Como fazer uma análise de custos: 14 etapas (com imagens)

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Como fazer uma análise de custos: 14 etapas (com imagens)
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Anonim

A análise de custo é um dos quatro tipos de avaliação econômica (os outros três são análise de custo-benefício, análise de custo-efetividade e análise de custo-utilidade). A realização de uma análise de custos, como o nome indica, concentra-se nos custos de implementação de um programa sem levar em conta o resultado final. Uma análise de custo é um primeiro passo importante antes de você se envolver em outros tipos de avaliação econômica para determinar a adequação ou viabilidade de um projeto potencial.

Passos

Parte 1 de 3: Definindo seu objetivo e escopo

Faça uma análise de custos, etapa 1
Faça uma análise de custos, etapa 1

Etapa 1. Descubra por que você precisa de uma análise de custos

O escopo de sua análise de custo dependerá de seu propósito, portanto, antes de considerar o quão ampla deseja que sua análise seja, você precisa saber quais são as questões finais que deseja que a análise responda.

  • Se você estiver conduzindo uma análise de custo meramente para definir um orçamento ou planejar estrategicamente para o futuro, normalmente conduziria uma análise de custo que abrangesse toda a organização.
  • Por outro lado, uma finalidade mais restrita ou mais específica, como determinar se deve ser cobrado por um determinado serviço (e quanto), pode exigir uma análise de custo mais restrita que abordasse apenas os custos desse serviço específico.
Faça uma análise de custos, etapa 2
Faça uma análise de custos, etapa 2

Etapa 2. Identifique a perspectiva de sua análise de custos

Além de descobrir por que você precisa de uma análise de custo, também precisa saber de quem é o custo que vai analisar. Isso determinará quais dados você coleta e como você os classifica.

  • Por exemplo, você pode estar interessado no custo para seus clientes de oferecer um serviço específico. Você veria os custos da perspectiva deles, levando em consideração o valor que fatura (ou planeja faturar) pelo serviço, transporte até sua localização e outros custos.
  • Se você está simplesmente examinando o custo do programa para sua organização, examinará suas despesas organizacionais em geral. Você também pode analisar os custos de oportunidade, como se oferecer um programa significa que você não poderá oferecer outros programas.
Faça uma análise de custos, etapa 3
Faça uma análise de custos, etapa 3

Etapa 3. Diferencie os programas que você oferece

O modo como você delineia seus programas determinará como você aloca os custos para fins de análise de custos. Se sua organização executa programas muito distintos, as divisões podem ser óbvias. Para programas sobrepostos ou programas que compartilham recursos, determine como separá-los.

  • Os programas que se sobrepõem em um grau significativo podem ser agrupados, em vez de avaliados separadamente. Vá com o que faz mais sentido para as operações de sua organização, evitando a duplicação de esforços sempre que possível.
  • Para determinar se os programas devem ser separados, observe os serviços oferecidos por cada programa, os recursos necessários para fornecer esses serviços e para quem esses serviços são fornecidos. Se dois programas são iguais em 2 de 3 dessas dimensões, eles provavelmente devem ser tratados como um para fins de análise de custos.
Faça uma análise de custos, etapa 4
Faça uma análise de custos, etapa 4

Etapa 4. Defina o período de tempo que deseja avaliar

A maneira como você categoriza e calcula os custos depende se você está analisando esses custos a longo prazo (digamos, meses ou anos) ou a curto prazo (algumas semanas ou talvez até mesmo um único aplicativo).

  • Por exemplo, se você está tentando decidir se cobra por um serviço específico, deve primeiro determinar quanto custa esse serviço para fornecer. Em seguida, você faria uma análise de custo de longo prazo para determinar se sua organização pode suportar uma perda por fornecer esse serviço.
  • Geralmente, é melhor escolher um período de tempo para o qual você pode adquirir dados de receita precisos, em vez de estimativas. Isso ajudará se você planeja usar sua análise de custos como base para uma avaliação econômica adicional.

Parte 2 de 3: Categorização de custos

Faça uma Análise de Custo, Etapa 5
Faça uma Análise de Custo, Etapa 5

Etapa 1. Revise os relatórios de análise de custo anteriores, se disponíveis

Se sua organização já fez análises de custos no passado, use os mesmos métodos ou métodos semelhantes para categorizar os custos. Manter a continuidade dessa forma significa que os relatórios podem ser comparados, tornando-os mais úteis ao longo do tempo.

Você também pode examinar as análises de custo conduzidas por organizações semelhantes que implementam programas semelhantes ou fornecem serviços semelhantes

Faça uma análise de custos, etapa 6
Faça uma análise de custos, etapa 6

Etapa 2. Liste todos os custos diretos do programa que você está avaliando

Os custos diretos incluem salários e benefícios para os membros da equipe, suprimentos e materiais e todos os móveis ou utensílios necessários. Dependendo do tipo de programa ou serviço oferecido, você também pode ter custos de contrato, licenciamento ou seguro.

