Escrever um relatório de trabalho pode parecer opressor, mas pode ser mais fácil do que você pensa. Os relatórios de trabalho são normalmente usados para explicar seu progresso em um projeto de trabalho ou fornecer suas conclusões e recomendações com relação a um problema no local de trabalho. Para escrever facilmente um relatório de trabalho eficaz, comece considerando seu propósito, público, pesquisa e mensagem. Em seguida, elabore seu relatório usando um formato típico para relatórios de negócios. Finalmente, você pode revisar o relatório para torná-lo eficaz.
Passos
Parte 1 de 3: Planejando um Relatório de Trabalho
Etapa 1. Identifique o propósito e o tópico de seu relatório
Em alguns casos, pode ter sido solicitado um relatório. Seu objetivo ou tópico provavelmente será incluído na solicitação. Se você não tem certeza sobre o seu propósito ou tópico, considere a mensagem que você está enviando ao seu público. Você também pode falar com seu chefe ou supervisor para obter esclarecimentos.
Por exemplo, seu objetivo pode ser analisar um problema de negócios, explicar os resultados de um projeto em que você trabalhou ou fornecer ao seu supervisor uma visão geral do andamento do trabalho
Etapa 2. Escolha um tom e uma linguagem adequados ao seu público
Considere o que seu público já sabe, bem como o nível de jargão que eles entenderão. Ao escrever um relatório de trabalho, muitas vezes você pode usar mais linguagem e jargão profissional do que ao escrever para o público em geral.
- Quem vai ler seu relatório? Inclua qualquer pessoa que possa usar razoavelmente o relatório em seu público.
- Se você estiver escrevendo para diferentes tipos de leitores, inclua todas as informações necessárias para o leitor menos informado entender. No entanto, use títulos para cada seção para que leitores informados possam pular informações que são redundantes para eles. Você também pode incluir seções para cada público abordar suas preocupações.
Etapa 3. Reúna sua pesquisa e materiais de apoio, se aplicável
Inclua os materiais que você usou para chegar às suas conclusões ou desenvolver suas recomendações. Você consultará esses materiais ao preparar seu relatório, além disso, pode ser necessário incluí-los nos apêndices de seu relatório. Aqui estão os tipos de materiais que você pode incluir ao preparar seu relatório:
- Informação financeira
- Gráficos
- Gráficos
- Informação estatística
- pesquisas
- Questionários
- Entrevistas com especialistas, colegas de trabalho, clientes, etc.
Etapa 4. Revise seu progresso se você estiver escrevendo um relatório de progresso
Um bom relatório de progresso fornecerá uma visão geral rápida do trabalho que você fez, o que você está prestes a fazer a seguir e se o projeto está ou não no caminho certo. É melhor pensar nisso como uma resposta às dúvidas que as pessoas possam ter sobre o seu projeto. Aqui estão os itens a serem incluídos em seu relatório:
- O escopo do projeto mudou?
- Que tarefas você realizou desde o último relatório de progresso?
- Que tarefas você fará a seguir?
- Você está no caminho certo para concluir o projeto no prazo? Se não, por quê?
- Que obstáculos você encontrou e como irá superá-los?
- Você aprendeu alguma lição este mês?
Etapa 5. Descreva as informações que você precisa incluir em seu relatório
Anote suas idéias em um esboço solto para ajudar a orientar sua redação. Conforme você delineia, desenvolva títulos para seu relatório para ajudá-lo a organizar o que você precisa dizer. Seu esboço não precisa ser organizado ou bem desenvolvido, pois é apenas para seu uso.
- Na maioria dos casos, você começará seu relatório explicando seus resultados, conclusões ou recomendações. Em seguida, explique como você chegou a esse ponto e seu raciocínio, se aplicável.
- Se você está prestes a fazer uma conclusão ou recomendação controversa, explique seu processo e raciocínio primeiro, para que seu público possa entender por que você chegou a essa ideia.
Parte 2 de 3: Elaboração de um Relatório de Trabalho
Etapa 1. Use uma capa ou página de título
Sua página de título deve fornecer o nome do seu relatório, seguido pela data em que você o enviou em uma linha separada. Em uma terceira linha, liste os nomes de todos os autores. Em seguida, escreva o nome da sua organização na quarta linha.
- Em alguns casos, você também pode incluir uma carta de apresentação para explicar por que escreveu o relatório, o que ele inclui e o que você acha que precisa ser feito a seguir. Isso é mais comum para relatórios que levam muito tempo para serem preparados ou exigem uma explicação adicional antes de o leitor olhar para o relatório em si.
- Para um relatório de progresso, liste seu nome, nome do projeto, data e período do relatório em uma página de título. Coloque cada item em uma linha separada. Você pode rotular cada linha com “nome”, “nome do projeto”, “data” e “período do relatório” ou pode apenas listar as informações.
- Pergunte ao seu chefe se há recomendações específicas para a formatação do seu relatório de trabalho. Eles são seu melhor recurso para preparar seu relatório.
