Um plano de projeto é um documento que explica o escopo e os objetivos de um grande projeto. Inclui todas as informações de que as partes interessadas precisam, como marcos do projeto, cronograma, fluxo de trabalho e estimativa de custo. Elaborar um bom plano de projeto requer muito planejamento prévio. Comece identificando a meta do projeto e dividindo-a em marcos e subetapas. Em seguida, calcule o cronograma e o custo de cada subetapa. Por fim, apresente o plano do projeto à sua equipe e faça as alterações que eles sugerirem.
Passos
Parte 1 de 3: Organizando o fluxo de trabalho do projeto
Etapa 1. Identifique todas as partes interessadas do projeto necessárias
Uma parte interessada é qualquer pessoa que será afetada pelo projeto. Esta é uma longa lista de pessoas que vão desde o patrocinador do projeto até os funcionários individuais que trabalharão no projeto. Existem algumas partes interessadas que você deve identificar e se comunicar ao longo do processo.
- O patrocinador do projeto é a pessoa ou empresa que fornece os fundos para o projeto. Eles geralmente são os donos do resultado final. Normalmente, o patrocinador tem que aprovar todas as grandes decisões.
- A equipe de gestão é quem supervisiona o projeto. Normalmente, cada membro da equipe de gestão chefia uma divisão que realiza tarefas específicas para concluir o projeto.
- Os usuários finais são pessoas que usarão o projeto quando ele for concluído. Os visitantes de um edifício, por exemplo, são usuários finais. Normalmente, você não se reúne com os usuários finais, mas deve levar em consideração as possíveis preocupações ao planejar o projeto.
Etapa 2. Reúna-se com as partes interessadas de nível superior para definir as metas do projeto
Nesse estágio de pré-planejamento, estabeleça uma definição clara dos objetivos do projeto, conversando com as partes interessadas. Você não precisa se reunir com todas as partes interessadas, uma vez que muitos são funcionários de nível inferior. Mas você deve falar com as partes interessadas nos níveis de gestão e propriedade. Você terá que atender às expectativas deles com este projeto.
- Fale com o patrocinador do projeto para entender suas expectativas e definir os objetivos do projeto. Comece consultando-os.
- Reúna-se com a equipe de gerenciamento antes de traçar planos concretos para entender o orçamento, o cronograma, os recursos necessários e os riscos do projeto. Se os gerentes apresentarem quaisquer preocupações sobre o projeto, leve-as a sério. São eles que executam o projeto e podem identificar potenciais problemas.
Etapa 3. Defina o escopo do projeto para planejar como você o completará
O escopo é o resultado pretendido do projeto. O que este projeto realizará quando for concluído? Que objetivos ele atenderá? Ter uma ideia clara do escopo do projeto é crucial para planejar quais etapas você executará para cumprir essas metas. Ao falar com as partes interessadas importantes, obtenha uma compreensão de qual é o escopo do projeto pretendido.
- Por exemplo, o escopo de um projeto pode ser a construção de um novo prédio de apartamentos de luxo. Todo o planejamento subsequente será construído em direção a esse resultado final.
- Certifique-se de que o escopo do projeto seja viável. Por exemplo, se um patrocinador deseja viajar a Marte no próximo ano, provavelmente este não é um escopo administrável. Fale com o patrocinador e informe-o sobre o que é possível no momento e, em seguida, defina um escopo que você possa atender.
- Se o patrocinador não tiver certeza de qual é o escopo pretendido para o projeto, ajude-o a descobrir. Fale com eles e os gerentes de projeto para chegar a uma conclusão sobre o que o resultado final deve produzir.
Etapa 4. Divida o projeto em marcos importantes
Depois de definir o escopo, você pode identificar os marcos que a equipe deve cumprir. Marcos são grandes tarefas que progridem cronologicamente. Quando um marco é alcançado, outro começa.
- Se o objetivo for construir um prédio de apartamentos, marcos importantes incluiriam a compra do terreno, a obtenção das licenças de construção, a construção da fundação, a construção da estrutura e assim por diante até que a construção seja concluída. Identifique todos os marcos necessários como esses.
- Liste os marcos na ordem em que devem ser realizados. Por exemplo, você não pode lançar a base até que tenha as licenças de construção. Mantenha o fluxo do seu projeto organizado assim.
