Um conjunto de instruções deve ajudar o leitor a realizar uma tarefa com rapidez, eficiência e sucesso. É importante fornecer todos os detalhes. Omissões ou erros podem frustrar o leitor. Use as seguintes diretrizes para ajudá-lo a escrever um conjunto de instruções.
Passos
Parte 1 de 4: Preparação para escrever instruções
Etapa 1. Conheça o seu público
A primeira coisa a fazer ao escrever instruções é conhecer o seu público. Para quem você está escrevendo? Essas pessoas são especialistas ou novatos? Conhecer o seu público ajuda você a escolher suas palavras, seu nível de detalhe e a maneira como você estrutura as instruções.
- Por exemplo, se você estivesse explicando como fazer um bolo para um chef profissional, não teria que explicar como dobrar os ingredientes, por que é importante levar os ovos à temperatura ambiente ou a diferença entre multiuso e farinha com fermento. Se você estava explicando isso para alguém que não sabe cozinhar, essas definições e explicações podem fazer a diferença entre um bolo bom e um bolo ruim.
- Errar por excesso de cautela e não tratar o público como um especialista. Isso garante que suas instruções sejam sempre claras e possam ser seguidas.
Etapa 2. Identifique todas as ferramentas necessárias
Antes de começar, certifique-se de declarar claramente o que é necessário para concluir com êxito as instruções. Pode ser uma lista de ingredientes ou um grupo de ferramentas.
Etapa 3. Execute a tarefa
Uma ótima maneira de obter instruções claras é passar pelo processo sozinho. Dessa forma, você pode anotar etapas específicas. Se você tentar fazer algo de memória, pode não se lembrar de tudo. Em seguida, peça a outra pessoa para executar a tarefa. Peça feedback sobre quaisquer etapas confusas ou pouco claras.
- Tenha cuidado para não deixar nada de fora. Se você pular etapas importantes, será impossível para o leitor concluir a tarefa. Além disso, certifique-se de não escrever as etapas fora de ordem.
- Por exemplo, se você disser "Misture os ingredientes com uma batedeira. Coloque no forno a 350 graus", o leitor pode pensar que você colocou a tigela no forno.
Parte 2 de 4: redigindo as instruções
Etapa 1. Mantenha a simplicidade
A instrução eficaz é simples. Não use parágrafos longos e complicados. Em vez disso, use frases curtas e claras, tópicos e recursos visuais.
Etapa 2. Use palavras ativas
As instruções devem estar repletas de palavras ativas e descritivas. Comece seus passos com verbos de ação. Isso dá ao leitor uma ação clara a ser executada. Cada etapa deve ser lida como um comando e usar o modo imperativo.
- Ao definir ou explicar, use o máximo de linguagem descritiva possível.
- Por exemplo, diga "Adicione dois ovos" em vez de "Dois ovos devem ser adicionados à mistura para bolo".
Etapa 3. Adicione apenas as informações necessárias
Ao incluir informações adicionais, certifique-se de incluir apenas o necessário. Pergunte a si mesmo: "O leitor precisa conhecer esta definição para entender as instruções?" ou "O leitor precisa desta dica para concluir esta tarefa com sucesso?"
Evite adicionar informações desnecessárias. Definições, dicas, etapas ou informações desnecessárias podem confundir seus leitores, tornando difícil seguir as instruções
Etapa 4. Dirija-se ao leitor
Ao escrever as instruções, você deve se dirigir ao leitor. Faça isso usando a palavra "você". Isso ajuda a conduzir o leitor pessoalmente pelas etapas.
Etapa 5. Seja específico
Ao escrever instruções, seja o mais específico possível. Descreva exatamente o que eles fazem. Isso inclui a maneira como eles viram uma chave inglesa, quantos pés eles andam ou qual deve ser a consistência do bolo quando eles estiverem prontos.
- Dê todas as medidas exatamente. Se alguém precisar cortar 5/8 de polegada de uma placa, diga isso.
