Esteja você mudando a si mesmo e sua família ou realocando sua empresa, você pode escrever uma carta formal solicitando a mudança de endereço para que todos os seus contatos tenham seu novo endereço. Particularmente se você estiver mudando sua empresa ou escrevendo para contatos comerciais, você deseja manter um formato específico. Para amigos e familiares, você pode enviar um cartão postal escrito à mão em vez de uma carta formal.
Passos
Amostra de cartas de mudança de endereço
Exemplo de carta de mudança de endereço para entidade oficial
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Parte 1 de 3: formatando sua carta
Etapa 1. Procure um modelo de carta comercial
Se você estiver digitando sua carta no computador, verifique se há modelos no aplicativo de processamento de texto que está usando. A maioria dos aplicativos de processamento de texto tem vários modelos de letras diferentes.
- Use um modelo básico de carta comercial que contenha blocos para a data, seu endereço e o endereço do destinatário.
- Se você tiver um papel timbrado comercial ou pessoal que planeja usar para imprimir sua carta, certifique-se de que o modelo usado tenha espaço para isso.
Etapa 2. Crie uma lista de mala direta
A coisa mais fácil a fazer, especialmente se você estiver enviando sua carta para uma longa lista de destinatários, é criar uma lista de mala direta em uma planilha. Você pode então usar a função "mala direta" em seu aplicativo de processamento de texto para preencher os campos em sua carta de formulário.
Lista de verificação da lista de discussão
Nome e sobrenome do destinatário
Endereço postal completo
Qualquer outra informação de contato, por exemplo, número de telefone, endereço de e-mail, fax
Reveja sua lista de correspondência com cuidado para se certificar de que não cometeu nenhum erro de digitação ao inserir o nome ou endereço de ninguém.
Etapa 3. Configure os blocos de endereço
O formato tradicional da carta comercial inclui um bloco para seu nome (ou o nome da sua empresa) e endereço, bem como o nome e endereço ou o destinatário. Ao inserir seu endereço, use o endereço atual, não aquele para o qual você está se mudando.
Se você estiver usando mala direta, siga as diretrizes de formatação estabelecidas em seu aplicativo de processamento de texto. Normalmente, isso significa colocar entre colchetes o nome da coluna da qual você deseja que o aplicativo extraia dados de sua planilha, como "nome, sobrenome"
Etapa 4. Forneça uma saudação
Seu modelo de carta normalmente inclui um espaço duplo após a última linha do último bloco de endereço, seguido por uma saudação. Pode ser simplesmente o nome da pessoa seguido por dois pontos, ou "Caro" seguido pelo nome da pessoa e uma vírgula.
Evite usar a saudação "Prezado" se alguns dos destinatários forem organizações, outras empresas ou agências governamentais. Normalmente, esta saudação é usada apenas para indivíduos
Etapa 5. Conclua seu fechamento
Ao formatar sua carta, normalmente é melhor ir em frente e fazer o encerramento primeiro e, em seguida, rascunhar o corpo da carta. A palavra que você usará no fechamento dependerá de seu relacionamento com os destinatários.
Se você está escrevendo uma carta para mudança de endereço de sua empresa, você desejará um fechamento mais formal, como "sinceramente". No entanto, se você tem uma mistura de contatos pessoais e comerciais, pode optar por algo menos formal, como "obrigado"
Parte 2 de 3: redigindo sua carta
Etapa 1. Escreva uma breve introdução
Comece sua carta com uma declaração para informar o destinatário do propósito da carta. Isso não precisa ser longo. Normalmente, uma única frase que diga algo como "Esta carta é para avisá-lo que meu endereço será alterado em breve" será suficiente.
Não exagere na sua introdução. Você deseja manter a carta em uma página, por isso deve ser breve e direto ao ponto
Etapa 2. Forneça uma data em que a mudança ocorrerá
Junto com a sua introdução, você precisa informar aos destinatários exatamente quando eles precisam começar a usar o seu novo endereço em vez do atual.
Certifique-se de dar aos destinatários tempo suficiente para receber a carta, atualizar seus registros e enviar todas as cartas para o endereço correto
Etapa 3. Liste seu novo endereço
Forneça aos seus destinatários o novo endereço que eles devem usar para todas as correspondências com você no futuro. Normalmente, é melhor formatá-lo da maneira que deve ser formatado no envelope, para que seja fácil para eles anotarem e copiarem.