  • Os custos diretos são específicos para o programa ou serviço que você está avaliando em sua análise de custo - eles não são compartilhados com nenhum outro programa.
  • Os custos indiretos, como serviços públicos ou aluguel, podem ser um custo direto se o programa ou serviço tiver seu próprio local.
Faça uma análise de custos, etapa 7
Faça uma análise de custos, etapa 7

Etapa 3. Incluir custos indiretos

Os custos indiretos incluem a administração geral ou salários e benefícios de gerenciamento, instalações, equipamentos e qualquer outra coisa compartilhada por vários programas ou serviços. O que você categoriza como custo indireto dependerá de como você separou os programas ou serviços oferecidos por sua organização.

Em última análise, ao calcular os custos de um programa ou serviço individual, você precisará alocar esses custos indiretos

Faça uma Análise de Custo, Etapa 8
Faça uma Análise de Custo, Etapa 8

Etapa 4. Organize os custos para refletir o propósito de sua análise

Em última análise, você deseja que seu relatório de análise de custos seja útil para sua organização. Em vez de depender de categorias financeiras amplas, use categorias que reflitam com precisão a maneira como sua análise será usada.

As categorias padrão podem incluir custos de pessoal, custos operacionais e custos iniciais. Dentro de cada categoria, identifique quais custos são diretos e quais são indiretos

Parte 3 de 3: Cálculo de custos

Faça uma Análise de Custo, Etapa 9
Faça uma Análise de Custo, Etapa 9

Etapa 1. Reúna registros e informações financeiras

Para cada tipo de custo que você planeja incluir em sua análise de custo, anote onde você planeja obter os números para calcular esse tipo de custo. Se precisar estimar um custo, liste onde obterá as informações para fazer uma estimativa confiável.

  • Use as informações de custo real tanto quanto possível. Isso aumentará a utilidade e a confiabilidade de sua análise de custo final.
  • Para estimativas, procure fontes confiáveis que possam ser aplicadas da forma mais restrita possível. Por exemplo, se você precisar estimar o pagamento, use taxas médias para funcionários localmente, não nacionalmente.
Faça uma Análise de Custo, Etapa 10
Faça uma Análise de Custo, Etapa 10

Etapa 2. Custos diretos totais do programa

Usando as informações dos registros que você reuniu, some os salários, suprimentos, materiais e outros custos que se aplicam apenas ao programa que você está avaliando. Estenda esses custos ao longo do período de tempo para sua análise de custos.

  • Se você estiver fazendo uma análise de custo de longo prazo, calcule os custos diretos primeiro em uma base semanal ou mensal e, em seguida, estenda-os.
  • Ao calcular os custos de pessoal, certifique-se de incluir o custo (ou valor) de quaisquer benefícios oferecidos aos funcionários que trabalham no programa.
Faça uma Análise de Custo, Etapa 11
Faça uma Análise de Custo, Etapa 11

Etapa 3. Alocar custos indiretos para o programa que você está analisando

Para alocar custos indiretos, determine como cada custo pode ser dividido entre os diferentes programas. Em seguida, calcule a proporção desse custo que o programa usa.

Por exemplo, suponha que você esteja alocando o salário do diretor de recursos humanos. Como eles são responsáveis pelo pessoal, faz sentido dividir seu salário pelo número de pessoas na equipe. Se você tiver 10 funcionários no total, 2 dos quais dedicados ao programa ou serviço que você está avaliando, poderá alocar 20% do salário do diretor ao programa para fins de análise de custos

Faça uma Análise de Custo Etapa 12
Faça uma Análise de Custo Etapa 12

Etapa 4. Calcule a depreciação dos ativos

Se os ativos de capital da sua organização, incluindo móveis, equipamentos ou utensílios, devem ser usados para implementar o programa ou fornecer o serviço que você está avaliando, a depreciação desses ativos deve ser incluída em seus custos totais para o programa ou serviço.

Calcular a depreciação pode ser uma tarefa complicada. Se você não tem experiência em fazer isso, considere contratar um contador

Faça uma Análise de Custo Etapa 13
Faça uma Análise de Custo Etapa 13

Etapa 5. Considere os custos ocultos

Dependendo da sua organização e do programa que você está avaliando, pode haver custos adicionais que não apareceriam em nenhuma planilha de orçamento ou registro financeiro. Incluir estimativas desses custos em sua análise dará mais credibilidade à sua avaliação.

  • Por exemplo, se você estiver fazendo a análise de custo de um programa para uma organização sem fins lucrativos, os custos ocultos podem incluir o valor estimado de horas de voluntariado, materiais doados ou espaço doado.
  • Custos ocultos também podem incluir custos de oportunidade. Por exemplo, lançar um programa pode afetar a capacidade da sua organização de oferecer outros programas.
Faça uma Análise de Custo Etapa 14
Faça uma Análise de Custo Etapa 14

Etapa 6. Tire conclusões com base em suas descobertas

Retorne ao seu propósito de fazer a análise de custos e determine qual ação deve ser tomada. Você também pode incluir projeções ou estimativas de custos futuros para o programa ou serviço.

  • No mínimo, sua análise de custo deve fornecer à sua organização o custo real de executar um programa ou fornecer um serviço específico.
  • Sua análise de custo também pode levantar questões adicionais, indicando que análises adicionais são necessárias antes que uma decisão final possa ser tomada.

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