Ter de dar más notícias a um chefe ou supervisor é sempre desconfortável. Se você tem que ser o portador de más notícias para seu chefe, é importante saber a melhor maneira de dar a notícia para garantir que não altere negativamente a opinião de seu supervisor sobre você. Escolher um bom momento é importante, assim como ter uma solução pronta que você possa oferecer à medida que dá as más notícias.
Passos
Parte 1 de 3: Apresentando as más notícias
Etapa 1. Não espere
Você pode ficar tentado a não entregar as más notícias porque não quer ser culpado pelas más notícias, mesmo que não seja sua culpa. No entanto, atrasar muitas vezes piorará o problema. Por um lado, se seu chefe descobrir que você não contou a eles, eles ficarão ainda mais infelizes. Além disso, se seu chefe tiver más notícias, ele poderá se preparar para as consequências em vez de ser pego de surpresa por elas, o que significa que a reação da empresa como um todo pode ser mais positiva.
- Quaisquer problemas com consequências significativas devem ser relatados o mais rápido possível.
- Avalie o impacto potencial de um problema para determinar quando relatá-lo. Qualquer problema que possa resultar em perigo ou processos judiciais, como violações graves da política da empresa, deve ser relatado imediatamente.
- Quanto mais cedo você entregar a informação ao seu chefe, mais cedo ele poderá levá-la ao chefe, se não for o chefe da empresa.
Etapa 2. Encontre um bom momento para conversar
Se a má notícia não for urgente, mantenha os olhos abertos para ver quando seu chefe parece menos ocupado. Quando você notar que o fluxo de trabalho deles está ficando um pouco mais lento, entre e pergunte se você pode falar com eles. Dessa forma, você dá a eles a chance de adiar para outro momento, se eles não tiverem tempo agora. No entanto, uma questão importante, como assédio sexual, deve ser relatada imediatamente, independentemente de quão ocupado seu chefe esteja.
- Para notícias menos urgentes, você pode escolher um momento em que sabe que a pessoa estará de bom humor, pois então as más notícias não virão como um golpe.
- Por exemplo, você pode dizer: "Tenho algo que gostaria de discutir com você. Agora é uma boa hora?" Mencione também quanto tempo você acha que vai demorar.
- Você definitivamente não quer pegar seu chefe enquanto ele está tentando sair pela porta ou correndo escada abaixo para almoçar.
- Você também pode enviar um e-mail perguntando sobre como se divertir, se esse é mais o estilo do seu chefe.
Etapa 3. Vá direto ao ponto
Tentar suavizar o golpe com retórica não vai ajudar. Vá direto ao ponto. Seu chefe está ocupado e a maioria das pessoas ocupadas prefere a franqueza, pois leva menos tempo e elas não precisam adivinhar o que você quer dizer. Portanto, tenha uma declaração concisa para iniciar a conversa.
- Por exemplo, você pode usar uma declaração como "Tenho alguns problemas com a nova linha." Formular a declaração dessa forma reflete a propriedade e a aceitação da responsabilidade. Se você culpar outras pessoas, pode ser visto como um delator ou um rato da empresa.
- Por outro lado, se você sabe que seu chefe gosta de conversa fiada, conversar um pouco primeiro pode ajudar a amenizar o golpe.
Etapa 4. Preste atenção ao seu tom
Seu tom define o clima. Se você tratar o problema como algo que pode ser consertado e permanecer positivo, seu chefe provavelmente também verá isso dessa forma. No entanto, se você está triste e triste e chega com uma postura deprimida, seu chefe vai perceber isso também.
Certifique-se de ficar em pé, olhar seu chefe nos olhos e falar em um tom de voz claro. Isso mostra que você tem confiança para resolver o problema
Parte 2 de 3: Detalhando o Problema
Etapa 1. Fale sobre o problema com mais detalhes
Expanda o que você acha que é o problema e como você acha que ele afetará a empresa. Você também pode explicar como isso pode afetar seu trabalho ou outros colegas de trabalho. Certifique-se de oferecer informações específicas e detalhadas, mas também tente mantê-las concisas. Um parágrafo longo deve ser suficiente para fornecer detalhes sobre a maioria dos problemas, pelo menos neste estágio.
- Seja o mais objetivo e específico possível na descrição dos problemas.
- Por exemplo, não diga: "A nova linha não está indo bem com nossos grupos de teste."
- Em vez disso, seja específico, dizendo algo como "80 por cento dos usuários que testamos acham o produto útil, mas quase todos disseram que não gostaram de sua aparência."
Etapa 2. Esteja pronto para explicar o porquê
Quer se trate de uma bagunça ou de um problema sistemático, você precisa ser capaz de falar sobre por que está trazendo más notícias para o chefe. Certifique-se de ter todas as informações de que precisa para explicar o que está acontecendo e como aconteceu. Se você puder localizar o ponto exato em que algo deu errado, é ainda melhor.
- Para saber por quê, você precisará fazer algumas investigações com antecedência. Reúna todas as informações que puder sobre a situação e converse com todos os funcionários relevantes sobre a situação.
- Certifique-se de separar a especulação dos fatos quando solicitadas por informações. No entanto, a especulação está ok, desde que seja identificada como tal.
Etapa 3. Tente não se concentrar na culpa
Se possível, deixe a culpa de sua explicação. Bons líderes e gerentes sempre assumem a culpa por uma falha de produção ou projeto, mesmo que um subordinado possa ser o responsável. A única vez que o nome de um funcionário deve aparecer em uma conversa com um superior é para dar crédito ou quando um funcionário infringe a política da empresa.