Etapa 2. Forneça um resumo executivo detalhando as principais informações
Inclua suas conclusões, justificativas e recomendações. Isso permite que alguém entenda os pontos principais do seu relatório sem ler o artigo inteiro. Você não precisa escrever uma explicação detalhada, mas o leitor deve entender do que se trata o relatório. Seu resumo executivo deve ter 0,5 a 1 página.
- Você não precisa resumir todo o relatório. Concentre-se apenas nas ideias mais importantes do relatório, como as principais recomendações ou conclusões que você está apresentando.
- Se você estiver escrevendo um relatório de progresso, pode pular esta seção.
Etapa 3. Inclua um sumário listando o que está em seu relatório
Liste os títulos das seções no índice, bem como os números das páginas onde essa seção começa. Isso permite que seus leitores naveguem facilmente em seu relatório e encontrem as informações de que precisam.
- Use títulos e cabeçalhos para cada seção para que seu relatório seja fácil de ler.
- Se você estiver escrevendo um relatório de progresso, geralmente não precisa incluir um índice, a menos que seu chefe prefira que você o faça. No entanto, inclua títulos e cabeçalhos para cada seção para facilitar a navegação em seu relatório.
Etapa 4. Escreva uma introdução para fornecer uma visão geral do relatório
Diga ao leitor o que o levou a escrever este relatório de trabalho. Resuma o contexto em torno do relatório e explique seu propósito. Visualize as perguntas que você responderá ou o problema que resolverá. Dê o escopo de seu relatório, bem como um roteiro de seu conteúdo.
- Sua introdução não precisa ser longa. Seja direto e específico para que seu leitor compreenda o contexto e o propósito sem uma explicação longa.
- Escreva de 2 a 4 parágrafos para sua introdução.
- Para um relatório de progresso, sua introdução deve ter apenas 1-2 parágrafos. Deve resumir seu projeto e o que você espera realizar. Você também pode visualizar o trabalho que concluiu e o que planeja fazer a seguir.
Etapa 5. Explique os resultados ou conclusões que você está apresentando
Dê uma visão geral básica da pesquisa ou avaliações que você concluiu relacionadas a este projeto. Em seguida, discuta e interprete suas descobertas e como elas se relacionam com o tópico de seu relatório.
- Na maioria dos casos, esta seção incluirá um parágrafo introdutório e uma lista das conclusões a que você chegou.
- Aqui está o que uma conclusão pode parecer: “1. Nossa população está envelhecendo, levando a mais riscos à saúde de nossa clientela.”
- Se você estiver escrevendo um relatório de progresso, não terá quaisquer resultados ou conclusões para apresentar. Em vez disso, liste suas realizações ou tarefas concluídas na seção após sua introdução. Você também pode fornecer um parágrafo curto de 2-4 frases nesta seção. No entanto, uma lista geralmente é suficiente. Você pode listar “Levantou $ 200 para pagar a barraca do festival”, “Contratou com seu plano de festa para gerenciar o planejamento do festival” e “Pesquisou 1.500 residentes para coletar a opinião do público”.
Etapa 6. Dê suas recomendações para seguir em frente
Suas recomendações devem explicar o que acontecerá no futuro. Explique o que suas soluções resolverão e como elas se relacionam com suas conclusões. Depois de escrever sua explicação, forneça suas recomendações em uma lista numerada, começando cada uma com um verbo. Liste suas recomendações da mais importante para a menos importante.
- Por exemplo, você pode escrever: “1. Treine todos os funcionários para realizar a RCP.”
- Se você estiver escrevendo um relatório de progresso, em vez disso, listará as próximas tarefas ou metas que planeja realizar em seu próximo período de trabalho. Por exemplo, você pode listar “Encontrar fornecedores para o festival”, “Aprovar designs do festival” e “Solicitar pôsteres promocionais”.
Etapa 7. Discuta seu processo e raciocínio para chegar às suas conclusões
Explique como você abordou o tópico, questão ou problema. Revise suas descobertas e explique como elas levam a suas recomendações. Separe sua discussão em diferentes seções com títulos que informam ao leitor o que está incluído nessa seção.
- Isso inclui uma discussão mais longa de sua pesquisa e avaliações.
- Esta seção deve ser a mais longa em seu relatório.
- Se você estiver escrevendo um relatório de progresso, pode pular esta seção. Em seu lugar, inclua uma seção sobre os obstáculos que você enfrentou ao trabalhar no projeto, bem como como você os superou. Você pode escrever: “Muitos residentes não devolveram a pesquisa porque ela não incluía postagem pré-paga. Seguindo em frente, incluiremos a postagem em nossas pesquisas ou daremos aos residentes a opção de fazer suas pesquisas digitalmente.”
Etapa 8. Liste todas as referências que você usou na preparação do seu relatório
As referências podem incluir artigos de jornais, notícias, entrevistas, pesquisas, questionários, descobertas estatísticas e outras informações relacionadas. Cite essas referências no final de seu relatório, rotulando a página “Referências”.
- A menos que seja instruído de outra forma, use a formatação APA para relatórios de negócios.
- Você pode pular esta seção se estiver preparando um relatório de progresso.
