Seja em um ambiente universitário ou no mercado de trabalho, um relatório de tecnologia da informação (TI) descreve uma questão tecnológica específica e a pesquisa que você concluiu para responder a essa questão. Como resultado de sua pesquisa, você chegará a conclusões específicas e, em seguida, apresentará recomendações sobre como implementar suas conclusões no setor que você estudou ou trabalha. Os relatórios de TI são projetados para que os leitores não precisem necessariamente ler todas as seções para compreender o impulso de suas descobertas. Por causa disso, sua estrutura é estereotipada e previsível.
Passos
Parte 1 de 3: Formatando seu relatório
Etapa 1. Crie uma página de título para o seu relatório
A página de título de seu relatório é normalmente sua própria página separada, seguida pelo próprio relatório. Além do título de seu relatório, a página de título normalmente inclui seu nome, a data e para quem você está escrevendo o relatório.
- Por exemplo, se você estiver na escola, sua página de título incluirá o nome da turma para a qual você está escrevendo o relatório junto com seu professor ou instrutor.
- Se você está escrevendo o relatório para a obtenção de um determinado grau, a página de título geralmente inclui uma linguagem para esse efeito. Por exemplo, você pode escrever "Enviado em cumprimento aos requisitos para o grau MSIT."
Etapa 2. Faça um esboço dos títulos de cada seção
Alguns dos cabeçalhos de um relatório de TI, incluindo a introdução, o resumo executivo, as referências e os apêndices, serão os mesmos, independentemente do assunto do relatório. No entanto, para o corpo principal do seu relatório, os títulos refletirão o problema específico que você estudou.
- Os relatórios de TI geralmente usam um sistema de numeração decimal padrão. As seções principais começam em "1.0" e continuam consecutivamente. As subseções são rotuladas como "1.1", subseções "1.1.1" e assim por diante.
- Certifique-se de que todos os seus títulos tenham uma estrutura consistente e paralela. Por exemplo, se um de seus títulos for uma frase gerúndio, como "Avaliando Estilos de Gerenciamento de Informações", o restante de seus títulos deve estar na mesma estrutura.
Etapa 3. Formate seu sumário
Seu índice inclui cada uma das seções e subseções de seu relatório e o número da página em que cada uma delas começa. Um índice facilita para o leitor pular entre as seções.
A maioria dos programas de processamento de texto possui um modelo funcional que permite gerar automaticamente um índice analítico. O índice irá então atualizar os números das páginas conforme você esboça ou revisa seu relatório
Etapa 4. Crie sua lista de referência usando o método de citação apropriado
Se você formatar suas referências antes de começar a redigir seu relatório, poderá inseri-las mais facilmente sem interromper sua redação. Se você tiver alguma dúvida sobre formatação, poderá verificá-la agora sem que pareça uma distração.
Se você não consegue descobrir como formatar a referência para uma fonte incomum, você pode ter que parar de escrever seu relatório e procurar a referência no guia de estilo apropriado ou online. Se você está no meio da redação do seu relatório, isso pode acabar tirando um pouco do seu tempo e atenção
Gorjeta:
Nesse estágio, inclua todas as referências potenciais que você encontrou em sua pesquisa. Depois de escrever seu relatório, você pode excluir todas as fontes que acabou não usando.
Parte 2 de 3: redigindo seu relatório
Etapa 1. Inclua um glossário de quaisquer abreviações ou termos técnicos usados em seu relatório
Liste abreviações, acrônimos e outros termos técnicos de arte que você usa em seu relatório em uma página separada no início de seu relatório. Dessa forma, você não precisa perder espaço em seu relatório definindo esses termos.
Se você ainda não escreveu seu relatório, talvez ainda não tenha uma lista completa. Ao começar a editar seu artigo, você pode voltar e adicionar palavras que você perdeu
Etapa 2. Forneça informações básicas em sua introdução
O objetivo da introdução é contextualizar o seu relatório e explicar a sua finalidade. Você também pode incluir um resumo de seu processo de pesquisa e os resultados de seu trabalho.
As introduções geralmente incluem um parágrafo que descreve a estrutura do seu relatório. Geralmente, é mais fácil esperar e escrever este parágrafo depois de terminar seu relatório para garantir sua precisão
Etapa 3. Descreva as informações e evidências que você encontrou
O corpo do seu relatório consiste em seções que apresentam suas informações, juntamente com exemplos e evidências de sua pesquisa. Organize essas informações de forma lógica, usando títulos e subtítulos apropriados que permitirão ao leitor navegar facilmente em seu relatório.
Embora a maior parte do seu texto deva ser parágrafos inteiros, você também pode quebrar grandes blocos de texto com listas numeradas ou com marcadores, quando apropriado
Gorjeta:
Incluir figuras e tabelas ajuda a comunicar informações com mais eficiência para que seu leitor possa compreender suas descobertas rapidamente.
Etapa 4. Apresente recomendações com base em suas descobertas
Suas recomendações serão diferentes com base no seu público e no motivo pelo qual você escreveu o relatório. Geralmente, suas recomendações fornecem sugestões específicas sobre como implementar suas conclusões ou aplicar as informações que você descobriu por meio de sua pesquisa.
- Se você estiver escrevendo no ambiente universitário, suas recomendações podem incluir questões adicionais levantadas por suas descobertas, onde pesquisas adicionais poderiam ser feitas.
