3 maneiras de gerenciar vários projetos

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3 maneiras de gerenciar vários projetos
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Vídeo: 3 maneiras de gerenciar vários projetos

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Anonim

No acelerado mundo dos negócios de hoje, é provável que você tenha mais de uma coisa para trabalhar a qualquer momento. Para ter sucesso contínuo, você precisa saber como gerenciar vários projetos ao mesmo tempo. Isso começa com a atribuição de prioridades a tudo em que você trabalha, escrevendo planos detalhados e mantendo as informações do projeto juntas. Você pode praticar o trabalho em projetos temidos primeiro, fazendo a transição entre projetos quando você fica preso e reduzindo tarefas inúteis. Quando você está gerenciando outras pessoas, é bom saber como elas se comunicam e certifique-se de delegar e permitir que as pessoas trabalhem.

Passos

Método 1 de 3: Organização Eficiente

Gerenciar vários projetos, etapa 1
Gerenciar vários projetos, etapa 1

Etapa 1. Priorize seus projetos para manter as coisas em perspectiva

Nem tudo em que você trabalha tem a mesma recompensa por terminar ou consequências por não terminar. Conforme você trabalha em projetos e constantemente adiciona mais itens à sua lista, use algum tipo de sistema para se lembrar do que é mais importante e o que você pode adiar por muito tempo.

  • Uma maneira de priorizar é anotar quando as coisas estão vencidas e certifique-se de trabalhar principalmente nas coisas que vencem mais cedo. Você ainda precisará trabalhar em projetos de longo prazo ao longo do tempo, em vez de esperar até que o prazo esteja próximo.
  • Você também pode priorizar com base no tamanho do projeto ou na dificuldade de realizá-lo. Pode ser útil definir uma prioridade mais alta em projetos difíceis para evitar adiá-los e apressá-los no último minuto.
  • Desenvolva um sistema de codificação de cores que forneça uma visão geral dos níveis de prioridade relativa. Por exemplo, não importa como você decida atribuir prioridades, coloque o vermelho no nível mais alto, o roxo no meio e o azul no nível que você pode adiar.

DICA DE ESPECIALISTA

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“In general, I find it useful to think ahead in the day in terms of how I’m going to spend my time, based on these priorities. I try to map out how much each project needs from me on a daily basis and plan accordingly.”

Gerenciar vários projetos, etapa 2
Gerenciar vários projetos, etapa 2

Etapa 2. Escreva um processo detalhado para cada projeto

Cada projeto envolverá várias fases, etapas ou aspectos. Crie o hábito de dividir os projetos em pedaços específicos de trabalho. Escreva-os e faça um plano de como você trabalhará em cada etapa do processo. Atribua um limite de tempo para cada tarefa e mantenha-o, mas superestime quanto tempo levará para que você tenha um pouco de descanso.

  • Esse é o tipo de hábito que pode parecer apenas usar o tempo extra, mas se você tiver um guia detalhado do que precisa ser feito antes de começar, ele o ajudará a evitar o esquecimento ao longo do caminho.
  • Não tenha medo de exagerar nos detalhes, porque quanto mais você expandir as coisas, mais claro ficará o que você precisa fazer. Além disso, você sentirá que está realizando mais à medida que trabalha em cada pequena parte do projeto.

DICA DE ESPECIALISTA

Elizabeth Douglas
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CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
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CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“For this, try to understand what the needs of each project are on a daily basis, a weekly basis, even an hour-by-hour basis. Knowing the demands of each project will help you make a better plan for how to spend your time. You should also be sure to give yourself time for any random, surprise needs of a project.”

Gerenciar vários projetos, etapa 3
Gerenciar vários projetos, etapa 3

Etapa 3. Mantenha as informações importantes em um único local designado

Armazenar informações vitais sobre seus vários projetos em um local ajuda a garantir que você nunca os perca de vista. Isso pode significar um caderno ou planilha ou uma pasta específica para todos os documentos do projeto. Este único lugar pode ter seções para informações básicas sobre todos os projetos e informações específicas sobre cada projeto individual.