Etapa 5. Desenhe linhas claras de comunicação entre as partes interessadas do projeto
A comunicação é crucial durante todo o processo do projeto. Pessoas e departamentos diferentes devem ter linhas de comunicação claras para que cada gerente seja informado sobre o andamento do projeto. Antes mesmo de começar a escrever o plano do projeto, identifique quem é responsável por cada tarefa e quem se reporta a quem. Isso ajudará sua equipe a funcionar com muito mais tranquilidade, para que possam concluir o projeto no prazo.
- Parte desse fluxo de trabalho é garantir que as pessoas não se incomodem com problemas que não são de seu departamento. Por exemplo, o responsável pelo paisagismo ao redor do prédio não precisa saber se houve um problema com as linhas telefônicas do prédio, portanto, não deve ser contatado se tal problema ocorrer.
- Planeje escrever este fluxo de trabalho de comunicação em seus planos de projeto para que todos os participantes saibam quem contatar se precisarem de informações.
Parte 2 de 3: Pesquisando o Orçamento e Cronograma
Etapa 1. Divida os marcos em subetapas para estimar o custo e o cronograma
Estimar custos e cronogramas é difícil para grandes tarefas. Cada marco que você identifica é muito grande para uma estimativa precisa de custo e cronograma. Divida os marcos em mais subetapas para conclusão. Em seguida, desenvolva cronogramas e orçamentos para cada subetapa.
Se um marco é “Estabelecer os alicerces da construção”, há muitas subetapas envolvidas. Você precisa entrar em contato com empreiteiros em potencial, obter cotações de preços, escolher uma empresa, escavar o terreno, despejar o concreto e assim por diante. Considere cada uma dessas subetapas ao fazer sua estimativa
Etapa 2. Estime o custo de cada subetapa para calcular o custo total do projeto
Com seus marcos divididos em subetapas, será muito mais fácil desenvolver uma estimativa de custo. Pegue cada subetapa individual e pesquise seu custo potencial. Em seguida, use essas informações para desenvolver uma estimativa do custo total do projeto.
- Se você estiver calculando o custo do marco "Colocar a fundação" de um prédio de apartamentos, os custos a serem contabilizados incluem o preço do concreto e outros materiais, as licenças para despejar o concreto e o custo da mão-de-obra para a obra. Pesquise o custo médio de cada etapa para desenvolver uma estimativa de custo. Use as informações mais atualizadas que puder encontrar para que seus números sejam precisos.
- Se sua empresa tiver analistas que já trabalharam nesses projetos antes, consulte-os sobre esses custos. É seu trabalho contabilizar os custos do projeto.
- Divida sua estimativa de custo em várias formas diferentes. Elabore um custo total do projeto, custo por marco e custo por mês ou trimestre. Os patrocinadores do projeto precisam dessas informações para ajustar suas expectativas e financiamento.
Etapa 3. Determine quais subetapas são dependentes umas das outras
Todos os projetos têm algumas etapas que não podem ser concluídas até que uma etapa anterior seja concluída, o que afeta o cronograma e o cronograma do projeto. Essas etapas dependem umas das outras e um atraso nas etapas dependentes atrasa todo o projeto. Outras etapas são independentes e não dependem necessariamente de outras etapas serem concluídas primeiro. Identifique todas as subetapas que dependem umas das outras para desenvolver um calendário preciso para o projeto.
- Por exemplo, um novo edifício requer licenças de construção. Isso significa que nenhum trabalho pode ser iniciado até que você obtenha essas licenças, e todas as outras etapas dependem desta etapa.
- Depois que a construção de um apartamento é iniciada, você não pode começar a fazer a fiação do prédio até que a fundação seja construída. No entanto, você pode começar a fazer o paisagismo do lado de fora enquanto conecta o prédio, de modo que essas duas tarefas não dependam uma da outra.
Etapa 4. Desenvolva um cronograma para cada marco
Assim como você dividiu cada marco em subetapas para estimar o custo, faça o mesmo para desenvolver um cronograma. Pesquise a quantidade normal de tempo necessária para cada subetapa. Use essas informações para desenvolver um cronograma para cada marco e, finalmente, para todo o projeto.
- Leve em consideração também o estágio de planejamento. Por exemplo, licenças de construção em sua cidade podem levar 6 meses para serem processadas. Isso significa que nenhuma construção pode começar por pelo menos 6 meses.
- Enquanto você espera pelas licenças, no entanto, você pode começar a negociar com as construtoras. Então, quando as autorizações são aprovadas, todos os acordos estão em vigor para o início do trabalho. Identifique etapas como essas que podem acontecer simultaneamente para acelerar o processo.