- Se você estiver escrevendo no ambiente de trabalho, suas recomendações provavelmente incluiriam maneiras de seu empregador implementar suas descobertas ou corrigir problemas que você descobriu em sua pesquisa.
Etapa 5. Adicione apêndices com dados brutos ou outros detalhes, se necessário
Os apêndices incluem dados brutos, desenhos detalhados, codificação, cálculos e outras informações de suporte que não cabem em seu relatório. Você pode pensar nisso como uma informação que exigiria que seu leitor se metesse "nas ervas daninhas" do seu relatório.
- As informações em seus apêndices podem não ser do interesse do leitor médio, principalmente se você estiver escrevendo em um ambiente de trabalho. No entanto, são informações que outros pesquisadores gostariam de estudar.
- Os apêndices normalmente recebem um número ou uma letra e um título. Ao discutir as informações em seu texto que se relacionam a um apêndice específico, use uma referência entre parênteses para indicar aos leitores. Por exemplo, você pode escrever "Os dados brutos acumulados no uso da mídia social são apresentados no Apêndice 1".
Etapa 6. Crie o sumário executivo ou o resumo por último
O resumo executivo fornece um instantâneo de seu relatório para leitores ocupados que desejam apenas obter a essência do relatório sem ter que ler tudo. Por resumir seu relatório, normalmente é mais fácil escrever se você esperar até terminar o relatório.
- Pode ser útil anotar as informações que você deseja incluir no resumo ao redigir seu relatório.
- Para um relatório mais curto, o resumo executivo normalmente terá apenas 100-200 palavras. No máximo, pode ter até uma página. No entanto, nunca deve ser mais longo do que uma página.
Parte 3 de 3: Fazendo suas edições finais
Etapa 1. Compare seu relatório com as instruções ou diretrizes que você recebeu
Se o seu instrutor ou empregador tinha objetivos específicos para o seu relatório, leia o relatório e certifique-se de que atenda a todos esses objetivos. Se houver instruções específicas que você deveria seguir, use-as como uma lista de verificação para ter certeza de que cumpriu sua tarefa.
Se uma determinada instrução ou diretriz for impossível de seguir, você pode adicionar uma frase ou duas ao seu relatório que reconheça que não foi seguida e explique o motivo
Etapa 2. Edite seu relatório para consistência e clareza
Seu relatório deve estar livre de jargões e termos altamente técnicos e de fácil compreensão para a pessoa comum. Leia seu relatório em voz alta para identificar as passagens que são difíceis de seguir. Se você tropeçar ao ler, isso é um sinal de que encontrou uma área que precisa de algum trabalho.
Certifique-se de que as informações apresentadas em seu relatório sejam completas e precisas, sem lacunas ou suposições que possam fazer com que o leitor questione suas conclusões ou recomendações. A criação de uma estrutura de tópicos de seu relatório (às vezes chamada de "estrutura de tópicos reversa") pode ajudá-lo a encontrar lacunas
Etapa 3. Corrigir erros de gramática e pontuação
Deixe a revisão para a última ou penúltima revisão de seu relatório. Cada vez que você revisa, você está potencialmente introduzindo novos erros, o que significa que você terá que revisar tudo de novo.
- Leia seu relatório lentamente, concentrando-se em cada frase por si só. Também pode ajudar começar no final e ler uma palavra de cada vez para trás, para detectar possíveis erros ortográficos.
- Seu programa de processamento de texto provavelmente tem verificação gramatical e ortográfica. No entanto, não confie apenas nisso, porque muitas vezes deixam de detectar erros. Por exemplo, se você tiver um erro ortográfico homófono (digamos, "acenar" em vez de "dispensar"), seu corretor ortográfico não pegaria porque são ambas palavras.
Etapa 4. Entregue seu relatório a pelo menos uma outra pessoa para verificar se há erros
Como você escreveu seu relatório, não é necessariamente a melhor pessoa para editá-lo. Um novo par de olhos captará coisas que você pode pular várias vezes.
É uma boa ideia deixar pelo menos uma pessoa ler seu relatório que não sabe nada (ou quase nada) sobre o assunto de seu relatório. Eles podem apontar termos de arte ou frases confusas que podem ter passado despercebidas
Gorjeta:
Se você tiver agradecimentos em seu relatório, inclua os nomes de pessoas que verificaram seu relatório e ofereceram sugestões para melhorá-lo.
Etapa 5. Finalize seu índice, definições e referências
Quando terminar de editar, verifique seu índice, definições e referências para certificar-se de que eles ainda refletem seu relatório completamente. Atualize essas seções de seu relatório para incluir quaisquer adições feitas durante as revisões.
- Verifique a pontuação e a formatação de suas referências cuidadosamente para garantir que estejam de acordo com o guia de estilo que você deve seguir.
- Se você usou um modelo de geração automática para criar seu sumário, verifique novamente os números das páginas e certifique-se de que estão corretos.
Etapa 6. Revise seu relatório pelo menos mais uma vez antes de enviá-lo
Faça da revisão uma parte separada do seu processo de edição. Ignore o conteúdo do seu relatório e concentre-se na mecânica - formatação, pontuação e ortografia.
- Certifique-se de que todos os títulos e números em seu relatório estejam alinhados e formatados de forma consistente.
- Ler seu relatório de trás para frente, uma palavra de cada vez, ajudará você a se concentrar na grafia de palavras individuais para corrigir erros ortográficos.
- Ler em voz alta pode ajudá-lo a localizar erros de pontuação, bem como lugares onde sua escrita não é tão clara quanto poderia ser.