Etapa 9. Forneça apêndices para materiais como pesquisas, questionários ou e-mails
Nem todo relatório de trabalho precisa de apêndices. No entanto, você pode incluí-los se quiser fornecer ao seu leitor materiais que você referenciou ou informações adicionais que podem ajudá-los a entender melhor o tópico ou suas descobertas. Etiquete cada apêndice com uma letra separada.
- Por exemplo, você pode ter “Apêndice A,” “Apêndice B,” e “Apêndice C.”
- Se você estiver escrevendo um relatório de progresso, não precisa incluir esta seção.
Etapa 10. Inclua uma breve conclusão resumindo suas descobertas ou progresso
Você pode não precisar incluir uma conclusão, mas escrever uma pode fornecer uma boa recapitulação de seus esforços. Limite as suas conclusões a 3 a 4 frases, resumindo as informações que apresentou no seu relatório.
Você pode escrever: “O projeto de planejamento do festival de artes está em vias de ser concluído dentro do cronograma. Concluímos 90% de nossas atividades de pré-planejamento e agora estamos mudando a atenção para a compra de materiais. O projeto não tem obstáculos pendentes, mas vamos resolver qualquer um que surgir no futuro.”
Parte 3 de 3: Tornando seu relatório eficaz
Etapa 1. Use títulos claros para ajudar seu público a navegar pelo relatório
Crie títulos que sejam diretos e diretos ao ponto. O leitor deve saber exatamente o que seu relatório inclui.
- Seus títulos podem incluir: Introdução, Tarefas Concluídas, Metas para o Próximo Trimestre, Obstáculos e Soluções e Conclusão.
- Adapte seus títulos para caber nas informações de seu relatório.
- Para um relatório de progresso, seu público provavelmente será seu supervisor, equipe ou clientes.
Etapa 2. Use uma linguagem simples e direta para transmitir suas idéias
Um relatório de trabalho não precisa incluir palavras complicadas e frases criativas. Você só precisa transmitir seu ponto de vista ao leitor. Expresse suas idéias com as palavras mais simples possíveis, indo direto ao ponto.
Você escreveria: "As receitas aumentaram 50% no quarto trimestre", em vez de "As receitas dispararam 50% para gerar ganhos estelares no quarto trimestre"
Etapa 3. Use uma redação concisa para manter seu relatório o mais breve possível
Escrever mais do que o necessário desperdiça seu tempo e o tempo de seus leitores. Corte o buço e vá direto ao ponto.
- Lembre-se de que alguns relatórios de trabalho podem ser longos, pois podem abranger muitas informações. No entanto, sua redação ainda deve ser concisa.
- Não há problema em escrever, "As vendas aumentaram no último trimestre depois que a equipe de vendas implementou a chamada não solicitada", em vez de "Vimos um aumento exponencial nas receitas no último trimestre de vendas, pois nossos talentosos e dedicados vendedores começaram a fazer chamadas não solicitadas para clientes em potencial. peça-lhes que comprem mais produtos. "
Etapa 4. Expresse suas idéias usando uma linguagem objetiva e não emocional
Atenha-se aos fatos e deixe o leitor tirar conclusões com base em uma visão objetiva do assunto. Embora você possa fazer recomendações sobre como proceder em uma questão, não tente evocar as emoções do leitor para persuadi-lo. Permita que o leitor forme suas próprias idéias e julgamentos com base em uma visão objetiva dos fatos.
Em vez de escrever, "Funcionários descomprometidos têm moral baixo, fazendo com que o escritório pareça uma máquina sem alma", você poderia escrever: "Funcionários cujos índices de produtividade foram avaliados abaixo de outros relataram sentir-se desinteressados"
Etapa 5. Evite usar gírias, bem como a palavra "I" na maioria dos relatórios
Pode ser apropriado usar "I" em um relatório de progresso, se você estiver escrevendo sobre um projeto no qual está trabalhando sozinho. Caso contrário, não use a palavra "eu" ou qualquer gíria em seu relatório de trabalho. No entanto, não há problema em usar "você" quando estiver dirigindo uma frase para o leitor pretendido.
Mantenha seu idioma profissional ao longo de seu relatório
Etapa 6. Revise seu relatório para garantir que não contenha erros
Erros de gramática e ortografia prejudicarão o profissionalismo de seu relatório de trabalho. É essencial que você leia o relatório para verificar se não há erros de digitação, formulação inadequada ou palavras usadas incorretamente. É melhor revisar seu relatório pelo menos duas vezes.
- Se possível, peça a outra pessoa para revisar seu relatório para você, pois é difícil identificar todos os seus próprios erros.
- Se o tempo permitir, reserve seu relatório por pelo menos 24 horas antes de revisá-lo.
Pontas
- Depois de escrever seu primeiro relatório de trabalho, você pode usá-lo como um modelo para relatórios futuros.
- Seu local de trabalho pode ter um modelo para relatórios de trabalho. Converse com seu supervisor para ver se você pode usar um modelo para o seu relatório.
- Se possível, baseie seu formato de relatório em um relatório de trabalho existente de sua empresa ou organização. Verifique os arquivos em seu escritório ou peça a seu colega de trabalho ou supervisor uma cópia de um relatório existente.