- Por exemplo, se você estiver fazendo um bolo, não espere até a etapa 4 para dizer: "Antes de misturar os ingredientes, peneire a farinha e leve os ovos à temperatura ambiente".
Etapa 6. Use a sequência e as transições de tempo
As transições ajudam a conectar as etapas umas às outras. Eles também ajudam a relacionar as idéias. Nas instruções, você usará transições de sequência e tempo. Isso ajuda o leitor a entender as instruções passo a passo.
Algumas transições comuns são: primeiro, próximo, então, finalmente, depois, antes
Parte 3 de 4: Apresentando as instruções
Etapa 1. Inclua uma introdução
Antes de começar a detalhar as instruções, você precisa dar ao leitor uma breve introdução. Esta introdução explica o que o leitor deve ser capaz de fazer após as instruções. Ele também fornece uma visão geral do procedimento. Isso deve ser escrito em linguagem clara e simples.
- Declare o propósito das instruções, quem deve lê-las e em que situação pode ser necessário o procedimento.
- Você pode falar sobre o que o procedimento não faz.
- Você também pode fornecer informações básicas na introdução.
- A introdução pode mencionar quaisquer advertências ou informações importantes necessárias antes que o leitor inicie o processo. Mas lembre-se de que a maioria das pessoas pulará a introdução, então não coloque nada importante na introdução que você não colocou em outro lugar.
- Por exemplo, "Estas instruções fornecem informações sobre como assar um bolo de chocolate. A primeira seção explica como combinar os ingredientes úmidos e secos e a segunda seção explica como assar corretamente." # Coloque as etapas em ordem sequencial. As instruções precisam estar em uma ordem específica. As tarefas devem seguir logicamente uma após a outra. A etapa 1 deve ser concluída antes de você passar para a etapa 2. A organização é fundamental para redigir as instruções.
- Se não importa em que ordem algo é feito, comece com o mais importante.
Etapa 2. Organize suas etapas em pré-requisitos
As instruções são compostas de tarefas inter-relacionadas sequenciais. Antes de começar a escrever suas instruções, você deve decidir quais etapas são pré-requisitos. Isso significa que você deve decidir o que deve ser feito primeiro para concluir a tarefa geral.
Por exemplo, se você está fazendo um bolo, deve aquecer o forno, misturar os ingredientes e fazer a cobertura antes de terminar o bolo
Etapa 3. Divida as instruções em tarefas separadas
A maioria das instruções contém várias tarefas que devem ser concluídas para que o procedimento seja concluído. Organizar as instruções em partes separadas para cada tarefa ajuda a ler as instruções com clareza e da forma mais simples possível para o leitor.
- Por exemplo, se você estiver trabalhando em um carro, há várias coisas que você deve fazer antes de colocar o motor no motor. Você deve colocar o carro em um macaco, remover outras peças do carro ou remover as tampas. Cada uma dessas tarefas requer seus próprios conjuntos de instruções. Você deve dividir cada tarefa em uma parte separada com seu próprio conjunto exclusivo de instruções.
- Essas partes, assim como as etapas, seguem em ordem sequencial. Você não pode remover a tampa do motor antes de levantar o carro ou remover a peça que o bloqueia. As peças devem ser listadas na ordem em que precisam ser concluídas.
- Tente manter cada tarefa em torno de 10 etapas. Se você passar de 10 etapas, encontre outra tarefa ou parte para dividir o procedimento.
- Isso ajuda as pessoas a voltarem e acompanharem seu progresso. Eles saberão quando tiverem concluído uma parte com êxito. Além disso, se eles cometeram um erro, podem voltar e consertar sem ter que refazer todo o conjunto de instruções.
Etapa 4. Identifique cada tarefa com clareza
Para ajudar o leitor a entender as instruções, identifique cada seção das instruções com clareza. O título da tarefa deve resumir o que aquela tarefa ou parte específica cobre. O leitor deve compreender a tarefa que aprenderá a fazer antes de começar.