- Ao estimar os cronogramas do projeto, muitas vezes é melhor superestimar um pouco. Desta forma, você tem espaço para respirar se houver algum problema inesperado.
Etapa 5. Cite todos os riscos potenciais que podem impactar o projeto
Todos os projetos envolvem certos riscos dos quais as partes interessadas devem estar cientes. Isso pode variar de atrasos na programação até permitir problemas que podem colocar em risco todo o projeto. Ao pesquisar o orçamento e o cronograma, identifique todos os riscos que este projeto pode enfrentar. Se possível, apresente sugestões que possam superar esses contratempos.
Por exemplo, se você está planejando um projeto de construção, um risco potencial é o preço das matérias-primas subir e impactar o orçamento do projeto. Você pode sugerir que trabalhar rápido é a melhor opção para evitar esse risco. Alternativamente, você pode propor a compra de certos materiais com antecedência e armazená-los para que o projeto não encontre aumentos de preços inesperados
Parte 3 de 3: Apresentando Seu Plano de Projeto
Etapa 1. Demonstre como o plano atende às expectativas de seu patrocinador
A principal pessoa ou pessoas que você deve impressionar com o plano do projeto é o patrocinador. Se eles gostarem do seu plano, eles irão em frente com o projeto. Caso contrário, eles podem acabar se retirando e você pode perder muito dinheiro. Comece abordando como este plano cumpre o escopo do projeto.
- Use uma linguagem clara e simples ao explicar seu plano. Evite jargões o máximo que puder para que não haja falhas de comunicação e todos estejam na mesma página.
- Declarações claras como: "Vou mostrar a você as três maneiras pelas quais este plano atinge os objetivos de nosso projeto" transmitem melhor sua mensagem.
Etapa 2. Explique seu processo para desenvolver o orçamento e o cronograma
Patrocinadores e gerentes vão querer saber como você chegou a suas estimativas. Esteja pronto para explicar brevemente o seu procedimento. Ao explicar, nomeie quaisquer variáveis ou riscos potenciais que podem impactar essas projeções e como o projeto pode contabilizá-los.
- Você não precisa passar por todos os cálculos que fez. Comece apresentando a estimativa para cada marco e dê um resumo de como você chegou a essa conclusão. Se alguém quiser mais informações, esteja preparado para entrar em mais detalhes.
- Seja conciso e direto ao explicar o orçamento. Por exemplo, diga: "Calculei um orçamento total de $ 15 milhões para este projeto. Isso inclui $ 7 milhões para custos de material, $ 1 milhão para licenças, $ 5 milhões em custos de mão de obra e $ 2 milhões em compra de terras. Desenvolvi essas estimativas pesquisando as despesas normais de construção nesta área no ano passado. Fico feliz em explicar esses cálculos com mais detalhes, se alguém quiser mais detalhes. "
Etapa 3. Forneça uma cópia completa do plano do projeto para todas as partes interessadas
Você não lerá todo o plano do projeto palavra por palavra na reunião, e algumas partes interessadas podem querer mais informações. Forneça uma cópia completa do seu relatório a cada parte interessada, eletronicamente ou em papel. Dê-lhes tempo suficiente para revisá-lo e responder a você com sugestões.
- Se sua equipe possui uma pasta de nuvem compartilhada ou usa um software de comunicação, carregue o plano aqui. Também imprima algumas cópias em papel para levar para a reunião.
- Seus stakeholders podem querer um resumo das informações sem o relatório completo. Forneça um folheto que aborde todos os pontos principais do seu plano.
Etapa 4. Peça feedback e revisões
A revisão do plano do projeto é uma parte normal do processo. É provável que pelo menos uma parte interessada tenha sugerido mudanças no plano do projeto. Peça feedback ou críticas à equipe. Se alguém sugerir uma mudança, converse com toda a equipe. Se eles concordarem, faça a revisão do plano.
- Afirmar: "Estou confiante de que fui abrangente com este plano de projeto, mas agradeço qualquer feedback ou sugestão", mostra que você está feliz com o plano que elaborou, mas é flexível o suficiente para trabalhar com uma equipe também.
- Leve as preocupações dos gerentes de projeto a sério. São eles que têm de levar a cabo o projeto e, se acharem que uma das suas estimativas não é realista, deve pensar em revê-la.