Se você tem uma babá em tempo integral ou parcial trabalhando em sua casa, provavelmente deverá pagar impostos sobre babá ao seu estado e ao Internal Revenue Service (IRS). Embora pagar esses impostos seja um fardo, definitivamente é melhor do que levar uma grande multa por descumprimento. Simplifique o processo tributário desde o início, mantendo registros do pagamento de sua babá. Torne-se um empregador reconhecido pelo IRS imediatamente e preencha seus impostos de acordo com os prazos. Se você tiver sorte, poderá até reivindicar alguns incentivos fiscais para compensar parcialmente o imposto de babá.
Passos
Método 1 de 3: Configurando o emprego para sua babá
Etapa 1. Entre em contato com as autoridades fiscais estaduais ou federais para descobrir o que o “imposto de babá” cobre
Esse imposto é composto por pagamentos ao governo estadual e federal. Uma parte desses impostos será “imposto de renda”, enquanto os impostos da previdência social e do Medicare (FICA) também estão incluídos.
Alguns estados também não exigem a parcela do imposto de renda do imposto sobre babás. Entre em contato com o Departamento de Finanças e Administração do seu estado para obter mais informações. O site do Internal Revenue Service também fornece uma lista completa de contatos estaduais
Etapa 2. Verifique a elegibilidade de sua babá para o emprego
Pegue um formulário I-9 no escritório local do IRS ou solicite uma cópia digital no site do IRS. Em seguida, leia os requisitos e peça a ajuda de sua babá para fornecer todas as informações. O formulário exigirá que sua babá lhe apresente pelo menos 2 formulários de documentos de identidade, como carteira de seguro social, passaporte ou carteira de motorista.
Se você não verificar o status de sua babá, poderá ser multado por empregar alguém ilegalmente. Proteja-se preenchendo um I-9 imediatamente após a contratação
Etapa 3. Verifique se você precisa de cobertura de compensação dos trabalhadores
Nem todos os estados exigem que você obtenha essa cobertura para seus funcionários, mas alguns sim. Se a entidade fiscal do seu estado descobrir que você está sem a cobertura exigida, eles podem cobrar uma multa bastante pesada por descumprimento. Embora os prêmios para cobertura de compensação possam ser altos, a multa geralmente é várias vezes essa taxa.
Você pode conversar com seu agente de seguros sobre a cobertura ou pode discutir isso com a empresa que administra a folha de pagamento de seus funcionários
Método 2 de 3: arquivar seus impostos
Etapa 1. Entre em contato com o IRS para obter o seu número de identificação de empregador federal (FEIN)
Esta é uma das primeiras etapas que você precisa realizar para pagar os impostos de babá. Acesse o site do IRS para preencher um formulário online para a FEIN. Você precisará fornecer informações sobre sua renda pessoal no formulário de inscrição e todas as partes devem ser preenchidas por completo antes de enviar.
- Depois de enviar sua inscrição, o sistema IRS verificará as informações que você forneceu. Em seguida, seu FEIN será enviado para seu e-mail de contato. Este número permanecerá com você enquanto você for um empregador.
- Esteja avisado de que seu número de Seguro Social não substitui seu número de identificação federal.
Etapa 2. Verifique com o IRS e o estado os requisitos de renda mínima
Se você paga a sua babá mais do que certa quantia em um ano civil, você deve impostos à babá. O limite mínimo para pagamentos de babás varia anualmente, portanto, certifique-se de verificar todas as vezes antes de preencher o formulário.
O valor padrão geralmente gira em torno de US $ 2.000 por ano civil
Etapa 3. Pague seus impostos sobre babás dentro dos prazos estaduais e federais
Se você deixar de cumprir o prazo para o envio de todos os formulários exigidos ao IRS ou ao estado, provavelmente enfrentará uma multa pesada. Os prazos mudam um pouco de ano para ano, mas sua papelada federal geralmente precisará ser enviada até o final de janeiro. Entre em contato com as autoridades fiscais de seu estado para saber os prazos.
Etapa 4. O estado do arquivo retorna trimestralmente
Você precisará declarar impostos federais apenas uma vez por ano. No entanto, a maioria dos estados exige que você preencha as declarações do empregador trimestralmente, o que significa a cada 3 meses. Alguns estados até exigem que você entregue as informações fiscais do empregador todos os meses. Verifique com a autoridade fiscal do seu estado, apenas para garantir.
