Existem muitos casos em sua vida em que você pode precisar escrever uma carta de solicitação formal. Conseqüentemente, aprender o formato e o tom adequados para fazer uma solicitação oficial é uma habilidade necessária para a vida. Felizmente, as cartas de solicitação geralmente seguem um modelo definido. Depois de aprender a técnica adequada, escrever cartas de solicitação não será problema.
Passos
Parte 1 de 2: Preparação para redigir uma carta de solicitação
Etapa 1. Identifique a pessoa adequada para a solicitação
Muitas vezes, parte de fazer uma solicitação é descobrir quem é a pessoa certa para entrar em contato. Geralmente, você deve pedir à pessoa mais qualificada para atender à sua solicitação, e pode ser trabalhoso descobrir quem é.
- Se você estiver escrevendo para pedir um favor a uma empresa, talvez seja necessário ligar para o secretário da empresa para identificar a pessoa adequada. Obtenha o nome completo, endereço, número de telefone e cargo dessa pessoa.
- Pode ser necessário escrever uma carta de solicitação diferente para perguntar a alguém a quem você deve escrever. Nesse caso, ainda siga estas etapas para redigir uma carta de solicitação.
Etapa 2. Aprenda o formato de uma carta comercial
Sua carta de solicitação deve usar o formato de carta comercial adequado, pois é provavelmente uma solicitação formal. Isso se aplica se você está enviando um e-mail ou uma carta impressa. Familiarize-se com o formato a seguir e certifique-se de usá-lo ao escrever sua carta.
- Coloque seu nome, cargo e endereço no canto superior esquerdo do papel.
- Coloque a data abaixo desta.
- Coloque o nome, cargo e endereço da pessoa abaixo disso.
- Dirija-se à pessoa apropriadamente. Comece com "Caro Sr." ou "Prezada Sra."
- Tenha margens de 1 polegada ao redor do papel e use espaçamento simples. Não recue, apenas use um espaço duplo entre os parágrafos.
- Use uma fonte de fácil leitura, como Times New Roman ou Arial, em fonte de 12 pontos.
- Termine com "Atenciosamente" e deixe 4 linhas para que você possa assinar seu nome manualmente. Abaixo disso, digite seu nome e cargo.
Etapa 3. Deixe tempo suficiente para a solicitação
Lembre-se de que a pessoa para quem você está escrevendo provavelmente tem outras tarefas a serem concluídas, portanto, sua solicitação pode levar algum tempo para ser concluída. Se sua solicitação for urgente, certifique-se de avisar o destinatário com antecedência suficiente para processá-la. Geralmente, permitir uma semana para solicitações é uma boa diretriz, embora tarefas maiores possam levar mais tempo.
Por exemplo, você não pediria uma carta de recomendação de um professor 2 dias antes do prazo. Esse é um pedido irracional. Se você planejou com antecedência, sabe que essas solicitações geralmente levam 2 semanas para serem atendidas
Parte 2 de 2: Escrevendo sua carta
Etapa 1. Use uma saudação adequada
O destinatário da carta deve ser saudado e endereçado adequadamente.
- "Caro" é a abertura aceita para este estilo de carta. Aberturas como "Olá" ou "Olá" são inadequadas e pouco profissionais para uma carta comercial.
- Use Sr., Sra. E Sra. Conforme apropriado. Nunca use apenas o primeiro nome de alguém.
- Se você não tiver certeza do sexo de uma pessoa, use o nome completo na saudação em vez de Sr. ou Sra. Por exemplo, "Caro Casey Smith".
Etapa 2. Apresente-se
Se esta for uma solicitação não solicitada, o destinatário precisará saber quem está fazendo a solicitação. Faça uma breve apresentação de si mesmo, como seu trabalho / posição ou organização afiliada. Isso ajudará o leitor a entender quem está fazendo a solicitação.
- Sua introdução pode ser apenas uma ou duas frases. Você não precisa fornecer uma biografia, você só precisa dar ao destinatário uma ideia de quem você é.
