O rascunho é uma etapa muito importante no desenvolvimento de um bom relatório. É a fase em que as ideias são formadas ao pormenor, a escrita é esclarecida e os diagramas e tal são acrescentados, mas o trabalho não está finalizado. Este é o momento em que outras pessoas leem o relatório, adicionam suas contribuições, sugestões e críticas; eles podem encontrar erros, fazer alterações e redirecionar o conteúdo de determinadas maneiras. Como tal, o relatório preliminar precisa ser bom o suficiente para estar "quase" pronto, mas feito com o objetivo de fazer várias emendas depois de ficar claro o que precisa ser melhorado.
Passos
Etapa 1. Planeje o relatório
Isso pode ser ajudado produzindo um índice desde o início, embora a exatidão disso possa mudar à medida que o relatório é escrito. Ele serve como uma ótima orientação a ser seguida à medida que você adiciona "carne aos ossos".
Considere quando é melhor deixar a introdução, a conclusão e o resumo executivo (se estiver escrevendo um) para o final. Essas partes geralmente são aprimoradas ao se relacionar com as informações já contidas no corpo do relatório, embora muitas vezes você se sinta inclinado a escrever resumos básicos para cada uma
Etapa 2. Faça a pesquisa de fundo
Isso pode consistir na leitura de livros, artigos, sites, periódicos e outros, bem como na realização de entrevistas, visitas a sites de campo, observação de processos e assim por diante. Reúna todas as informações necessárias, transformando-as em diagramas, fotos, representações pictóricas, etc., se necessário. Pode envolver a realização de experimentos, testes ou ensaios, caso em que estes precisam ser devidamente documentados e contextualizados para o relatório.
- As informações de pesquisa coletadas podem ser armazenadas em cartões de anotações, em um livro de escrita, digitalmente ou de outras maneiras que funcionem para você. O principal é garantir que você tenha fácil acesso às informações, que não seja uma pilha bagunçada que simplesmente o confunda e que seja tão extensa quanto o necessário para seu relatório. Se houver links faltando ou áreas de pesquisa inacabadas, certifique-se de anotar isso, para que você não negligencie acidentalmente ao redigir o relatório.
- Economize muito tempo anotando o autor, o dia em que foi publicado, quem o publicou e quaisquer outros identificadores. As informações sem esses detalhes importantes são dolorosas para você, pois você terá que voltar atrás para confirmar a fonte e isso às vezes pode ser muito demorado.
Etapa 3. Determine o formato necessário
No início, decida que tipo de sistema de numeração deve ser usado. Isso geralmente será determinado pelo seu local de trabalho, preferências do cliente ou instituição educacional. Se houver uma formatação preferida, não se desvie dela sem permissão ou bom motivo. Muitos lugares usam o estilo de formatação para se conformar a uma abordagem esperada ou para representar o padrão de cada publicação para aquela organização. Se você não tem certeza do que é, descubra primeiro; ele economiza muito esforço ao escrever para corrigi-lo desde o início.
Descubra também noções básicas como requisitos de recuo, estilo de citação, uso de caixas de texto, colocação de imagens, etc
Etapa 4. Comece a escrever
Usando a pesquisa, seu próprio conhecimento e experiência e a finalidade exigida do relatório, escreva o conteúdo. Se você for colaborar com o conteúdo, certifique-se de fazê-lo de uma forma que dê a cada pessoa bastante tempo para preparar suas seções escritas, peças ou capítulos. Acompanhe-os regularmente, para garantir que seu trabalho seja produzido a tempo.
- Converse com outras pessoas se você tiver bloqueio de escritor. Pode ser apenas um relatório padrão, mas o bloqueio do escritor ocorre tanto para a redação técnica, profissional e educacional quanto para os romancistas!
- Se você for novo na redação de relatórios, verifique com seu supervisor, professor ou outro mentor regularmente, para ter certeza de que está indo na direção certa. É doloroso ter que desfazer um trabalho exaustivo e cuidadoso só porque você não entendeu o que era esperado.
- Use prompts que já existem em seu local de trabalho, instituição educacional ou outra organização relevante. Os relatórios existentes podem ajudá-lo a determinar o estilo, as abordagens esperadas e que tipo de conteúdo é considerado apropriado e adequado.
- Referência conforme você avança. Dessa forma, você não terá que gastar muito tempo tentando descobrir de onde vêm as referências ou checar os fatos mais tarde. Use um programa que pode ajudá-lo a formatar notas de rodapé ou notas de fim, conforme necessário. Mais uma vez, siga o estilo esperado por seu local de trabalho ou instituição.
Etapa 5. Reúna o relatório
Depois de escrever o corpo principal, a conclusão e a introdução são provavelmente os próximos passos. Em seguida, faça o resumo executivo, se for o caso. Em seguida, vem o âmago da questão - a bibliografia, as referências, o índice, as páginas de cabeçalho e assim por diante. Se você usou um programa que faz a maioria dessas coisas para você, eles ainda precisam ser completamente verificados e verificados novamente, para garantir que nada esteja faltando ou fora do lugar.]
Faça a ligação com o designer gráfico para o desenvolvimento de qualquer trabalho de design necessário, como capas, imagens internas, gráficos e tabelas que você não conseguiu fazer sozinho e assim por diante. Isso deve estar em andamento durante a fase de redação do relatório, pois leva tempo e você provavelmente rejeitará alguns dos rascunhos do designer e solicitará emendas até que os itens tenham a aparência que você deseja
Etapa 6. Adicione uma marca d'água
Isso é útil porque afirma claramente que o relatório está apenas na forma de rascunho. Marque cada página com "Rascunho".
Etapa 7. Edite o relatório
Verifique a gramática, ortografia, sentido, consistência, fluxo lógico, soma precisa de problemas, colocação de imagens / diagramas / gráficos, etc. e agrupamento geral do relatório. Faça os ajustes necessários. Trate isso com seriedade; só porque é um rascunho, não significa que deva ser descuidado. Quanto melhor a forma do rascunho, menos provável que grandes mudanças sejam feitas nele, tornando sua vida muito mais fácil. Se você deseja que o relatório seja convincente e persuasivo para os outros, esta etapa de edição é vital.
Etapa 8. Envie o relatório preliminar às pessoas relevantes
Como parte disso, deixe claro o que é esperado de cada receptor, como revisão, edição, verificações de precisão, entrada adicional, esclarecimento, avaliação de especialista e assim por diante. Direcionar o revisor aos requisitos exatos deles economiza tempo e aprimora seus conhecimentos para o que é realmente necessário. Isso também evita a tentação de sair de sua área de especialização e começar a criticar coisas com as quais você acha que não precisa se preocupar.
Etapa 9. Receba os comentários, emendas, sugestões, contribuições adicionais, etc
Sente-se com sua equipe e supervisor e analise todas essas coisas para descobrir o que é necessário para reunir o relatório em seu formato final. Isso pode demorar um pouco, dependendo do tipo de trabalho, projeto de estudo ou outro que você esteja fazendo, então tente reservar um tempo decente para evitar as mudanças repentinas de última hora.
Etapa 10. Finalize o relatório
Neste ponto, não é mais um rascunho, então remova a marca d'água. Envie para as impressoras ou imprima internamente, faça PDFs / eBooks ou outros formatos digitais e está pronto para o quadro, marcador, cliente ou público.