  • Se não fizer sentido armazenar informações de projetos separados em um local central, pelo menos certifique-se de armazenar todas as informações de cada projeto em um único lugar.
  • Quando você estiver trabalhando com uma equipe em que todos precisam de acesso ao conjunto de documentos, certifique-se de que eles tenham as senhas necessárias ou cópias de todos os documentos físicos.
  • Assim que um projeto for concluído, considere jogar no lixo seus documentos (se fizer sentido) ou realocar todas as informações do projeto. Talvez você nunca jogue fora ou exclua o trabalho que fez, mas pode pelo menos armazená-lo em um local separado designado especificamente para itens acabados.

Método 2 de 3: Mantendo a produtividade

Gerenciar vários projetos, etapa 4
Gerenciar vários projetos, etapa 4

Passo 1. Escolha algo que você teme e comece a trabalhar nisso logo de manhã

Evitar coisas que você teme nunca torna mais fácil fazê-las. Obrigue-se a lidar com as coisas difíceis no início do dia, enquanto você está um pouco descansado. Você raramente vai parar de temer algo se adiar por mais tempo. Assim que a temida tarefa for concluída, você sentirá um fardo aliviado e isso o estimulará pelo resto do dia.

  • Tarefas temidas nem sempre são as que têm prioridade mais alta, mas são uma exceção à regra de prioridade.
  • Se você tem medo de algo que também parece ser uma tarefa demorada, pondere isso em mente. Talvez você possa lidar com uma parte significativa do processo pela manhã em um dia e terminá-lo na manhã seguinte.

DICA DE ESPECIALISTA

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
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CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, adds:

“Consider a to-do list to motivate you here as well. A to-do list lets you have the joy of marking things off as you get them done, which can motivate you to get through those tough tasks.”

Gerenciar vários projetos, etapa 5
Gerenciar vários projetos, etapa 5

Etapa 2. Faça correções de curso ao bater em uma parede

Você terá momentos em que está trabalhando em algo importante, mas acaba de bater em uma parede e para de fazer progresso. Encarar a parede e bater em si mesmo não ajuda, então faça uma transição suave para outro trabalho. Você pode precisar voltar rapidamente, mas fazer uma pausa ajudará a mantê-lo produtivo.

  • Mudar para outra tarefa nem sempre é uma opção, especialmente se o tempo estiver apertado. Considere sua situação e aja de acordo. Talvez você não tenha tempo para mudar completamente para um projeto diferente, mas pode dar um suspiro de cinco minutos e se concentrar novamente.
  • Se você tiver tempo para mudar para um projeto diferente, dê a ele toda a sua atenção. Não adianta mudar de projeto se sua mente está presa no primeiro.
Gerenciar vários projetos, etapa 6
Gerenciar vários projetos, etapa 6

Etapa 3. Elimine aspectos desnecessários do trabalho

Você pode ter hábitos ao trabalhar em projetos, mas percebe que essas coisas não contribuem diretamente para o trabalho em questão. Não faça trabalho extra para você. Avalie seus processos e procure coisas que você pode parar de fazer. Isso liberará tempo para coisas importantes e agilizará seus esforços.

  • Por exemplo, talvez você sempre faça um mural temático para novos projetos, o que na verdade é apenas uma tática para adiar o início. Ou talvez você venha com codinomes engraçados para membros da equipe, mas nunca os usa de fato durante o projeto.
  • Você não quer começar a cortar coisas que são práticas que valem a pena, mas tente ser honesto sobre o que as coisas contribuem e quais não.

Método 3 de 3: Trabalhando com Outros

Gerenciar Múltiplos Projetos - Etapa 7
Gerenciar Múltiplos Projetos - Etapa 7

Etapa 1. Estabeleça limites e diga não

Você tem um limite para o quanto pode gerenciar de forma realista. É importante conhecer esse limite e permanecer no ponto ideal. Se você estiver na capacidade máxima e outra oportunidade se apresentar, aprenda a dizer não. Pode ser melhor perder algo e realmente fazer o que você já fez do que assumir outro projeto e falhar em todos eles.

