verificação, ajustando conforme necessário

Enquanto estiver trabalhando nas partes individuais do projeto, não perca de vista as metas maiores. Por exemplo, digamos que você precise criar uma apresentação sobre a vida durante a Guerra Civil Americana e decidiu dividir seu projeto em pesquisa, uma apresentação de slides e uma demonstração sobre o que os soldados costumavam comer. Todas essas são boas ideias, mas você precisa ter certeza de que todas se encaixam enquanto trabalha nelas:

  • Embora a pesquisa profunda seja boa, ela corresponde ao seu objetivo final? Existe informação suficiente sobre comida para fazer um projeto, ou você deveria se voltar para algo como remédios, armas, etc?
  • Ao fazer a apresentação de slides, ela se encaixa na pesquisa? É curto o suficiente para caber em sua apresentação ou você vai ter que perder tempo?
  • Você vai ter que fazer comida da Guerra Civil? Com base em sua pesquisa, isso ainda é possível ou seria mais inteligente fazer um tipo diferente de demonstração?
Concluir um projeto no prazo, Etapa 11
Concluir um projeto no prazo, Etapa 11

Etapa 5. Faça do projeto uma prioridade a cada dia

As pessoas estão ocupadas e você não é exceção. Se você não priorizar o trabalho no projeto, ele não será concluído. Arranje tempo para o projeto todos os dias, mesmo que seja só um pouco. Quanto maior o projeto, mais você deve mover ou sacrificar outros compromissos para fazer as coisas.

Um pouco de trabalho por dia geralmente é mais eficaz do que grandes pedaços ocasionalmente. Se você planeja trabalhar apenas aos sábados, mas há uma emergência familiar ou problema no sábado de manhã, você acabou de perder uma semana inteira de trabalho

Parte 3 de 3: Concluindo no prazo

Conclua um projeto no prazo, Etapa 12
Conclua um projeto no prazo, Etapa 12

Etapa 1. Construir um plano de backup conforme a data de vencimento se aproxima

Digamos, por exemplo, que você decidiu construir um modelo de catedral para sua aula de história medieval e está uma semana fora e ainda trabalhando no primeiro andar. Embora você deva sempre ter como objetivo terminar tudo, nem sempre isso é possível. Em vez de fazer um trabalho ruim com a ideia original, apresente um projeto alternativo ou ideia que você poderia terminar a tempo e ainda se sentir orgulhoso:

  • Seu modelo precisa de réplicas de vitrais ou você pode fazer algo mais simples?
  • Se você está escrevendo um artigo longo, há uma seção que pode ser cortada ou resumida sem comprometer seu ponto geral?
  • Ao trabalhar em um negócio, há como estender os prazos? Se não, você pode pedir a um colega de trabalho para ajudá-lo a concluir alguma seção a tempo?
Concluir um projeto no prazo, Etapa 13
Concluir um projeto no prazo, Etapa 13

Etapa 2. Faça uma corrida prática alguns dias antes do vencimento do projeto

Mesmo que as coisas ainda não tenham sido concluídas, faça o máximo de teste possível agora, mantendo-se atento a problemas, empecilhos e áreas de melhoria. Suas prioridades precisam mudar para terminar alguma seção com antecedência? Existem coisas que estão mais à frente do que você planejou? Existe algo que você pode adicionar ou subtrair para tornar mais provável o acabamento no prazo?

Concluir um projeto no prazo - Etapa 14
Concluir um projeto no prazo - Etapa 14

Etapa 3. Procure passar seu último dia revisando o projeto em busca de erros

Um grande benefício de programar tempo extra para trabalhar é que isso permite o controle de qualidade. Esteja você testando seu projeto de feira de ciências para ver se funciona ou entregando relatórios de despesas trimestrais, passe um dia procurando bugs e erros de digitação.

Se você está se esforçando para terminar a tempo, ainda deve reservar uma hora no final para revisão. Não deixe que semanas de trabalho duro pareçam desleixadas por causa de alguns erros de digitação

Concluir um projeto no prazo. Etapa 15
Concluir um projeto no prazo. Etapa 15

Etapa 4. Organize tudo o que é necessário para o projeto em um local, 1-2 horas antes do necessário

Não deixe seu lindo projeto desmoronar porque você deixou sua mochila em casa. Mesmo se você estiver correndo para terminar, pare por 5 minutos e respire fundo. Usando uma lista de verificação, certifique-se de ter tudo o que é necessário para uma apresentação bem-sucedida.

Volte ao rascunho, planos e lista de materiais originais. Está tudo coberto?

Concluir um projeto no prazo. Etapa 16
Concluir um projeto no prazo. Etapa 16

Etapa 5. Revise seu sucesso no final e encontre maneiras de melhorar para a próxima vez

É muito raro que um projeto corra perfeitamente, e está tudo bem. O mais importante é que você pegue esses erros e aprenda com eles. Onde você poderia ter agendado melhor? Que riscos ou problemas você não previu e pode planejar para a próxima vez? O projeto final correspondeu aos seus objetivos?

  • Não há necessidade de revisar logo após terminar. Reserve de 2 a 3 dias para relaxar e, em seguida, reveja o projeto com novos olhos.
  • Se você trabalhou com uma equipe, pergunte o que eles acham que vocês poderiam melhorar na próxima vez.
  • Se você tiver dúvidas sobre sua nota, avaliação, etc., pergunte educadamente "o que eu poderia fazer para melhorar da próxima vez?"

Pontas

Se você estiver fazendo um projeto de parceiro, divida as tarefas de forma que cada parceiro saiba o que deve fazer. Não faça tudo sozinho

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