Os termos e condições e as políticas de privacidade são documentos legais importantes para qualquer empresa. Os termos e condições definem os direitos e obrigações da empresa e do cliente. As políticas de privacidade descrevem como as empresas mantêm e usam as informações pessoais dos clientes. Você pode encontrar recursos na Internet para ajudá-lo a redigir seus próprios termos e condições e uma política de privacidade para se adequar à sua situação específica, mas você deve sempre consultar um advogado de pequenas empresas antes de finalizar esses documentos jurídicos cruciais.
Passos
Parte 1 de 4: preparando-se para redigir seus termos e condições
Etapa 1. Entenda os termos e condições
Os termos e condições (T&C) estabelecem a base para as interações do cliente com sua empresa e definem como sua empresa irá interagir com seus clientes. Eles explicam seus procedimentos e processos, limitam sua responsabilidade e estabelecem os acordos que você e o cliente concordaram em cumprir. Você pode pensar neles como um contrato entre sua empresa e seu cliente. Eles regerão quais são seus direitos e responsabilidades como empresa e quais são os direitos e responsabilidades de seus clientes.
Freqüentemente, você pode encontrar Termos e Condições “padronizados” que pode usar como diretriz para criar o seu próprio
Etapa 2. Aprenda as áreas básicas abordadas pelos T&C
As informações exatas fornecidas em seus T&C dependerão do tipo de negócio que você possui. No entanto, existem várias áreas básicas que quase todos os T&C devem abordar:
- Produtos e serviços.
- Preços e pagamento.
- Garantias e garantias.
- Direitos autorais e marcas registradas.
- Rescisão do serviço.
- Lei aplicável, você deve incluir uma cláusula estabelecendo a lei que rege seus termos e condições (ou seja, sua própria lei estadual).
- Mudanças de acordo. Você desejará incluir uma cláusula declarando que você pode modificar os termos e condições a qualquer momento.
Etapa 3. Faça uma lista dos termos e condições de que sua empresa precisa
Depois de analisar os tipos de termos e condições, ficará claro quais se aplicam à sua situação específica e quais não. Anote aqueles que você deve incluir em seu próprio documento.
- Quase todas as empresas vão querer incluir os direitos autorais, as alterações no contrato e as disposições legais aplicáveis.
- Todas as empresas que vendem produtos deverão incluir uma provisão para devolução, reembolso e perda.
- Qualquer empresa que ofereça serviços deve incluir a rescisão da prestação do serviço.
- Se você vincula a outros sites, definitivamente deseja incluir um link para a provisão de sites.
- Se você permitir comentários em seu site, deverá incluir uma cláusula limitando sua responsabilidade por coisas como difamação.
Etapa 4. Identifique e analise os termos e condições genéricos
Você pode começar encontrando modelos de termos e condições genéricos na Internet. Você pode até encontrá-los sob medida para países específicos, como o Reino Unido. Consultando sua lista original, encontre as cláusulas de que precisa nos modelos. Você pode imprimir os modelos para poder circular o que é relevante para a sua situação e marcar o que não é. Colá-los em um documento de computador também pode funcionar bem.
Esteja ciente de que cada negócio é diferente. É por esse motivo que, ao usar um modelo genérico, você sempre o lê com atenção para examinar quais aspectos se aplicam e não se aplicam ao seu negócio. Nunca use um modelo genérico sem lê-lo completamente
Etapa 5. Encontre e analise exemplos de termos e condições de empresas semelhantes
Depois de examinar um modelo genérico, examine os termos e condições de uma empresa semelhante à sua. Por exemplo, se você vende produtos online, pode dar uma olhada nos termos e condições de um varejista online. Se sua empresa oferece um serviço (por exemplo, instalação de aquecedores e ar-condicionado), acesse o site de uma empresa de aquecimento e ar-condicionado confiável para ver seus termos e condições. Você pode imprimir os termos e condições para poder circular o que é relevante para a sua situação e marcar o que não é.
