A contabilidade, assim como a contabilidade, é um dos males necessários ao funcionamento de uma empresa. Apesar do que muitos possam pensar, esses dois termos se referem a processos diferentes. A escrituração contábil, como será discutido aqui, refere-se simplesmente à coleta de registros de despesas e receitas e, em seguida, ao lançamento dessas transações em um razão geral. A contabilidade é o processo que segue a contabilidade e envolve a conversão das informações do razão em métricas de negócios e relatórios úteis. Felizmente, a contabilidade é a mais simples das duas e pode ser aprendida seguindo as etapas simples abaixo.
Passos
Parte 1 de 3: Estabelecendo um Sistema
Etapa 1. Decida que tipo de sistema usar
A parte mais importante da contabilidade é ser consistente. Você não quer perder recibos, esquecer de registrar transações ou registrar a mesma transação duas vezes, pois isso pode causar uma deturpação da saúde financeira do seu negócio. A maneira mais simples de evitar esses erros é estabelecer um sistema consistente para registrar transações em diários e inseri-las no razão.
Esse sistema pode ser tão complicado quanto uma caixa registradora com fio que alimenta o software de contabilidade ou tão simples quanto uma caixa cheia de recibos e notas. Isso dependerá da quantidade de transações que sua empresa realiza diariamente ou semanalmente
Etapa 2. Use o software de contabilidade
A maneira mais simples de garantir que suas transações sejam registradas de forma confiável é investir em um programa de contabilidade como QuickBooks, FreshBooks ou Expensify. Isso eliminará muitas suposições ao registrar diferentes tipos de transações e apresentarão suas informações com clareza. Muitos desses programas estão disponíveis gratuitamente ou como avaliação gratuita por tempo limitado.
Etapa 3. Use uma planilha
Para um sistema mais manual, tente configurar uma planilha para registrar as transações. Isso pode ser feito manualmente, com diários de transações físicas, ou no computador com um programa de planilha. A formatação desses periódicos é com você, mas deve incluir o seguinte, no mínimo:
- Nome do fornecedor / comprador
- Número de conta
- Despesa / tipo de receita (por exemplo, material de escritório, matéria-prima)
- Data em que a fatura foi recebida / criada
- Valor devido / pago
Etapa 4. Seja consistente
Para qualquer sistema que você usar, certifique-se de inserir seus dados de transação regularmente e da mesma forma todas as vezes. Isso é para garantir que as transações não sejam negligenciadas e que você tenha uma visão mais atualizada da saúde financeira do seu negócio. Além disso, é uma boa ideia estabelecer uma programação regular para a transferência de informações dos diários para o razão, talvez semanal ou mensalmente.
Parte 2 de 3: Gravando transações corretamente
Etapa 1. Use o mesmo método de contabilidade para todas as entradas
Os dois tipos de contabilidade são os métodos de contabilidade de caixa e de regime de competência. Em essência, o método de caixa registra as transações quando o dinheiro real muda de mãos, como quando um cliente paga por um item ou quando você paga uma despesa. O método de acumulação, no entanto, contabiliza as transações quando essa transação ocorre, por exemplo, quando as despesas são incorridas ou quando um cliente compra um item (mas não necessariamente quando o dinheiro muda de mãos para a transação). O método escolhido dependerá de seus próprios objetivos e estratégias de negócios.
Etapa 2. Compare os dois métodos de contabilidade
O método de contabilidade de caixa é mais comumente usado em pequenas empresas porque fornece uma representação precisa do saldo de caixa da empresa. À medida que o negócio cresce, no entanto, pode se tornar menos importante saber o saldo de caixa exato da empresa e focar em sua saúde atual. É aqui que entra o método de acumulação. Ao rastrear as despesas quando ocorrem e as receitas quando são ganhas, em vez de pagas, o método de acumulação anula os efeitos dos atrasos de pagamento na determinação da saúde financeira da empresa.
Etapa 3. Decida qual método usar
Legalmente, uma empresa pode escolher qualquer um dos métodos contábeis, desde que tenha menos de US $ 5 milhões em receitas a cada ano ou, se vender produtos ao público, tenha menos de US $ 1 milhão em receitas brutas (todas as receitas). Qualquer empresa com receitas acima desses níveis é obrigada, por lei, a usar o regime de competência.