- Apresentar-se tem duas vantagens. Primeiro, é educado. Lembre-se de que a pessoa para quem você está escrevendo provavelmente não precisa atender ao seu pedido, portanto, as boas maneiras mostrarão que você pensou e se esforçou para contatá-la. Em segundo lugar, identificar-se ajudará o destinatário a entender quem você é e a processar melhor sua solicitação.
- Se você já conheceu a pessoa antes, pode ser útil lembrá-la. Por exemplo, você pode escrever: “Nos conhecemos na semana passada no banquete esportivo. Tive o prazer de conhecê-lo.”
Etapa 3. Declare o favor que você está pedindo
Depois de se apresentar, comece um segundo parágrafo. Polidamente, mas claramente, diga o favor de que você precisa. Além disso, preencha todos os detalhes necessários que o destinatário precisará para atender à sua solicitação, como datas e horários. Não: exija ajuda com "Preciso da sua ajuda" ou "Ouvi dizer que você pode fazer isso por mim"
Faça: peça ajuda com "Seria possível …" ou "Eu ficaria muito grato se você …"
Etapa 4. Mantenha a simplicidade
Não enlouqueça com os detalhes. Você deve ser capaz de fazer seu pedido em poucas frases. O mais importante é que o que você precisa seja declarado claramente. Não: inclua lisonjas ou desculpas desnecessárias.
Faça: cubra todas as informações necessárias, como o período de tempo.
Etapa 5. Diga ao destinatário por que o favor é importante
Em certos casos, pode ser necessário convencer o destinatário de que ele deve atender à sua solicitação. Isso também deve ir no segundo parágrafo. Tenha todas as suas evidências de apoio prontas e explique resumidamente por que essa solicitação é importante e por que atendê-la ajudaria o destinatário.
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Por exemplo, você pode solicitar que uma empresa patrocine um evento que você está organizando. Você pode enfatizar que a empresa terá uma boa exposição ao fazer isso. Você poderia dizer: "Se você fornecer o financiamento necessário, anunciaremos sua empresa no evento como patrocinador oficial. Isso lhe dará exposição à comunidade e identificará sua empresa com uma boa causa." Não: pressione alguém com "Isso é extremamente importante". ou "Isso realmente significaria o mundo para mim."
Faça: forneça informações específicas, como um prazo ou um incentivo concreto.
Etapa 6. Ofereça-se para prestar assistência ao destinatário
Sempre demonstre sua vontade de trabalhar com o destinatário. Uma declaração simples como "Por favor, deixe-me saber se você precisar de mais informações" pode mostrar ao destinatário que você está disposto a trabalhar junto e ser o máximo de ajuda possível. Não faça: pressione o leitor com referências a favores anteriores que você fez.
Fazer: reconhecer "Eu entendo se você não for capaz de fazer isso."
Etapa 7. Feche a carta educadamente
Depois de fazer sua solicitação e fornecer todas as informações necessárias que o destinatário pode precisar, feche com uma nota educada. Agradeça ao destinatário por considerar sua solicitação e diga que deseja receber uma resposta. Em seguida, termine com uma saudação adequada como "Sinceramente".
Por exemplo: "Muito obrigado pelo seu tempo considerando este pedido. Estou ansioso para ouvir de volta de você sobre este assunto. Atenciosamente, John Smith."
Etapa 8. Revise sua carta antes de enviá-la
Nunca envie uma carta sem revisão, especialmente uma carta comercial formal. Quaisquer erros ortográficos ou gramaticais farão com que sua carta pareça pouco profissional e podem diminuir suas chances de ter seu pedido atendido.
- Leia sua carta pelo menos mais duas vezes antes de enviar. Dessa forma, você pode detectar quaisquer erros que possa ter cometido.
- Só porque você está digitando sua carta, não significa que a verificação ortográfica e gramatical irá capturar tudo. Nunca dependa exclusivamente desses programas. Você ainda precisa revisar a maneira antiga.
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