Parte 2 de 4: redigindo seus termos e condições
Etapa 1. Consulte suas amostras
Depois de ter considerado as necessidades da sua empresa e realizado todas as suas pesquisas, você está pronto para redigir seus próprios termos e condições. Referindo-se aos termos e condições que você reuniu, escolha certas frases ou parágrafos inteiros que se aplicam à sua empresa. Se você encontrou uma amostra que funciona exatamente, sinta-se à vontade para usá-la por completo. Nessa situação, você pode rastrear sua amostra e preparar seus termos e condições apenas a partir desse documento.
- Amostras de empresas semelhantes à sua funcionarão melhor.
- Usando suas amostras, você será capaz de percorrer todas as principais áreas de T&C listadas anteriormente (como produtos e serviços) e usar as informações relevantes que você identificou na amostra para criar seus próprios T&C.
Etapa 2. Defina quais produtos e / ou serviços sua empresa fornecerá ao cliente
Começando com produtos e serviços, certifique-se de definir quaisquer termos que possam causar confusão, como o uso de “bens” para se referir a produtos físicos ou serviços realizados. Além disso, você deve incluir informações sobre como suas políticas em relação a esses produtos e serviços serão comunicadas ao cliente.
- Por exemplo, “Nossa política de devolução para o Produto X está disponível em nosso site e também é impressa em todas as faturas e extratos”.
- Adapte quaisquer informações de amostras aos produtos e serviços de sua própria empresa.
Etapa 3. Indique os termos e condições relacionados a preços e pagamentos
Você deve ter uma seção informando quais tipos de pagamento você aceita, quando o pagamento é devido e o que acontecerá se o pagamento não for recebido no prazo ou no valor correto. Você também deve incluir informações sobre o que o preço inclui e o que não inclui (por exemplo, se o preço inclui impostos e taxas). Qualquer informação sobre possíveis aumentos de preços deve ser incluída aqui.
- Esta seção também inclui informações sobre devoluções, reembolsos e perdas. Se você aceitar devoluções, deverá notificar seus clientes sobre sua política de devolução (por exemplo, 30 dias após a compra). Se você fizer reembolsos, informe aos clientes os termos.
- Você também pode incluir um aviso de isenção de responsabilidade. Uma isenção de responsabilidade é uma declaração que informa aos clientes que você não é responsável por certos tipos de perdas. Por exemplo, você pode incluir uma isenção de responsabilidade declarando que não é responsável por produtos que quebram no envio de devolução.
Etapa 4. Esclareça as garantias e garantias
Estabeleça os termos de quaisquer garantias ou garantias, incluindo por quanto tempo elas são válidas e quais condições as invalidariam.
Etapa 5. Forneça avisos de direitos autorais
Para proteger seu trabalho original, você deve fornecer avisos de direitos autorais. Um aviso de direitos autorais simplesmente informa ao mundo que seu trabalho é original e está protegido pelas leis de direitos autorais. Um aviso de direitos autorais deve conter: a palavra "direitos autorais" e um "c" em um círculo (©), bem como a data de publicação e o nome do autor e / ou proprietário dos direitos autorais. <If you have any trademarks, certifique-se de que também os anota no seu site.
Se o seu negócio envolve um site ou mídia social onde os clientes podem postar, você também deve diferenciar entre o que é sua propriedade intelectual e o que permanece como propriedade intelectual do cliente
Etapa 6. Ofereça informações sobre como encerrar o relacionamento
Você deve incluir informações sobre como os clientes podem encerrar o relacionamento com sua empresa. Isso pode incluir como fechar ou cancelar uma conta, bem como encerrar quaisquer serviços que você esteja fornecendo ao cliente.
Etapa 7. Limite sua responsabilidade
As empresas podem ser responsabilizadas por uma variedade de coisas, a menos que seus T&C tenham idiomas específicos que limitem a responsabilidade. Por exemplo, se você possui uma academia, deve limitar sua responsabilidade dizendo que não é responsável por pessoas que se machucam em sua propriedade. Inclua uma isenção de responsabilidade que especifique pelo que você não será responsabilizado.
- Como outro exemplo, se sua empresa inclui um site ou mídia social, você deseja uma isenção de responsabilidade para explicar que não é responsável pela exatidão dos comentários feitos por terceiros. Também pode afirmar que você não endossa esses comentários.
