4 maneiras de documentar um processo

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4 maneiras de documentar um processo
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Anonim

Muitas vezes, as empresas documentam um processo para garantir que cada trabalhador saiba como executá-lo corretamente ou para analisar um processo de melhoria. Se você for solicitado a documentar um processo ou decidir fazê-lo sozinho, certifique-se de envolver pessoas experientes e com conhecimento sobre o processo como um todo. Dois tipos de fluxogramas são descritos abaixo, mas se você acha que um tipo diferente de diagrama simples ou um documento de texto é mais adequado para o seu processo, você pode usá-lo. Nesse caso, leia a seção de conselhos gerais para ter uma ideia do propósito da documentação do processo.

Passos

Método 1 de 4: Decidindo como documentar seu processo

Documentar uma etapa do processo 1
Documentar uma etapa do processo 1

Etapa 1. Atenha-se a um processo por vez, sempre que possível

Não tente descrever todo o seu trabalho em um fluxograma. Uma série de documentos curtos que cobrem cada tarefa separadamente será muito mais fácil de seguir.

Se você tiver que documentar um processo em grande escala, como a criação do produto de uma empresa desde a concepção até a venda, use apenas nomes simples para se referir a cada tarefa dentro desse processo. Se necessário, use documentos adicionais para explicar cada tarefa com mais detalhes

Documentar uma etapa de processo 2
Documentar uma etapa de processo 2

Etapa 2. Divida o quadro geral em subprocessos

Subprocessos são as principais tarefas executadas durante o processo. Se você não estiver intimamente familiarizado com o processo que está documentando, entreviste gerentes de projeto ou outros especialistas neste processo para obter uma boa compreensão das tarefas envolvidas.

Em geral, se uma etapa em seu documento inclui mais de um verbo ou a palavra "e", provavelmente pode ser dividido em duas etapas. Por exemplo, "Coloque o pão e o hambúrguer na grelha" deve ser dividido em "Coloque o pão na grelha" e "Coloque o pão na grelha"

Documentar uma etapa de processo 3
Documentar uma etapa de processo 3

Etapa 3. Decida se o processo é simples o suficiente para um documento de texto

Se o seu processo é sempre semelhante e envolve apenas algumas decisões ou variações, você pode simplesmente escrever as etapas em uma lista. Use um documento de texto eletrônico (como um arquivo do Microsoft Word) ou uma folha de papel pautado.

Documentar uma etapa de processo 4
Documentar uma etapa de processo 4

Etapa 4. Considere fazer um fluxograma

Um fluxograma simples é uma maneira fácil de exibir o processo visualmente, conforme descrito em uma seção posterior desta página. Também existem maneiras de construir fluxogramas mais complicados, mas não são necessários para a maioria dos processos. Considere seguir as instruções na seção sobre fluxogramas complexos apenas se seu processo tiver mais de dez etapas e você tiver mais de três pessoas executando diferentes etapas do processo.

Documentar uma etapa de processo 5
Documentar uma etapa de processo 5

Etapa 5. Mantenha-o curto quando possível

Uma página é ideal, mas mesmo para processos complicados, tente reduzi-la para 5 páginas ou menos. Apenas tarefas especializadas e complexas devem exigir documentos mais longos e, mesmo assim, apenas se o documento estiver sendo usado pelas pessoas reais que os executam.

  • Por exemplo, se o objetivo do documento é orientar os médicos no diagnóstico de câncer, você provavelmente mencionará todos os testes de diagnóstico que podem ser usados. No entanto, se o mesmo processo está sendo documentado para ser apresentado aos executivos, crie um documento mais curto que deixe de fora as etapas mais detalhadas, como decidir qual configuração usar em uma máquina específica.
  • Remova adjetivos dos nomes das tarefas. Esses títulos devem ser claros e curtos. Por exemplo, escreva "Enviar fatura ao cliente", não "Enviar fatura completa de todos os serviços ao cliente que fez o pedido do produto".
Documentar uma etapa de processo 6
Documentar uma etapa de processo 6

Etapa 6. Inclua recursos visuais se eles ajudarem a tornar o processo mais fácil de ler

Algumas pessoas entendem melhor as representações visuais do que ler texto, especialmente se forem executivos, gerentes ou outras pessoas que podem não ter experiência prática no processo que você está documentando. Podem ser diagramas, fotografias ou capturas de tela, mas mantenha-os simples e claros.