Considerações
Confusão com endereço antigo:
Você também pode incluir seu endereço antigo, por exemplo, dizendo que seu endereço mudou do endereço antigo para o novo. No entanto, lembre-se de que isso pode ser confuso. Principalmente se você tiver muitos contatos comerciais ou governamentais para os quais está enviando a carta, as informações incorretas podem ser copiadas inadvertidamente por um escrivão.
Informar sobre quaisquer outras alterações:
Também é uma boa ideia informar aos destinatários quais outras informações de contato, se houver, serão alteradas e quais permanecerão as mesmas. Isso é especialmente importante se eles precisarem entrar em contato com você durante a transição.
Etapa 4. Inclua qualquer outra informação relevante
Dependendo das circunstâncias da sua mudança, pode haver outras informações que os destinatários precisam saber, como se outras pessoas também estão se mudando com você ou se sua empresa permanecerá aberta durante a mudança.
Exemplos de informações relevantes
Fechamento de negócios:
Se sua empresa for fechar por um breve período para realocação, você precisará informar seus destinatários para que eles possam planejar com antecedência, sejam eles clientes, fornecedores ou outros clientes.
Venda de mudanças:
Se você estiver fazendo uma liquidação em movimento, este pode ser um bom lugar para informar seus destinatários sobre isso também.
Etapa 5. Agradeça ao destinatário
Para encerrar sua carta, duplique o espaço após o último parágrafo e escreva uma frase simples agradecendo ao destinatário. Se ele for um parceiro comercial, você também pode adicionar uma observação sobre como você aprecia o negócio dele.
Por exemplo, se sua empresa está se mudando, você pode escrever "Obrigado por sua atenção a este assunto. Agradeço muito o valor que você agrega a esta empresa e espero continuar trabalhando com você."
Etapa 6. Forneça um meio de contato
Depois de agradecer ao destinatário, você pode fornecer um número de telefone ou endereço de e-mail com o qual o destinatário possa entrar em contato se tiver alguma dúvida ou preocupação.
Isso é especialmente importante se sua empresa estiver se mudando. Você pode encaminhar todas as dúvidas ou preocupações sobre a realocação para um determinado número de telefone ou ramal, ou para um endereço de e-mail específico
Etapa 7. Elabore várias cartas
Especialmente se você estiver mudando sua empresa, talvez queira receber mais de uma carta. Dessa forma, você pode personalizar uma carta especificamente para clientes ou clientes, outra para parceiros de negócios e outra para fornecedores ou revendedores.
Considere várias cartas se você tiver qualquer informação relevante que deseja incluir que se aplique apenas a um público. Dessa forma, ninguém está recebendo nenhuma informação além da que precisa
Parte 3 de 3: Enviando sua carta
Etapa 1. Revise sua carta cuidadosamente
Antes de finalizar sua carta, certifique-se de que não haja erros de digitação, ortografia ou gramaticais que façam sua carta parecer pouco profissional ou dificultem a leitura.
Verifique o endereço em particular e certifique-se de que está correto. Você não quer enviar aos destinatários uma carta de mudança de endereço que os indique o endereço errado
Etapa 2. Certifique-se de que as informações dos destinatários estejam corretas
Quando você usa a mala direta para correspondências em massa, pode economizar muito tempo. Mas também é possível que haja erros na forma como os dados são transferidos para suas cartas.
Verifique todos os campos e certifique-se de que todos correspondem e pertencem ao mesmo destinatário. Por exemplo, você deseja certificar-se de que o nome e o endereço do destinatário na caixa de endereço correspondem ao nome na saudação
Etapa 3. Imprima e assine suas cartas
Quando tiver certeza de que suas cartas estão formatadas corretamente e sem erros, imprima-as em papel de boa qualidade e assine-as à mão usando tinta azul ou preta. Então, eles estão prontos para enviar.
Etapa 4. Avise seus destinatários com antecedência
Na maioria dos casos, você deseja ter certeza de que os destinatários receberão as cartas dentro de duas a quatro semanas antes da data em que a mudança de endereço entrar em vigor.