- Outro tipo comum de responsabilidade é o roubo de informações pessoais. Se você não mantiver as informações dos clientes seguras, você pode ser responsabilizado pelas perdas que eles incorrerem devido ao roubo. No entanto, você pode incluir uma isenção de responsabilidade recusando a responsabilidade por roubo de informações se o cliente não usar uma senha segura.
- Embora a sua isenção de responsabilidade não o proteja totalmente de uma reclamação de uma parte lesada, ela pode minimizar seus danos.
Etapa 8. Solicite os serviços de um advogado para revisar seu trabalho
Um advogado especializado em contratos pode garantir que seus termos e condições incluam tudo o que você precisa para se proteger e proteger sua empresa. Ele também pode verificar se o seu documento está em conformidade com as leis contratuais existentes. Você pode ler mais sobre as leis contratuais online.
Parte 3 de 4: Noções básicas sobre requisitos legais para políticas de privacidade
Etapa 1. Determine se você precisa de uma política de privacidade
Se você coletar informações pessoais de clientes, seja por meio de transações ou por meio deles visitando um site ou página de mídia social, você deve ter uma política de privacidade em vigor. Uma política é a sua promessa aos usuários sobre como você coletará, usará, compartilhará e protegerá seus dados. A Federal Trade Commission (FTC) regula as questões de privacidade nos EUA. A agência discute a importância da privacidade e das políticas no site da FTC. A Small Business Administration (SBA) também reconhece a importância das políticas de privacidade e privacidade no site da SBA.
Etapa 2. Compreender os tipos de cláusulas nas políticas de privacidade
As políticas de privacidade contêm várias cláusulas diferentes. Estes incluem, mas não estão limitados a estes tipos de disposições:
- Quais informações você coleta. Você pode coletar endereços de e-mail ou informações mais confidenciais, como números de telefone, endereços, números de cartão de crédito ou números de previdência social.
- Como você usa as informações que você coleta. Você pode usar as informações para se comunicar melhor com os clientes ou para trazer-lhes novos produtos.
- Se você divulgar as informações para outras pessoas e para quem. Por exemplo, se você usar uma empresa de transporte a quem fornece informações de clientes, precisará incluir essas informações em sua política de privacidade.
- Que você pode alterar a política a seu critério. É importante reservar-se o direito de modificar sua própria política.
- Provisão de dados de registro. Tal provisão informa aos usuários que certas informações são registradas no navegador que estão usando e no servidor que você está usando.
- Cláusula de cookie. Os sites geralmente armazenam cookies em computadores e este tipo de cláusula notifica os usuários como tal.
- Informações de contato para usuários que têm dúvidas ou preocupações sobre privacidade. Você deve fornecer aos usuários uma maneira de entrar em contato com você se tiverem alguma dúvida sobre sua política.
- Cláusulas se você servir pessoas com menos de 13 anos de idade. Se o seu site atende menores de 13 anos, você precisa aprender as regras de privacidade especificamente para crianças. Você pode visitar o site da Federal Trade Commission para ler essas regras.
- Provisões para empresas de saúde. Se sua empresa fornece serviços de saúde ao público, pode ser necessário ter uma política de privacidade da Lei de Responsabilidade e Portabilidade de Seguro Saúde (HIPAA). Você pode aprender mais sobre as regras relativas a uma política de privacidade da HIPAA revisando o site do Departamento de Saúde e Serviços Humanos.
Etapa 3. Certifique-se de não prometer mais do que pode cumprir
Um erro comum nas políticas de privacidade é dizer algo como “Não compartilhamos suas informações pessoais com terceiros”. Infelizmente, devido à natureza das transações de vendas e operações online, basicamente não há como evitar o compartilhamento dessas informações. Por exemplo, o banco que processa um pagamento com cartão de crédito de um cliente deve ter pelo menos algumas das informações do cliente. Declarações como essa podem causar problemas, por isso é importante que sua política de privacidade seja revisada por um advogado.
