Às vezes, uma empresa precisa fazer um depósito em dinheiro adiantado ao fazer um pedido business-to-business. Isso pode ser para uma compra única incomum, como uma grande peça de maquinário, ou a empresa pode não ter o crédito exigido com seu fornecedor para poder pagar pelas mercadorias após a entrega. Também pode haver ocasiões em que você seja o vendedor e tenha concordado em permitir que o cliente faça um depósito em um pedido e pague o saldo após a entrega dos bens ou serviços. Por exemplo, este pagamento inicial pode cobrir o custo de suas matérias-primas. Independentemente das razões por trás dos pagamentos iniciais, é importante contabilizá-los corretamente. Abaixo, você aprenderá como contabilizar os depósitos do cliente, esteja você fazendo ou recebendo um depósito para um pedido.
Passos
Método 1 de 3: Recebendo um depósito de pré-pagamento
Etapa 1. Crie uma conta chamada "Depósitos de clientes" ou "Vendas pré-pagas" em seu diário de contabilidade
Embora um depósito de cliente pareça uma receita direta para você, na verdade é um passivo para a empresa porque você "deve" algo ao cliente. É por isso que você precisa criar uma conta especial.
- Pense em uma conta como um item de linha em seu orçamento pessoal.
- Certifique-se de que essa conta "Depósitos de clientes" ainda não tenha sido criada com outro nome.
Etapa 2. Determine quais contas debitar ou creditar
Todas as transações financeiras devem ser inseridas no livro-razão financeiro geral da empresa. Cada transação é listada como um débito ou crédito e para cada débito deve haver um crédito.
- Os débitos aumentam as despesas, ativos (como dinheiro ou móveis) e contas de dividendos. Os créditos diminuem essas contas. Uma maneira fácil de lembrar isso é D-E-A-D (Débitos-Despesas-Ativos-Dividendos).
- Por exemplo, se você estiver pagando uma conta de serviço público, debitará contas a pagar e creditará em dinheiro.
Etapa 3. Registre o valor do depósito que o cliente faz
Em seu diário de contabilidade, debite a conta à vista e credite a conta Depósitos do cliente no mesmo valor.
Etapa 4. Envie uma fatura ao cliente pelo trabalho após sua conclusão
Anote na fatura o valor do depósito pago anteriormente e subtraia do valor total devido.
Etapa 5. Registre que a fatura foi criada e aplique o valor do depósito
Credite a conta de receita enquanto debita contas a receber e depósitos de clientes.
A receita é reconhecida quando o trabalho é feito e o cliente é cobrado, não quando o dinheiro é recebido
Método 2 de 3: fazer um depósito de pré-pagamento
Etapa 1. Crie uma conta chamada "Pagamentos de entrada" ou "Despesas pré-pagas" em seu diário de contabilidade
Certifique-se de que esta conta de "adiantamentos" ainda não tenha sido criada com outro nome.
Etapa 2. Registre em seu diário contábil o valor do depósito que você pagou
Credite em sua conta de caixa e debite na conta de "Adiantamentos" o valor pago. Os adiantamentos são considerados ativos para o seu negócio.
Etapa 3. Faça um registro em seu diário contábil ao receber as mercadorias ou serviços solicitados junto com a fatura
Desta forma, você está transformando um ativo (entrada) em uma despesa quando a conta do fornecedor chega. Pagamentos de adiantamento de crédito e contas a pagar de débito, que é um pagamento de dívida de curto prazo que precisa ser pago para evitar inadimplência.
Etapa 4. Registre em seu diário contábil ao pagar o saldo da fatura
Isso pode incluir o saldo do que você deve mais quaisquer despesas de envio, por exemplo. O valor restante do que você deve pelos bens ou serviços exigirá um crédito em dinheiro e um débito em contas a pagar.
Método 3 de 3: Manter registros detalhados
Etapa 1. Inclua uma breve descrição para cada transação que você inserir no diário
Por exemplo, "paguei em dinheiro pela entrada de máquinas de costura, janeiro de 2015."
Etapa 2. Mantenha a documentação de backup em suas entradas de diário
Isso é muito importante no caso de haver erros ou para qualquer dúvida posterior. A documentação sobre todas as entradas pode ser arquivada atribuindo um número de entrada de diário e data como um pacote. Qualquer pessoa deve ser capaz de consultar uma entrada de diário no razão geral e acessar a documentação de backup facilmente.
Etapa 3. Mantenha cópias impressas de toda a documentação por pelo menos um ano
Você precisará deles até que suas contas tenham sido auditadas e seus impostos arquivados.
Etapa 4. Salve a documentação eletronicamente por pelo menos sete anos
Digitalize-os, frente e verso, e mantenha essas cópias em dois discos, um para ser armazenado no escritório e outro fora do local para ser usado em caso de emergência.
Pontas
- Pense em uma conta de depósitos do cliente como uma conta de depósito do dinheiro. Ele é usado à medida que as faturas são criadas ou recebidas em relação a ele.
- Como o processo de contabilização de adiantamentos é um pouco mais trabalhoso, geralmente é melhor criar uma conta separada para qualquer fornecedor, usada de forma consistente.