Etapa 5. Coloque uma etapa em uma frase
As frases para as etapas devem ser curtas e incluir apenas uma etapa por frase. Isso garante que você divida a tarefa em ações separadas, em vez de fazer cada etapa com várias ações.
Se uma etapa possui uma ação relacionada que deve ser concluída em conjunto, explique-as em sua sequência na mesma frase. Por exemplo, "Antes de colocar o bolo na assadeira, cubra a assadeira com spray de cozinha" ou "Cubra a forma com spray de cozinha. Em seguida, despeje o bolo na assadeira"
Etapa 6. Forneça etapas rastreáveis
Uma chave importante para as instruções é ajudar o leitor a rastrear seu progresso. Fornece subetapas que permitem que eles vejam que fizeram algo correto. Pode ser parecido com: "Quando você tiver ___________, você verá _________."
Por exemplo, "Quando o bolo estiver pronto, insira um palito no meio. Se o palito sair limpo, o bolo está pronto."
Etapa 7. Inclua quaisquer etapas alternativas
Para algumas etapas, pode haver várias maneiras de fazer a mesma coisa. Certifique-se de explicar as diferentes maneiras pelas quais a etapa pode ser realizada.
- Se houver condições que tornem um passo melhor em uma determinada situação, discuta isso.
- Se uma etapa for mais fácil, mais barata ou mais eficaz, certifique-se de explicar isso.
Etapa 8. Use subetapas, se necessário
Para alguns procedimentos, pode ser necessário dividi-lo ainda mais com subetapas. As subetapas só devem ser usadas se forem muito pequenas para serem consideradas uma etapa própria. As subetapas ajudam a dividir a etapa em partes ou sequências de eventos separadas.
Adicione informações suplementares às subetapas. Essas informações fornecem mais detalhes sobre a etapa, como a aparência de algo antes e depois ou por que a etapa é importante
Etapa 9. Coloque avisos e condições no início
Se houver coisas que o leitor precisa saber, fazer ou compreender antes de iniciar a tarefa, certifique-se de dizer isso a eles no início da etapa.
Etapa 10. Antecipe os problemas
Pense em lugares onde seus leitores podem ter problemas. Em seguida, ofereça conselhos sobre solução de problemas. Você também pode fornecer exemplos de coisas que podem dar errado se forem concluídas uma etapa incorretamente.
Esta etapa é extremamente importante. Se você mesmo concluiu as instruções, já sabe onde pode encontrar problemas. É por isso que é importante seguir o processo à medida que escreve as instruções
Etapa 11. Conclua as instruções
Isto é muito importante. Algumas instruções não ficam completas quando o último prego é martelado ou quando o bolo sai do forno. Pense no que mais a pessoa precisa fazer. Se você puder pensar em um "e agora?" você ainda tem outras etapas a adicionar.
Parte 4 de 4: Concluindo as instruções
Etapa 1. Formate as instruções
Ao escrever instruções, certifique-se de formatá-las de forma clara. Isso ajuda o leitor a entender como ler as instruções e não se confundir.
- Use um título para rotular cada parte discreta das instruções.
- Use números ao listar as etapas em ordem.
- Use marcadores para listar alternativas, informações adicionais ou qualquer outra coisa nas etapas.
- Separe visualmente as etapas. Coloque um espaço entre as etapas para mostrar a diferença.
Etapa 2. Escolha um título eficaz
O título das instruções deve fornecer uma visualização exata do que as instruções explicam.
Por exemplo, "Instruções para assar um bolo de chocolate sem ovos" é muito mais específico do que "Bolo de chocolate"
Etapa 3. Use recursos visuais e diagramas, se necessário
Algumas instruções requerem diagramas, imagens, gráficos ou outros recursos visuais para ajudar. Complemente as instruções com esses recursos visuais quando necessário. Os visuais devem repetir as ideias da prosa, não apresentar nenhuma informação nova. Os visuais são material suplementar.