Etapa 4. Encontre e analise exemplos de políticas de privacidade de fontes confiáveis
Digite “política de privacidade” em qualquer mecanismo de busca para obter as políticas de privacidade de diferentes empresas. A política de privacidade do Yahoo é apenas um bom exemplo. Você também pode consultar outros sites, como o Better Business Bureau ou a Small Business Association, para obter modelos.
Parte 4 de 4: redigindo a política de privacidade
Etapa 1. Elabore sua própria política de privacidade usando os exemplos como orientação
Pode ser mais fácil imprimir as políticas ou recortá-las e colá-las em um documento de computador. Ao revisar outras políticas de privacidade, faça anotações sobre o que se aplica e o que não se aplica à sua situação. Descarte tudo o que for claramente não aplicável. Mantenha tudo o que se aplica à sua situação. Revise as coisas que se aplicam, mas precisam de ajustes para se adequar melhor à sua situação. Depois de revisar e marcar as amostras, use suas notas e a amostra para redigir sua própria política de privacidade.
- As cláusulas que discutem as informações que você coleta e como você as usa e divulga devem estar em seu acordo.
- Uma cláusula afirmando que você pode alterar a política deve estar em seu acordo.
- Uma cláusula de que certas informações são registradas em navegadores e servidores deve estar em seu acordo (ou seja, uma cláusula de dados de log).
- Uma cláusula afirmando que você pode armazenar cookies em seu computador também deve ser incluída.
Etapa 2. Declare a política
Você deve explicar claramente como você coleta, gerencia e usa as informações pessoais dos clientes. Isso é especialmente importante se você usar a Internet para processar pagamentos (a maioria das empresas o faz) ou se usar pesquisas e outras ferramentas de marketing para coletar informações de clientes.
- Se você está escrevendo uma política de privacidade que inclui seu site e / ou mídia social, você também deve explicar coisas como sua política de cookies (como seu site armazena os dados de navegação de seus clientes) e como você compartilha informações de clientes com outras pessoas.
- Se a sua empresa pretende coletar informações de crianças menores de 13 anos, você também precisará se certificar de que cumpre a COPPA (Lei de Proteção à Privacidade da Criança na Internet). O site da FTC oferece algumas sugestões úteis sobre o cumprimento desta regra.
Etapa 3. Ofereça ao cliente uma escolha
Uma boa política de privacidade permitirá que os clientes tenham alguma escolha sobre o que sua empresa faz com seus dados. Por exemplo, você pode oferecer uma opção para os clientes recusarem comunicações futuras; nos Estados Unidos, o CAN-SPAM ACT exige que as comunicações online tenham um recurso de cancelamento ou cancelamento de assinatura.
- Fornece acesso a esses dados. Seus clientes devem ser capazes de revisar os dados que você coletou, alterar ou corrigir quaisquer erros e solicitar que você exclua os dados por qualquer motivo.
- Fornece uma maneira de registrar uma preocupação ou reclamação. Você deve deixar claro e fácil para os clientes entrarem em contato com você sobre quaisquer preocupações ou reclamações que eles tenham sobre seus dados.
Etapa 4. Proteja os dados
Forneça uma declaração clara e precisa sobre como você coleta e protege os dados de seus clientes. Em alguns casos, você pode nem saber como todos os dados de seus clientes são coletados, especialmente se sua empresa usa ferramentas como aplicativos móveis e armazenamento em nuvem. A FTC recomenda que você converse com um advogado especializado em direito on-line ou com um especialista em tecnologias da informação para ajudá-lo a entender exatamente como e o que você está coletando e armazenando.
Etapa 5. Forneça atualizações
Sua política de privacidade deve observar que ela pode mudar e deve tornar as alterações nessa política claras e acessíveis. Por exemplo, você pode enviar um e-mail anunciando mudanças ou pode postar um link atualizado para suas contas de mídia social.
Etapa 6. Contrate um advogado para revisar seu trabalho
Um advogado especializado em leis de privacidade pode garantir que sua política inclua tudo o que você precisa para proteger você e sua empresa. Ele também pode garantir que seu documento esteja em conformidade com as leis de privacidade existentes. Você pode aprender mais sobre as leis de privacidade no site da Small Business Administration.