  • Inclua diagramas ou imagens na lateral apenas se for necessário entender um termo no documento do processo. Por exemplo, se o documento do processo requer que o leitor identifique a diferença entre dois tipos de máquinas, forneça diagramas ou imagens claras dessas máquinas.
  • Não inclua clip-arts ou outras imagens que existem apenas para diversão.
Documentar uma etapa de processo 7
Documentar uma etapa de processo 7

Etapa 7. Refira-se às pessoas pelo título, não pelo nome

O documento pode durar mais que um indivíduo. Não escreva "Enviar atas de reunião para Carol". Escreva "Envie as atas da reunião ao presidente." Se você acha que o nome é necessário para que os leitores saibam com quem entrar em contato, inclua o nome e o cargo.

Documentar uma etapa de processo 8
Documentar uma etapa de processo 8

Etapa 8. Deixe claro como os processos se conectam entre si

Por exemplo, um documento de processo para "Organizando o Boletim" pode terminar com uma nota "O resultado final é enviado para edição. Consulte o documento intitulado Editando o Boletim". O documento intitulado Editando o Boletim informativo pode começar com a observação "Isto é precedido por Organização do Boletim". e terminar com "Este agora é enviado para publicação. Veja o documento intitulado Publishing the Newsletter."

Documentar uma etapa de processo 9
Documentar uma etapa de processo 9

Etapa 9. Torne os documentos editáveis e acessíveis

Disponibilize cópias para as pessoas lerem ou estudarem. Mantenha um documento mestre eletrônico em um formato editável para que as alterações possam ser feitas, se necessário.

  • Documentos PDF não são editáveis. Se você usar um software de criação de diagramas especializado, ele pode ter um formato de arquivo diferente e exclusivo para salvar arquivos editáveis. Outras pessoas provavelmente precisarão baixar ou comprar o mesmo software antes de editar o documento.
  • Para documentos de processo somente texto, use um formato de arquivo comum, como.doc,.docx,.txt ou.rtf. Se você prevê que o documento será alterado com frequência, use um serviço de hospedagem de arquivos online, como o Google Docs, para que as pessoas sempre vejam a versão mais recente.
Documentar uma etapa do processo 10
Documentar uma etapa do processo 10

Etapa 10. Identifique os documentos do processo com cuidado

Escreva a data de criação e a data da última edição em um local óbvio em cada documento, como no topo da página. Se várias pessoas estiverem editando o documento, você pode colocar seu nome ou iniciais ao lado da última data editada. Finalmente, inclua um título e um nome de arquivo que comunique claramente qual processo está documentado.

Método 2 de 4: Criando um fluxograma

Documentar uma etapa do processo 11
Documentar uma etapa do processo 11

Etapa 1. Crie um fluxograma para explicar facilmente tarefas simples

Os fluxogramas são ótimos para descrever informações básicas em um estilo visual fácil de ler. Eles podem ser usados para orientar novos trabalhadores por meio de tarefas simples durante o treinamento de trabalho ou para ajudar um trabalhador que está executando uma tarefa temporariamente devido à ausência de um colega de trabalho.

Documentar uma etapa do processo 12
Documentar uma etapa do processo 12

Etapa 2. Organize o fluxograma da esquerda para a direita ou de cima para baixo

Ao fazer um fluxograma, você escreverá uma caixa para cada tarefa dentro do processo e os conectará com setas para mostrar em qual ordem você executa essas tarefas. Comece do lado esquerdo ou no topo da página, como faria ao escrever. Sequenciar as etapas nesta ordem torna fácil saber rapidamente qual seguir.

  • Se você estiver trabalhando em um idioma com uma direção de escrita diferente do inglês, use essa direção. Por exemplo, um fluxograma escrito em árabe se move da direita para a esquerda.
  • Use as setas para deixar a direção clara. Não basta desenhar linhas sem setas entre as tarefas.
Documente uma Etapa de Processo 13
Documente uma Etapa de Processo 13

Etapa 3. Comece com um círculo denominado "início

" Se o seu fluxograma for pequeno o suficiente para caber em uma linha ou coluna, você pode não precisar deste círculo. Para fluxogramas mais complicados, é útil ter um círculo óbvio com o rótulo "início".

Documentar uma etapa do processo 14
Documentar uma etapa do processo 14

Etapa 4. Desenhe um retângulo com o nome da primeira tarefa escrito dentro dele

Desenhe uma seta apontando do círculo "inicial" para uma caixa com a primeira tarefa dentro dela. Por exemplo, "anote o pedido do cliente".