Etapa 4. Deixe seu chefe desabafar
Seu chefe pode achar a notícia perturbadora e, se for o caso, dê a ele a chance de divulgar. Desabafar a frustração pode ser útil e dá a eles a chance de descobrir o que fazer a seguir. No entanto, não leve nada que seu chefe diga para o lado pessoal. Muitas vezes não é sobre você.
Deixar seu chefe desabafar sobre o problema não é o mesmo que deixá-lo gritar com você. Ou seja, se você sentir que seu chefe está descontando sua raiva em você, como gritar obscenidades, você pode dizer algo como: "Vejo que este problema está incomodando você, mas agradeceria se pudéssemos discutir mais o assunto calmamente. Posso voltar mais tarde se precisar. "
Etapa 5. Fique calmo
Você deve manter a calma ao apresentar as notícias, mas também deve manter a calma, mesmo que seu chefe comece a ficar bravo. Se você começar a ficar com raiva e chateado, você só vai piorar a situação, e então vocês dois ficarão mais estressados. Você não quer estressar mais seu chefe. Essa é uma receita para o desastre.
Se você sentir que está ficando com raiva, pare para respirar fundo algumas vezes e se acalmar. Lembre-se de que você precisa manter a calma, aconteça o que acontecer
Parte 3 de 3: Apresentando a solução
Etapa 1. Tenha uma solução pronta
Claro, você não precisa necessariamente ter corrigido o problema, embora possa ser bom se você tiver corrigido. No entanto, ter uma ideia de como o problema pode ser resolvido ou mesmo de algumas maneiras de resolvê-lo pode ajudar a suavizar as águas.
- Por exemplo, depois de apresentar as más notícias, você poderia dizer: "Agora, aqui está o que acho que podemos fazer para corrigir esse problema. Acho que precisamos suspender a produção e voltar à prancheta de desenho no estilo. Também acho que nós precisamos trazer algumas pessoas novas para o design. "
- Se você ainda não tem uma solução, deixe seu chefe saber que você está trabalhando em uma (e siga em frente).
- Bons funcionários reconhecem problemas que estão sob sua responsabilidade de resolver e que não estão.
- Por exemplo, se o impacto do problema se estende a partes externas do grupo de trabalho (outros departamentos, clientes, jurídico), a maioria dos superiores deseja saber o mais rápido possível para minimizar complicações e conflitos.
Etapa 2. Esteja pronto para falar sobre como a solução afetará a empresa
Não basta apenas ter uma solução. Você também precisa ser capaz de discutir quanto a solução custará para a empresa, tanto em termos de suprimentos quanto de tempo da empresa. Fale também sobre por que você acha que a solução será eficaz e como ela pode mudar o problema para melhor.
- Concentre-se em fornecer objetividade, clareza e integridade ao descrever sua solução e como ela resolverá o problema.
- Você poderia apresentar desta forma: "Acho que trazer novas pessoas ajudará a sacudir o departamento de estilo, o que por sua vez pode ajudar a casar nossos estilos tradicionais com algo mais inovador. Embora interromper a produção custará à empresa cerca de US $ 200.000, eu acho que é a melhor opção para produzir uma linha que o público vai abraçar. Além disso, agora temos o feedback dos grupos de estudo para levar de volta ao design. "
Etapa 3. Enfatize os pontos positivos
Mesmo que a solução custe dinheiro para a empresa, é importante discutir como a empresa se beneficiará dela. Concentre-se nesses benefícios ao apresentar sua solução ao seu chefe, pois eles vão querer saber qual é o resultado final de como a empresa pode sair vitoriosa.
Por exemplo, você poderia dizer: "No final, acho que renovar o estilo de nossa nova linha beneficiará muito a empresa. O produto é sólido como uma rocha e os grupos de foco responderam bem à funcionalidade. Na verdade, muitos comentaram como funcionou bem, apesar de eles não gostarem do visual. Ao dedicar o tempo adequado para focar no estilo, estaremos lançando um produto que está em linha com a imagem da nossa marca e que será atraente aos clientes por sua funcionalidade e beleza. "
Etapa 4. Ofereça um pedido de desculpas
Você não quer se desculpar absolutamente. No entanto, se você é o culpado pela situação, pode se desculpar com seu chefe pelo papel que desempenhou. Apenas certifique-se de manter seu pedido de desculpas curto, profissional e direto ao ponto.
- Seja cauteloso com as desculpas. Erros são ferramentas de aprendizado e é melhor expressar o que você aprendeu com a instância e pode aplicar no futuro.
- A maioria dos problemas surge de uma combinação de circunstâncias, não por causa do fracasso de uma pessoa. Conseqüentemente, não há necessidade de aceitar a culpa onde ela não é merecida.
Etapa 5. Confirme as ações antes de continuar
Após a reunião, certifique-se de que seu superior concorde com você sobre os passos que devem ser dados. Isso é verdade quer as etapas sejam sua ideia ou deles. Obtenha pelo menos uma confirmação verbal de que concorda com a solução proposta. Se exigido pela política da empresa, peça que eles assinem sua solução.
Etapa 6. Documente como você fará o acompanhamento
Converse com seu chefe sobre quaisquer idéias ou feedback que ele tenha sobre a situação. Depois de tomar uma decisão ou pelo menos uma maneira de seguir em frente, certifique-se de dizer ao seu chefe como você procederá.