Para obter mais informações sobre como escolher um método de contabilidade, veja como decidir entre contabilidade de caixa e contabilidade de exercício para o seu negócio
Etapa 4. Use a contabilidade por partidas dobradas
Muitas pequenas empresas cometem o erro de usar a contabilidade de entrada única. Ou seja, eles apenas registram as transações como movimentos de dinheiro de ou para uma única conta. No entanto, todas as transações comerciais ocorrem em pelo menos duas contas e devem ser registradas como tal para fins de precisão. Isso é chamado de contabilidade por partidas dobradas. Isso permite que você veja exatamente de onde seu dinheiro está vindo e para onde está indo.
- Por exemplo, uma compra de estoque usando dinheiro seria registrada como um aumento no estoque e uma diminuição na conta de dinheiro. Alternativamente, uma venda desse estoque para um cliente pagando a crédito seria registrada como uma diminuição no estoque e um aumento nas contas a receber.
- No mundo da contabilidade, eles seriam registrados usando os termos oficiais, como débitos e créditos em várias contas. Como contador, porém, é mais importante que você use um sistema consistente que faça sentido para você.
Etapa 5. Registre as transações em diários
No início, as transações precisam apenas ser inseridas em diários ou diários semanais, dependendo do seu volume de transações. Essas entradas incluirão informações sobre a transação, incluindo o comprador / vendedor, valor, data e tipo de transação. Posteriormente, essas informações serão categorizadas e adicionadas ao razão. No entanto, por enquanto, é importante apenas registrar as informações para uso posterior. As inscrições devem ser feitas de acordo com o método contábil escolhido pela empresa (caixa ou provisão).
A introdução do software de contabilidade tornou o processo de diários e livros contábeis quase obsoleto. O software atualizará automaticamente o livro-razão, tornando o processo de simplesmente inserir as transações conforme elas ocorrem. No entanto, algumas empresas ainda optam por usar o método do livro-razão
Parte 3 de 3: lançando transações em um razão
Etapa 1. Separe as transações em contas
A melhor maneira de rastrear suas transações é separá-las em contas diferentes no razão. Ao começar com contas definidas e adicionar ou subtrair delas a cada transação, você obtém uma imagem mais clara de onde o dinheiro está entrando e saindo. Essas contas podem ser tão genéricas quanto vendas ou certos tipos específicos de estoque. Por exemplo, pode ser razoável para uma oficina mecânica reservar uma conta inteira para estoque de óleo. As contas variam entre as empresas, mas no mínimo devem cobrir o seguinte:
- Dinheiro
- Contas a receber (dinheiro devido de clientes que pagam a crédito).
- Contas a pagar (dinheiro que você deve aos fornecedores).
- Vendas (a receita que você obtém das operações primárias).
- Inventário
- Custo das vendas (suprimentos que você compra para a produção ou para o seu negócio).
- Despesas de folha de pagamento (salários).
- Patrimônio líquido dos proprietários (o valor que os proprietários colocaram no negócio).
- Lucros retidos (lucros reinvestidos na empresa).
Etapa 2. Lance transações regularmente
A frequência com que você lança transações no razão dos diários dependerá do seu volume de transações. Pode ser diário, semanal ou até mensal. No entanto, isso deve ser feito de forma consistente para garantir que você não fique repentinamente sobrecarregado com o trabalho no final de um período contábil. Novamente, o software de contabilidade o ajudará a se manter atualizado sobre esses processos.
Etapa 3. Analise suas contas contábeis
As contas contábeis são úteis principalmente para quantificar a saúde financeira da empresa. Embora seja melhor deixar relatórios financeiros verdadeiros para contadores profissionais, qualquer pessoa pode comparar contas contábeis para criar comparações ou relatórios simples. Por exemplo, compare vendas com despesas para ter uma ideia geral de como sua empresa se saiu recentemente. Obviamente, se as vendas forem maiores do que as despesas, você terá lucro. Para relatórios mais complexos, recorra a um contador ou programa de contabilidade.
Para obter mais informações sobre como lançar em um razão e criar relatórios simples, veja como escrever um livro de contabilidade
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Pontas
- Certifique-se de pagar seus fornecedores alguns dias antes do prazo de pagamento, seja 30 dias ou mais. Isso lhe dará alguma margem de manobra caso se esqueça de pagar naquele dia e o coloque em boas condições com os fornecedores.
- Se a contabilidade começar a tomar muito do seu tempo à medida que o seu negócio cresce, pode ser uma boa ideia contratar ajuda. A contratação de um contador qualificado permitirá que você tenha uma visão mais completa e precisa da saúde financeira de sua empresa.