Documentar uma etapa do processo 15
Documentar uma etapa do processo 15

Etapa 5. Desenhe uma seta para a próxima tarefa ou pergunta

Esta seta aponta para a próxima caixa, com a segunda tarefa escrita dentro dela. Se houver uma decisão a ser tomada ou uma pergunta a ser respondida antes que a segunda tarefa possa ser realizada, escreva a pergunta dentro de um losango.

Use uma cor diferente para o diamante das caixas, se possível

Documentar uma etapa de processo 16
Documentar uma etapa de processo 16

Etapa 6. Lidere os diamantes de decisão para as tarefas, dependendo da resposta

Por exemplo, digamos que a caixa com a tarefa "Pegar o pedido do cliente" leve a um diamante, com a pergunta "foi pedido água?" Desenhe duas setas deixando o diamante. Em uma seta, escreva "sim" ou "s" e leve a uma caixa com o rótulo "dar água ao cliente". Na segunda seta, escreva "não" ou "n" e leve a uma caixa com o rótulo "dar ordem para cozinhar".

Método 3 de 4: Criando um fluxograma complexo

Documentar uma etapa do processo 17
Documentar uma etapa do processo 17

Etapa 1. Use para processos complexos que envolvem várias pessoas ou departamentos

Se você estiver documentando um processo complicado que envolve várias pessoas, equipes ou departamentos trabalhando de forma independente, considere fazer um fluxograma complexo. O tipo de fluxograma descrito aqui é chamado de "gráfico de raia" ou "gráfico de Rummler-Brache". O gráfico facilita ver quem é responsável por cada tarefa e ajuda a identificar as áreas onde o processo pode ser aprimorado.

O fluxograma deve descrever o processo como ele é feito atualmente, não como deve ser feito

Documentar uma etapa do processo 18
Documentar uma etapa do processo 18

Etapa 2. Considere o uso de software

O fluxograma provavelmente ficará mais organizado e legível se você usar um software para criar diagramas. Ter um arquivo eletrônico também torna mais fácil fazer alterações no fluxograma conforme necessário. Pesquise online por "software de mapeamento de processo", certificando-se de baixar ou comprar um que possa criar gráficos Rummler-Brache.

Documentar uma etapa do processo 19
Documentar uma etapa do processo 19

Etapa 3. Liste cada participante em uma coluna organizada no lado esquerdo da página

Cada linha pode ser rotulada com um departamento, equipe ou o cargo de um indivíduo. Cada participante é responsável por tarefas localizadas em sua linha horizontal, estendendo-se pela página. Isso às vezes é chamado de "raia de natação" do participante.

  • As pistas podem ser codificadas por cores ou não. Eles sempre devem ser divididos por linhas pretas em negrito para tornar o gráfico facilmente legível por pessoas daltônicas.
  • Tente colocar grupos que interagem entre si, adjacentes uns aos outros. No entanto, isso não é obrigatório.
Documentar uma etapa do processo 20
Documentar uma etapa do processo 20

Etapa 4. Comece com a primeira tarefa

Comece o processo colocando a primeira tarefa em uma caixa perto do lado esquerdo da página, logo à direita do participante responsável por aquela tarefa. Por exemplo, se a divisão de Pesquisa inicia o processo criando uma ideia de produto, desenhe uma caixa logo à direita da palavra "Pesquisa" e rotule-a Crie uma ideia de produto.

Documentar uma etapa do processo 21
Documentar uma etapa do processo 21

Etapa 5. Continue como faria com um fluxograma normal, mas mantenha as tarefas movendo-se para a direita e colocadas na linha apropriada

Por exemplo, se a Pesquisa então enviar sua ideia de produto ao Marketing para teste de foco, desenhe uma flecha de Crie uma ideia de produto para uma caixa na linha Marketing, à direita da caixa anterior. Rotule esta caixa Teste de foco.

Às vezes, uma tarefa pode ser repetida, por exemplo, o produto pode retornar posteriormente para um teste de foco adicional. Se o processo realmente retornar ao mesmo estágio anterior, desenhe uma seta de volta à caixa original rotulada Teste de foco. Se o processo for realmente diferente (por exemplo, esta é uma rodada mais avançada de teste de foco levando a tarefas diferentes), escreva uma nova caixa com um nome diferente, como Teste de foco avançado.