  • Aprender onde exatamente está seu limite pode exigir algumas tentativas e erros. Se você não acertar da primeira vez, não desista de si mesmo. Você tem que encontrar seu limite de alguma forma, mesmo que isso signifique deixar a bola cair uma ou duas vezes.
  • Talvez o projeto recém-oferecido não seja algo que você possa deixar passar. Considere cuidadosamente quando for esse o caso. Você pode queimar uma ponte ao abrir mão de algo em que já se comprometeu a trabalhar.
Gerenciar vários projetos, etapa 8
Gerenciar vários projetos, etapa 8

Etapa 2. Atribua tarefas e não microgerencie

Quando você tem uma equipe com a qual trabalha ou supervisiona, é sempre melhor delegar o máximo possível do trabalho. Você pode tender a querer estar no controle, mas tem pessoas ajudando por um motivo. Dê atribuições às pessoas no início de um projeto e deixe-as fazer o que lhes foi atribuído. Não retome o controle no meio do caminho.

  • Quando você tem bons funcionários, um grupo de pessoas pode fazer mais do que você sozinho. Se você tende a fazer todo o trabalho, mas delegar é uma opção, considere repassar parte do trabalho. Se você tem trabalhadores à sua disposição, não desperdice a ajuda deles.
  • Se você estiver no comando, ainda é sua responsabilidade garantir que tudo esteja sendo feito. Defina alguns horários para verificar o andamento e, em seguida, deixe sua equipe em paz, exceto durante esses horários específicos.
Gerenciar Múltiplos Projetos - Etapa 9
Gerenciar Múltiplos Projetos - Etapa 9

Etapa 3. Aprenda os estilos de comunicação dos membros da sua equipe e trabalhe com eles

Você pode estar encarregado de pessoas que trabalham de maneira muito diferente da sua. Para ser eficaz, você precisa aceitar isso. Saber como cada membro de sua equipe se comunica melhor ajudará você a fazer mais. Sem exagerar, cuide um pouco de cada pessoa para que você possa obter o melhor trabalho possível delas.

  • Isso pode se aplicar especificamente a formas de comunicação como telefone e e-mail. Alguns membros da equipe podem preferir uma ligação quando você estiver dando feedback. Outros irão valorizar a eficiência do e-mail.
  • Também se aplica a quem gosta de brincar, a quem prefere ser sério e a como você precisa enquadrar o feedback. Você quer se dar bem com sua equipe tanto quanto possível, para que eles queiram trabalhar com você.
  • Faça anotações sobre seus funcionários para ter certeza de aplicar o que aprender sobre eles. Você pode perguntar a eles diretamente sobre algumas de suas preferências ou pode ser melhor descobrir com o tempo.
Gerenciar Múltiplos Projetos - Etapa 10
Gerenciar Múltiplos Projetos - Etapa 10

Etapa 4. Mantenha-se informado sobre o progresso

Se você está no comando ou se reporta a outra pessoa, as atualizações de progresso são importantes. Estabeleça horários com as pessoas sob sua responsabilidade para que elas o atualizem. Seja proativo ao relatar ao seu supervisor conforme você realiza as tarefas. As atualizações consistentes, senão constantes, manterão o projeto em andamento sem problemas.

  • Pode ser útil estabelecer prazos para relatórios de progresso em vários estágios de um projeto. Isso pode ser diário para projetos curtos ou uma vez por semana para projetos em andamento.
  • Isso é especialmente importante se uma parte de um projeto for construída na parte anterior. Se Tom está esperando que Leslie termine sua parte antes de poder trabalhar na dele, ele precisa saber o quanto ela está adiantada.
  • Definir expectativas no início sobre como as atualizações de progresso serão tratadas é importante. Você não quer chegar na metade de um projeto e surpreender as pessoas com uma verificação do progresso.

Pontas

  • Estabeleça uma meta para você mesmo terminar algo todos os dias.
  • Quando puder, deixe os membros da equipe escolherem em que trabalharão para que você tenha sua adesão total.
  • Deixe alguma flexibilidade em seus planos para contingências que possam surgir.

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