Embora o governo federal exija que você envie uma declaração apenas uma vez por ano, ele aceitará vários pagamentos para um futuro saldo de impostos
Etapa 5. Pague horas extras à babá se ela trabalhar mais de 40 horas por semana
Uma vez que uma babá é considerada uma funcionária padrão e não uma residente, ela deve receber um pagamento de tempo e meio por qualquer coisa além de uma semana de trabalho em tempo integral de 40 horas. Se sua babá mora com você, as regras podem ser um pouco mais flexíveis. Fale com a autoridade tributária do seu estado para saber se a babá que mora aqui tem direito ao pagamento de horas extras.
Este é um dos requisitos do Fair Labor Standards Act
Etapa 6. Use uma calculadora online de “imposto de babá”
Existem vários sites e aplicativos online que o ajudarão a estimar a renda total da sua babá e quanto você deve em impostos. A maioria desses sites não promete 100% de precisão, portanto, devem ser usados com cautela. Porém, eles lhe darão uma ideia de sua carga tributária.
Por exemplo, os sites care.com e homeworksolutions.com oferecem uma calculadora de impostos para babás
Etapa 7. Solicite qualquer redução de impostos
Como parte de seus impostos, você pode solicitar uma redução de impostos sobre cuidados infantis. Essa folga pode compensar alguns dos impostos sobre babás, e até mesmo salários, que você pagou no ano. O valor total varia anualmente, mas certamente vale a pena reivindicar.
Alguns empregadores também permitem que você reserve dinheiro em uma conta flexível para despesas com babás. Esses são dólares antes dos impostos que você pode usar para cuidar de crianças
Etapa 8. Contrate uma empresa ou agente para preparar seus impostos
Manter o controle dos salários e preencher toda a papelada fiscal associada ao imposto sobre babás pode ser opressor. Por esse motivo, muitas pessoas optam por terceirizar essa carga para empresas independentes. Converse com seu consultor financeiro ou banco para obter recomendações sobre especialistas em pagamentos domésticos.
Método 3 de 3: Gerenciando a papelada
Etapa 1. Acompanhe o pagamento bruto de sua babá
Some as horas que sua babá trabalha para cada período da folha de pagamento e anote esse número em uma planilha, aplicativo ou registro de papel. Em seguida, pegue esse total por hora e multiplique-o pelo salário-base por hora. O número que você recebe é o salário bruto da sua babá para aquele período de pagamento específico.
Por exemplo, se sua babá trabalha 40 horas por semana e recebe $ 14 por hora, o pagamento bruto por 2 semanas seria de $ 1,120
Etapa 2. Categorizar sua babá como funcionária para fins fiscais
Muitas pessoas cometem o erro de colocar sua babá na categoria de “contratado independente” em seus impostos. Este é um erro que pode custar caro. Na verdade, você não precisa preencher o formulário 1099 de um contratado porque sua babá é considerada uma funcionária tradicional.
A declaração de impostos denotando sua babá como contratada se qualifica como evasão fiscal
Etapa 3. Forneça um formulário W-2 para sua babá
No final de cada ano fiscal, você precisará entregar ou enviar à babá um formulário W-2 preenchido. Você pode obter um documento W-2 em um escritório do IRS ou pode baixar uma cópia do site do IRS. Você precisará preencher este formulário para mostrar o pagamento bruto de sua babá, bem como os valores de todos os impostos pagos. Sua babá precisará ter este formulário em mãos antes de poderem preencher seus impostos pessoais.
Etapa 4. Compreenda os benefícios de pagar sua babá com renda tributável
Pode ser tentador pagar à sua babá do próprio bolso pela simplicidade para todas as partes. No entanto, pagar impostos sobre babás o torna elegível para incentivos fiscais. Você também não terá que se preocupar com o estado ou o IRS analisando seu histórico fiscal e encontrando problemas.
Pontas
- Você pode consultar a Publicação 926 do IRS, também chamada de Guia do Empregador Doméstico. Isso pode fornecer a você uma maior compreensão de suas responsabilidades e como cumpri-las.
- Converse sobre todas essas questões com sua babá, para que ela entenda o que você está arquivando e como isso pode afetá-la e aos seus impostos.
- Sua babá não é a única funcionária em sua casa que precisa ser considerada trabalhadora tributável. Você deve manter o controle das horas e impostos devidos para empregadas domésticas, cozinheiras, enfermeiras e trabalhadores de jardinagem se sua renda total exceder o IRS ou o mínimo estadual.