Documentar uma etapa do processo 22
Documentar uma etapa do processo 22

Etapa 6. Aprenda a usar diamantes e círculos

A maioria dos fluxogramas usa caixas, diamantes e círculos, além de setas entre eles. Você já encontrou a caixa, que é rotulada com o nome de uma tarefa. Use um diamante quando houver vários resultados possíveis. Use círculos quando um resultado final for alcançado. Continuando com o exemplo acima, desenhe uma seta de Teste de foco para um diamante rotulado O produto está aprovado?

Desenhe uma seta do diamante, rotulando-a nãoe conecte-o a um círculo rotulado Fim do processo. Uma segunda seta, rotulada sim pode levar à próxima tarefa no processo.

  • Coloque o diamante na linha ou "raia" do participante responsável por essa decisão.
  • O círculo rotulado Fim do processo deve estar em sua própria linha, sem nenhum participante associado.
  • Existem muitos outros símbolos de fluxograma especializados, mas eles raramente são usados e normalmente não são necessários. Sinta-se à vontade para pesquisá-los você mesmo se achar que seu documento se beneficiaria com uma variedade maior.
Documentar uma etapa do processo 23
Documentar uma etapa do processo 23

Etapa 7. Seja consistente

Use caixas de tamanhos semelhantes e não mais do que duas ou três cores facilmente distinguíveis, para tornar o fluxograma o mais legível possível. Por exemplo, todas as caixas (tarefas) podem ter fundos azuis, enquanto todos os diamantes (perguntas) podem ser amarelos.

Se possível, faça com que a linha de resposta "sim" sempre comece de um lado da caixa (por exemplo, o lado direito, e o "não" sempre do outro (por exemplo, o lado inferior). Isso nem sempre é possível ou fácil de conseguir, então não gaste muito tempo com isso

Documentar uma etapa do processo 24
Documentar uma etapa do processo 24

Etapa 8. Se necessário, vá para outra página

É melhor usar várias páginas do que tornar o fluxograma muito pequeno para ser lido. Use guias ou setas claramente rotuladas para deixar claro como o fluxograma continua. Por exemplo, desenhe uma seta rotulada UMA saindo do lado direito da página. Na próxima página, desenhe uma seta saindo do lado esquerdo da página, também rotulada UMA.

Documentar uma etapa do processo 25
Documentar uma etapa do processo 25

Etapa 9. Edite o fluxograma

Siga cada "rota" possível através do fluxograma e veja se faz sentido. O ideal é que alguém familiarizado com o processo passe por ele para detectar os erros e identificar as etapas que faltam. Depois de revisá-lo pelo menos uma vez e corrigir quaisquer erros, o documento estará pronto para ser apresentado ou enviado a outras pessoas envolvidas. No entanto, sinta-se à vontade para editar este fluxograma se o processo mudar posteriormente, enviando o documento atualizado para as pessoas que o utilizam.

Método 4 de 4: Analisando um Documento de Processo para Melhorar o Processo

Documentar uma etapa do processo 26
Documentar uma etapa do processo 26

Etapa 1. Identifique as áreas em que a visão geral da qualidade pode ser útil

Cada vez que o processo passa de uma pessoa ou equipe para outra, considere se alguém deve examinar o trabalho em andamento para ver se ele está pronto para continuar. A qualidade costuma ser inferior após uma etapa específica, como uma etapa geralmente executada por um membro inexperiente da equipe? Quais processos têm o maior efeito geral na qualidade e podem precisar de atenção extra?

Se você decidir recomendar uma etapa de revisão de qualidade neste processo, deixe claros os critérios de "avanço" para a próxima etapa. Não deixe as pessoas adivinhando quais padrões de qualidade estão em uso

Documentar uma etapa do processo 27
Documentar uma etapa do processo 27

Etapa 2. Procure tarefas duplicadas

Se o seu diagrama ou documento contém duas tarefas idênticas, considere se isso é útil ou ineficiente. Às vezes, é bom repetir uma tarefa para um melhor controle de qualidade (por exemplo, dois departamentos inspecionando um produto em estágios diferentes). No entanto, tarefas simples, como a revisão, não devem ocorrer mais de uma vez no processo. Sugira que uma das etapas duplicadas seja removida do procedimento do processo.

Documentar uma etapa do processo 28
Documentar uma etapa do processo 28

Etapa 3. Procure movimentos desnecessários entre departamentos

Seu documento pode mostrar que a pessoa A e a pessoa B transferem a responsabilidade pelo processo várias vezes. É possível reduzir a quantidade de transferências desnecessárias? Se você puder reorganizar o processo, a pessoa A pode ser capaz de fazer várias tarefas em um período e, em seguida, entregá-lo à pessoa B.

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